Belgelerin Elektronik Ortamda Oluşturulması için izlenen adımlar şunlardır:

  • e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen belgelerin, Başkanlığa bildirilen bilgi işlem sisteminde veya özel entegratör sisteminde oluşturulması gerekir.
  • Kullanılan elektronik belge formatı, üzerinde mali mühür/NES taşımaya, belge üzerinde doğrulamaya, görüntülemeye ve kağıt baskı almaya imkan veren genel tanınırlığa sahip bir format olması gerekir.
  • Uygulamayı kendi sistemi üzerinden kullanan tüzel kişiler, elektronik ortamda oluşturdukları faturalarını kendi mali mühürleri ile, gerçek kişiler ise kendi mali mühürleri ya da NES (Nitelikli Elektronik Sertifika) ile onaylarlar.
  • Uygulamanın özel entegratör vasıtasıyla kullanılması durumunda belgeler, mükelleflerin kendi mali mühür ya da NES ile veya mükellefin istemesi halinde özel entegratörün mali mührü ile onaylanır.

Belgelere Konulacak Amblem: Tebliğ kapsamında oluşturulan elektronik belgelerde, 2/2/1985 tarihli ve 18654 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Vergi Usul Kanunu uyarınca "Vergi Mükellefleri Tarafından Kullanılan Belgelerin Basım ve Dağıtımı Hakkında Yönetmelik" hükümlerine göre belgelerin ön yüzünün üst orta kısmına gelecek şekilde basılması zorunlu olan “Belgelere Konulacak Özel İşaret (Amblem)‟ ile “İl Kod Numarası‟ yerine aynı konumda bulunmak üzere, Gelir İdaresi Başkanlığı amblemi, amblemin altında ise “e-Arşiv Fatura” ibaresi bulunur.

Tebliğin 3-c bendi kapsamında elektronik ortamda iletilen faturanın alt kısmında, ayrıca “e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir” ifadesinin yazılması gerekir.

Belge Numarası: e-Arşiv izni kapsamında düzenlenen belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. Birim kodu serbest olarak belirlenebilir. Başkanlık bazı birim kodlarının kullanımını yasaklayacağı gibi bazı işlemler için belirlediği birim kodlarının kullanılmasını zorunlu tutabilir. Belge numarası içinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşur. Her bir birim koduna ait sıra numarası kendi içinde oluşturulur ve takip edilir. Sıra numarasının içinde yer alan 9 karakterlik müteselsil numara, her yılın ilk günü itibariyle “1” rakamından başlatılarak kullanılır. Mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz.

Belgelerin Alıcılarına Teslimi için izlenen adımlar şunlardır:

  • Mükellefler e-Arşiv Uygulaması kapsamında elektronik belge biçiminde oluşturdukları faturayı, tebliğde belirtilen istisna haricinde alıcısına kağıt ortamında teslim ederler.
  • Elektronik ortamda oluşturulan faturanın kağıt ortamında teslimi halinde baskı işlemi mükellefin kendisi tarafından yapılabilir.
  • İsteyen mükellefler baskı işini anlaşmalı matbaa işletmelerine veya özel entegratörlere de yaptırabilir.
  • Vergi Usul Kanununun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması zorunludur. Bu hükme göre, vergi uygulamaları bakımından faturada imzanın bulunması zorunlu olmakla beraber, faturanın şekil ve nizamına ilişkin esaslara riayet edilmesi şartıyla, düzenleme tarihinde imzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılması şartıyla, faturanın - hazır imzalı olarak - kullanılması mümkündür. e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen faturada, düzenleme tarihinin yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi zorunludur.

e-Fatura Uygulamasına Kayıtlı Olmayan Mükelleflere Fatura Teslimi: e-Fatura Uygulamasından yararlanma hakkı olup henüz kayıtlı olmayan mükelleflere e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen fatura kağıt ortamında teslim edilir. Bu kapsamda, alıcısına malın yanında kağıt olarak verilen fatura, irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir. Ancak bu imkandan yararlanmak için, faturanın malın teslim edildiği zaman düzenlenmesi ve “İrsaliye yerine geçer” ifadesinin yazılması zorunludur.

Vergi Mükellefi Olmayanlara Fatura Teslimi için izlenen adımlar şunlardır:

  • e-Arşiv Uygulaması kapsamında, vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen fatura, alıcının rızasına bağlı olarak kağıt veya elektronik ortamda teslim edilir.
  • Vergi mükellefi olmayan alıcı tarafından elektronik ortamda teslimi istenen fatura internet dahil olmak üzere her türlü elektronik araç ve ortamlar vasıtasıyla iletilebilir.
  • Vergi mükellefi olmayanlara yapılan satışlarda fatura, malın teslimi ya da hizmetin ifası anında elektronik ortamda iletiliyorsa müşteriye bu faturanın kağıt çıktısı verilir. Bu durumda çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Bu imkandan yararlanmak için faturanın malın teslim edildiği zaman düzenlenmesi zorunludur.

Raporlama: e-Arşiv izni alan mükellefler ve e-Arşiv hizmeti verme konusunda Başkanlıktan izin alan "Özel Entegratör'ler"; elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin olarak, Başkanlığın www.efatura.gov.tr adresinde yayımlanan veri formatı ve standardına uygun e-Arşiv Raporunu mali mühür ya da NES (Nitelikli Elektronik Sertifika) ile zaman damgalı olarak onaylamak ve e-Arşiv kılavuzunda açıklanan yöntem/yöntemlerle Başkanlık sistemine aktarmak zorundadır.