Yetkilendirme için Admin panele giriş yapıldıktan sonraki adımlar şöyledir:
seçeneği ile "Kullanıcı Grubu" tanımları bölümüne girilir.
Bu grubun yetkisi Administrators (Sistem Yöneticisi) olarak belirlenmiştir. "Sistem Yöneticisi " olarak belirlenen Kullanıcı Grubunun yetkileri kısıtlanamaz. Bu nedenle varsa başka bir kullanıcı grubu seçilir ya da yeni bir kullanıcı grubu oluşturulur.
Yeni bir grup sol alt köşede bulunan "Ekle" butonu ile oluşturulur .
Açılan sayfada Kullanıcı Grubu Adı tanımlanır ve yetkilendirilmek istenen gruplarda Yetkiler "Kullanıcı" olarak belirlenmelidir. İşlem sonrası "Kaydet" butonuna tıklanır .
| No | Kullanıcı grubu tanım numarasıdır. Bilgi girilmesi zorunludur. |
| Adı | Kullanıcı grubunun adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Bilgi girilmesi zorunludur. |
| Yetkiler | Tanımlanan grubun yetki düzeyini gösterir. |
| Kullanıcı | "Kullanıcı" türündeki bir gruba tüm Yetkiler ile tüm haklar verilse bile o gruptan bir kullanıcı "Sistem İşletmeni"ne giremez. |
| Dahil Olduğu Lisans Paketleri | Grup tanımlarında lisans anahtarı gruba seçilmelidir. Aynı şekilde yeni grup eklendikçe bu lisans anahtarı yeni tanımlanan gruba da seçilmelidir. |
| Kullanımı Engelle | Kullanıcının programla çalışmasının istenmediği durumlar için kullanılan alandır. Hayr / Evet seçeneklerini içerir. |
| Grup Kodu | Tanımlanan kullanıcı grubunun ait olduğu grubu belirtir. (...) simgesi tıklanarak kayıtlı kullanıcı grup kodları listelenir ve ilgili tanım seçilir. |
Tanımladığımız Kullanıcı Grubunun üzerinde F9 (sağ tuş) menüden "Yetki Kodları" seçimi yapılır.
Açılan "Kurumlar" ekranından programda öndeğer olarak hangi Kurumun gelmesini isteniyorsak o "Kurum" seçilir ve "Tamam" butonuna tıklanır.
YETKİ KODLARI
Açılan "Yetki Kodları Ekranı" seçilmiş kullanıcı grubu için oluşturulmuş yetki kodları listesini gösterir. Yetki kodları hangi kurum için tanımlandıkları, hangi kayıt türü için tanımlandıkları ve verilen yetki koduna göre listelenirler.
- Açılan "Grup Yetki Kodları" ekranında yeni bir yetki tanımlamak için sol alt köşede yer alan Ekle butonundan "Yetki Kodu Ekle" seçeneğine gelinir.
2.Açılan sayfada yeni Yetki Kodu tanımlanır ve ekranda "Listelenebilir", "Ekle", "Değiştir", "Seçme", "Sil" ve "İncele" ve "Kopyala" kutucukları seçilir. Bu kutucuklar listeletilen kayıt türleri ile ilgili işlemler yapılmasını sağlar. İşlem sonrası "Kaydet" butonuna tıklanarak yeni Yetki Kodu tanımlanmış olur.
Örneğin; "+" yetki kodunu tanımlamış olalım ve bu yetki koduna sahip kayıt türlerini listelenebilir kutucuğu ile sadece listeletebileceğimiz gibi bunun yanında listelettiğimiz bu kayıt türleri üzerinde ekleme, değiştirme, silme, inceleme ve kopyalama işlemleri yapabiliriz.
3.Tanımladığımız yetki koduna geldiğimizde bu yetki kodu ile bağlantılı olan Liste, Ekle, Güncelle, Sil, İncele, Kopyala ve Seç yetkilerini verebildiğimiz onay kutucukları bulunur. İstenilen yetkiler seçildikten sonra "Kaydet" butonuna tıklanır.
Örneğin; Sadece güncelleme yetkisi verilirse, kullanıcı grubu "+" yetki koduna sahip veriler üzerinde sadece değiştirme yetkisine sahip olur. Ancak bu verileri silemez, inceleyemez, kopyalayamaz ve ilgili yetki koduna sahip herhangi bir kayıt ekleyemez.
Tüm kutucukları seçme işlemi Liste, Ekle, Sil, İncele, Kopyala, Seç, Güncelle başlıkları üzerinde bulunan 
simge üzerinde sağ klik yaparak "Select All" sekmesi ile , tüm seçimleri kaldırma işlemi de "Deselect All" sekmesi ile kolayca yapılabilir .
