Stoklara ait bilgiler fatura türü seçilerek kaydedilir. Ekle düğmesi tıklandığında açılan fatura girişi penceresi genel olarak Fiş başlık bilgileri, Fiş satır bilgileri ve Fiş genel bilgileri olmak üzere üç ana bölümden oluşmaktadır.
Fatura Başlık Bilgileri
Bu bölümde yer alan alanlardan fatura geneline ait bilgiler kaydedilir.
Fatura Numarası: Faturanın bilgisayardaki izleme numarasıdır. Fatura numarası girilmeden diğer alanlara bilgi girilemez.
Tarih: Faturanın kaydedildiği tarihtir. Sistem tarihi öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilir.
Özel Kod: Faturaları gruplamak için kullanılacak ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod raporlarda filtre olarak da kullanılır.
Belge Numarası: Kaydedilen fatura üzerinde yer alan belge numarasıdır. Farklı firmalardan gelen belgeler aynı numaraya sahip olabilmektedir. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir.
Cari Hesap Kodu: Faturanın ait olduğu cari hesabın kodudur. ... simgesi tıklanarak kayıtlı cari hesap kartları listelenir ve ilgili cari hesap seçilir.
Unvanı: Faturanın ait olduğu cari hesabın Unvanıdır. Bu alandan da kayıtlı cari hesap kartları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
KDV(Dahil/Hariç): Fatura satırlarında belirtilen tutarlara KDV'nin dahil olup olmadığı bu alanda belirtilir.
Fatura satırları:
Faturanın orta bölümünde yer alan satırlarda alım, satış ve iade işlemlerine ait bilgiler yani stok hareketleri kaydedilir. Bu bölümde girilebilecek satır sayısı sabit olmayıp, bilgi girildikçe ekran görüntüsü kayar. Aynı fatura içerisinde farklı stok kalemlerine ait işlemler bir arada girilebilir.
Stok Kodu: Satırda hareket gören stok kodudur. Üç nokta (...) simgesi tıklanarak kayıtlı stok kartları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Stok Açıklaması: Satırda hareket gören stok açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde, stok açıklaması alana otomatik olarak gelir. Bu alandan da kayıtlı stok kartlarını listelemek ve ilgili kartı seçmek mümkündür.
Miktar: İlgili stok kaleminden ya da hizmetten kaç birim giriş ya da çıkış yapılacağı bu kolonda belirtilir.
Birim: Giriş, çıkış ya da iade işleminin hangi birim üzerinden yapılacağını belirtir. Stok kartında belirtilen birim alana bu alan otomatik olarak gelir.
Birim Fiyat: Stok birim fiyatıdır. Stok kartında belirtilen alış ya da satış fiyatı bu alana öndeğer olarak gelir. Satırdaki işlem için farklı bir fiyat söz konusu ise değiştirilebilir.
İndirim: Satırdaki işlem için herhangi bir söz konusu ise bu alanda kaydedilir. Yapılacak indirim tutar olarak belirtilir.
Masraf:
Tutar: Satırdaki işlem tutarıdır. Miktar, birim fiyat ve KDV(Dahil/Hariç) alanında yapılan seçim üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır.
KDV: Satırdaki işlem için geçerli olacak KDV oranıdır. Stoka ait işlemlerin izlendiği muhasebe hesap kartında belirtilen KDV oranı alana otomatik olarak gelir. Değiştirilemez.
KDV(Dahil/Hariç): Fatura satırındaki birim fiyata KDV'nin dahil olup olmadığı bu alanda belirtilir.
KDV Tutarı: Satır KDV tutarını belirtir.
Genel Muhasebe Kodu: Satırdaki işlem için geçerli olacak muhasebe hesap kodudur. Kayıtlı muhasebe hesapları listelenir ve ilgili hesap seçilir.
KDV Muhasebe Kodu: Satırdaki işlem için geçerli olacak KDV muhasebe hesabı kodudur. Kayıtlı muhasebe hesapları listelenir ve ilgili hesap seçilir.
Açıklama: Satırdaki işleme ait açıklamadır.
Satırdaki işleme ait bilgiler girildikten sonra Enter tuşu ile bir alt satıra geçilir ve başka bir stok işlemine ait bilgiler kaydedilir.
Fatura Toplam Bilgileri
Faturanın alt bölümünde yer alan tutar ve KDV alanlarındaki değerler kullanıcı tarafından doğrudan değiştirilemez. Bu toplamlar, fiş satırları değiştirildikçe program tarafından otomatik olarak hesaplanır.