Yeni grup tanımlamak için Kritik Grup Tanımları Listesi'nde yer alan Ekle seçeneği kullanılır. Kritik Grup Bilgileri tanım penceresinden kaydedilen bilgiler şunlardır:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
Kod | Kritik grup tanım kodudur. |
Açıklama | Kritik grup adı ya da açıklayıcı bilgisidir. |
Gruplama Şekli | Aynı anda izne çıkması tercih edilmeyen kişilerin ne şekilde gruplanacağını belirtir. Gruplama şekli alanı; Tek ve Grup seçeneklerini içerir. Tek seçiminde izne aynı anda izne çıkması kritik olan personel tek tek değerlendirilir ve bunların sayıları Kontrol edilecek kişi sayısı alanında belirtilir. Grup seçiminde aynı anda izne çıkması kritik olan personel grup olarak belirlenir ve bunların sayısı Kontrol Edilecek Kişi Sayısı alanında belirtilir. Örneğin bir firmada yönetim kurulu üyesi olarak 8 kişi çalışıyor olsun. Toplantı halinde oy çokluğunun sağlanabilmesi için firmada herhangi bir anda en az 5 yönetim kurulu üyesinin bulunması istenmektedir. Bu durumda gruplama şekli "tek" seçilip, 8 sicil seçilerek tanımlanmalı, kontrol edilecek kişi sayısı olarak da 5 yazılmalıdır. A ve B pozisyonlarında çalışan kişiler birbirlerinin yerine vekillik edebiliyorlar ve bu iki pozisyonda çalışan kişilerden en az 10'unun şirkette bulunması isteniyorsa gruplama şekli= grup olmalı ve filtrelerde "A ve B" pozisyonları seçilmeli, kontrol edilecek kişi sayısı = 10 olarak tanımlanmalıdır. İlk örnek gibi bir tanım yapıldığında izin tanımlarında herhangi bir tarih aralığı için izin planlanan kişi için, "içerisinde bulunduğu kritik bir grup tanımı var mı?" kontrolü yapılır. Eğer var ise gruptaki kontrol edilecek kişi sayısına ulaşılıp ulaşılmadığı kontrol edilir. Gruptaki 5 kişinin o tarih aralığında izni var ise bu sayıdan sonraki kişiler için uyarı verilir. İzin grubunda hangi personelin yer alacağı satırlarda "satır tipi" kolonunda belirlenen satır tipine göre "Kod" kolonunda belirlenen değerler filtre olarak belirlenir. Satırlarda belirlenen filtreler "Koşul" kolonunda birbiri ile ilişkilendirilebilir. Farklı koşul koduna sahip satırlar "veya" aynı koşul koduna sahip satırlar "ve" olarak değerlendirilir. Aşağıdaki gibi bir tanımlama yapıldığında Sicil kodu 001 ile başlayan sicil kartları veya 002 ile başlayan sicil kartları değerlendirmeye alınacaktır. |
Kontrol Edilecek Kişi Sayısı | İzin kullanımlarında, aynı bölüm/birim içinde en az ne kadar personelin bulunması gerektiği bu alanda girilir. |
Sicil Numarası/Adı/Soyadı/Kurum/İşyeri/Bölüm | Grup içinde yer alacak personel bilgileri bu bölümde satırlarda kaydedilir. |