Yetki kodu alanındaki "+": Yetki kodu tanımı olmayan(boş olan) tüm kayıtlara erişim yetkisi sağlar.
Yetki kodu alanındaki "":* Yetki kodu ne olursa olsun (boş dışında) tüm kayıtlara erişim yetkisi sağlar.
Örneğin; Personel kartı ekranında, kullanıcıların yetki verilen bir bağlı kurumu, bir organizasyonel birimi,bir işyerini ve o işyerine ait bölümleri görebilmesi isteniyorsa;
Adım 1: ""* olarak belirlenen Çoklu Yetki Kodları kısmından İşyerleri, Bağlı Kurum, ve Organizasyonel Birimler sekmesindeki seçim işaretleri kaldırılır.
Adım 2: ""* yetki kodu yanında bir de "+" yetki kodu tanımlanır ve ""* yetki kodunda olduğu gibi İşyerleri, Bağlı Kurum ve Organizasyonel Birimler sekmesindeki seçim işaretleri kaldırılır.
Adım 3: ""* ve "+" yetki kodu ile birlikte kullanıcının görmesi istenen Kurum için solt alt köşede bulunan "Ekle" butonu ile ayrı bir yetki kodu tanımlanır.
Kullanıcının erişmesini istediğimiz Kurum (01) için aşağıdaki şekilde yetkilendirme yapılır.
Adım 4: Kullanıcının görmesi istenen İşyeri için yetki kodu tanımlanır. Kullanıcının erişmesini istediğimiz İşyeri (01.02) için aşağıdaki şekilde yetkilendirme yapılır.
Adım 5: Son olarak kullanıcının görmesi istenen Birim için de ayrı bir yetki kodu tanımlanır. Kullanıcının erişmesini istediğimiz Birim (01.01.01) için aşağıdaki şekilde yetkilendirme yapılır.
Adım 6: Aşağıdaki şekilde yetki tanımlarını tanımladığımızda,programa girişte sadece istenilen kurum, işyeri ve birimler görülür.
Çoklu Yetki Kodu Eklemek İçin;
Tüm kayıt türleri için tek tek yetkilendirme yapılabileceği gibi "Grup Yetki Kodları" penceresinde sol alt köşede yer alan "Çoklu Yetki Kodu Ekle" butonu ile topluca yapılabilir.
Açılan pencerede kurum bölümündeki düğmeye tıklanınca ise açılan "Kurumlar" ekranından istenen kurum seçilir. "Yetki Kodu" bölümüne de istenilen kod girildikten sonra aşağıdaki onay kutucuklarından istenilen yetkiler seçilir.
Ekleme, değiştirme, silme, inceleme ve kopyalama yetkileri verilen yetki koduyla bağlantılıdır.
Örnek olarak eğer "Yetki Kodu Tanımı" ekranında kullanıcıya değiştirme yetkisi verilirse, kullanıcı "Malzemeler" bölümündeki "X" yetki koduna sahip verileri değiştirme olanağına sahip olur. Ancak bu verileri silemez, inceleyemez, kopyalayamaz ve ilgili yetki koduna sahip bir kayıt ekleyemez.
Yetki Kodu Verilirken Kullanılabilecek Özel Karakterler
FORM YETKİLERİ
Yetki kodları verildikten sonra kullanıcı grupları kısmından seçtiğimiz kullanıcı grubu üzerinden sağ klik tuşu ile detay menüsünden "Form Yetkileri" seçeneği seçilir.
Açılan Form Yetkileri ekranında Ana Menü Yetkileri, Modül Yetkileri, Form Özelinde Yetkiler olmak üzere 3 ayrı kutucuk bulunur.
a)ANA MENÜ YETKİLERİ: Programa girildiğinde hangi menülerin görünmesini istiyorsak o menülere yetki vermeyi sağlar. Yetki türü olarak 3 seçenek yer almaktadır;
Aktif: Programda modülün görünmesini sağlar.
Gizli: Programda modülün görünmemesini sağlar.
Belirtilmemiş: Başka yetki gruplarından gelen kayıtların diğer yetki grubunda baskın olmasını sağlar.
Örneğin; Programda sadece Personel Yönetimi modülünü görmek istiyorsak bu menü durumu Aktif, diğer modüllerin durumu ise Gizli seçilir.
Böylece j-HR programına giriş yapıldığında ana menüde sadece Personel Yönetimi modülünün yer aldığı görülür.
b)MODÜL YETKİLERİ: Modüller içerisinde ekleme, değiştirme, silme, inceleme ve kopyalama işlemleri yapabilmeyi sağlar.
