Aynı organizasyonel yapı içinde yer alan kullanıcılar belirli gruplarda toplanarak çalışma şekilleri ve yetkileri belirlenir. Bir kullanıcı yaptığı işlere göre değişik gruplarda yer alabilir. Kullanıcı gruplarının belirlenmesi ile hem terminallerin rasyonel kullanımı sağlanır hem de yetki kısıtlaması yapılarak gruplarda yer alan kullanıcıların yapabileceği işlemler ve ulaşabileceği bilgiler belirlenir. Kullanıcı ve grup tanımları yapılırken önce gruplar daha sonra da bu grupların altında yer alan kullanıcılar tanımlanır. Her kullanıcının yetkilerini ayrı ayrı belirlemek yerine, yapılan iş ve firma işleyişine göre oluşturulacak gruplar altında kullanıcıları toplayarak yetkilerini belirlemek çalışma sisteminin düzenlenmesi ve veri güvenliği açısından önemli kolaylıklar sağlar.
Gruplar ve Kullanıcılar tanımlanırken firmanın yerleşimi ve işleyişi dikkate alınmalıdır.
Gruplama;
- Yerleşime göre,
- Aynı bölümde çalışanlara göre,
- Aynı işi yapanlara göre yani bölümlere göre yapılır.
Grup tanımları Dosya menüsü altında yer alan Gruplar seçeneği ile tanımlanır. Her grup bilgisi Ekle seçeneği ile kaydedilir. LOGO adındaki grup öndeğer olarak tanımlıdır ve kullanıcı grupları listesinde yer alır. Bu grup sistem yöneticisi yetkisindedir.
Öndeğer olarak tanımlı grubun (LOGO) adı değiştirilebilir. Ancak sistem yöneticisi yetkilerine sahip bu grup ve ona bağlı kullanıcıların yetkileri kısıtlanamaz.
Grupta yer alacak kullanıcılar
Grupta yer alacak kullanıcılar, seçili grup altındaki Kullanıcılar seçeneği ile belirlenir.