Dağıtım rotasına ait bilgiler Ekle seçeneği açılan dağıtım rotası tanım penceresinden kaydedilir. Üst bölümde rota tanımına ait genel bilgiler, satırlarda ise dağıtım aracının uğrayacağı adresler ile ilgili satış elemanına ait bilgiler kaydedilir.
Kod: Dağıtım rotası kayıt kodudur.
Açılama: Rota tanımının adı ya da açıklayıcı bilgisidir.
Statüsü: Dağıtım rotasının kullanım durumunun belirtildiği alandır. Kullanımda ve kullanım dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanımda seçimi yapıldığında dağıtım aracı aktif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılır. Kullanım dışı, dağıtım aracının kullanılmadığını belirtir. Bu nedenle sevkiyat işlemlerinde kullanılamaz.
Özel Kod: Dağıtım rotalarını gruplamakta kullanılan kodlama alanıdır. Özel kod alanı, dağıtım rotalarını kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, tanım üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. Özel kod aynı zamanda raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu: Yetki kodu alanı detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların ve/veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği kartlar ve yapabileceği işlemler belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Bu alanda verilen bilgiye göre, kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Rota Satırları
Rota satırlarında, dağıtım aracının uğrayacağı yerleşim birimleri, bu birimlerde dağıtımın hangi semtten başlayacağı ve bitirileceği belirtilir.
Başlangıç Semt Kodu/Açıklaması: Dağıtım aracının ilk olarak uğrayacağı semti belirtir. F10 tuşu ya da "üç nokta" simgesi kullanılarak açılan adres bilgileri penceresinde sırasıyla Ülke, İl, İlçe, Semt seçenekleri tıklanarak dağıtımın başlayacağı semt seçilir.
Bitiş Semt Kodu/Açıklaması: Dağıtım aracının son olarak uğrayacağı semti belirtir. F10 tuşu ya da üç nokta simgesi kullanılarak açılan adres bilgileri penceresinde sırasıyla Ülke, İl, İlçe, Semt seçenekleri tıklanarak dağıtımın biteceği semt seçilir.
İlk bölümdeki adres bilgisi seçimi sadece ülke üzerinden ulaşılarak yapılabilir, seçilen adres bilgisi üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz. İkinci bölümdeki adres seçimi de ülkeler üzerinden yapılır. Ancak bitiş semt kodu bölümde seçilebilecek adresin ülke, il ve ilçesi birinci bölümdeki ülke ve il aynı olmak durumundadır. Aksi takdirde kullanıcı uyarılır ve başka bir ülke girilmesine izin verilmez.
Sistemde tanımlı adresler arasından seçim yapılırken herhangi aynı adres bilgisinin tekrarlanmaması gerekir. Örneğin sistemde mevcut adres tanımları şöyle olsun:
- TR - 34 İST - 01 Kadıköy - 01 Bahariye
- TR - 34 İST - 01 Kadıköy - 02 Moda
- TR - 34 İST - 01 Kadıköy - 03 Yeldeğirmeni
Bu durumda yukarıdaki örnekten hareketle ikinci satıra TR-İST-Kadıköy-Moda adresi seçildiğinde program kullanıcıyı uyaracaktır.
Satış Elemanı Kodu: Dağıtım işlemini yapan satış elemanı kodudur. Tanımlı satış elemanları listelenir ve ilgili tanım seçilerek alana aktarılır.
Satış Elemanı Açıklaması: Satış elemanı adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Bu alandan da tanımlı satış elemanları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Dağıtım aracının uğrayacağı her yerleşim birimine ait bilgiler ayrı bir satırda kaydedilir. Rota bilgilerini içeren tanım kartı Kaydet düğmesi tıklanarak ya da F2 tuşu ile kaydedilir. Tanımlanan her rota kartı, dağıtım rotaları listesinde kod, açıklama ve özel kod bilgileri ile listelenir.