Örneğin; Kullanıcı grubuna Ana Menü Yetkileri ile Personel Yönetimi modülünü programda görme yetkisini verdik. Modül Yetkileri ile ise kullanıcı grubunun Personel Yönetimi modülünde ekleme, değiştirme, silme, inceleme ve kopyalama işlemlerini yapabilme yetkisi vermiş oluyoruz.
Gerekli yetkiler tamamlandıktan sonra "Kaydet " butonuna tıklanır.
c)FORM ÖZELİNDE YETKİLER: Modüller ile ilgili form bazında yetki verilmesini sağlar.
Örneğin; Personel Yönetimi tabına geldiğimizde bu modül ile ilgili alt detay işlemler yer almaktadır.
Detay işlemlerden "Personel" sekmesine tıklayıp "EKLE" butonuna tıklanır.
Açılan yeni ekranda personel sekmesi altında yer alan detay işlemler için durum seçenekleri yer almaktadır.
Aktif: Bu alan ya da menü seçeneğine kullanıcının erişim hakkı olduğunu belirtir.
Kısıtlı: Bu menü ya da alan seçeneğini kullanıcının form üzerinde görebileceğini ancak bilgi girişi ya da erişim yapamayacağını belirtir.
Gizli: Bu alana ya da menü seçeneğinin kullanıcı tarafından görülmeyeceğini belirtir.
Zorunlu: Bu alana bilgi girişinin zorunlu olacağını belirtir.
İstenilen durum seçildikten sonra Form Özelinde Yetkiler sayfası üzerinde sağ klik ile "Seçili Modüllere Yetki Ver" seçeneğine tıklanarak kaydedilir.
Personel kartında bulunan Ücret Bilgileri tabı yetki vermeden önce görünür halde iken, Form Özelinde Yetki Verme ile gizle dediğimizde ise ekranda gizli durumda gelmiştir.
Yukarıdaki işlemler sonucu Kullanıcı Grubuna yetki tanımlamış olduk. Kullanıcı grubuna yeki tanımlayabildiğimiz gibi kullanıcılara da yetki tanımlayabiliriz. Tüm kullanıcılara tek tek yetki verilebileceği gibi, bunun yerine Kullanıcı grubuna yetki verip , kullanıcıları yetki verdiğimiz gruba dahil etmek daha pratik bir yol olacaktır.
Browser veya açılır menüdeki (sağ klik)ekle, değiştir, incele, sil, kopyala butonlarının yetkilendirilmesi yapılacak ise, Form yetkilerinde bulunan Veri İzleme Tablosundaki ekleme, değiştirme, inceleme, kopyalama, silme işlemleri için yetkiledirme yapılması yeterlidir. Böylece hem browser için hem de sağ klik menüdeki butonlar için ayrı ayrı yetkilendirme yapmaya gerek yoktur.
Kullanıcıları yetki tanımladığımız kullanıcı grubuna dahil etmek için;
Kullanıcılarımız yok ise yeni kullanıcı tanımlamamız gerekmektedir.
Yeni bir kullanıcı tanımlamak için admin panelde "Kullanıcılar" tabına gelinir.
Sol alt köşede bulunan Ekle butonu ile yeni bir "Kullanıcı" oluşturulur. 
Açılan sayfada "Genel" sekmesine gelinerek Kullanıcıya programa login olacağı Kullanıcı Adı, Şifre tanımlanır ve aşağıda yer alan öndeğerlerden Kullanıcı seçilir.
Kullanıcı: j-HR programına login olabilen kullanıcılar.
Çalışan: Self service login olabilen kullanıcılar.
"Öndeğerler" sekmesinden ise programda öndeğer olarak gelmesini istediğimiz Kurum, Bağlı Kurum, İşyeri, Organizasyonel Birim, Ambar, Bölüm varsa tanımlanır ve kullanıcıyı dahil etmek istediğimiz Kullanıcı Grubu (...) sekmesine tıklanarak seçilir.
Yine Öndeğerler sekmesinden kullanıcının "Dahil Olduğu Lisans Paketi" de seçilmelidir. Aksi halde kullanıcının lisans paketinde yetki vermiş olduğumuz modüller tanımlı değilse, yetki versek dahi tanımlı olmadıkları için bu modüller programa login olduğumuzda ekrana gelmeyecektir .
İşlemler sonrası "Kaydet" butonuna tıklanır. Bu adımlar sonucunda Kullanıcı, yetki verilecek Kullanıcı Grubuna dahil edilmiş demektir.
