Personele ait izin planı bilgileri İzin Talepleri listesinde Ekle seçeneği ile kaydedilir. İzin talebi kayıtlarında planın ait olduğu personel ile birlikte Planlayan ve Onaylayan kişi bilgileri de yer alır.
Personel için aktif Görevlendirme / Geçici Görevlendirme kaydı varsa ve bu personele görevlendirme süresince vekalet edecek kişi tanımlanmışsa onaya tabi süreçlere istinaden gönderilen tüm e-postalar (izin talebi, eğitim talebi, borç/alacak talebi, personel talebi gibi) personel görevlendirmede olduğu sürece personele değil, vekalet eden kişiye gönderilir.
İzin Talebi Bilgileri ekranında yer alan alanlar ve içerdiği bilgiler şunlardır:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
Kod | İzin talep kodudur. |
Açıklama | İzin talep açıklamasıdır. |
Özel Kod | İzin talep özel kodudur. İzin Taleplerini gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. |
Yetki Kodu | Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. |
İzne Çıkacak Personel Bilgileri | İzin talebinde bulunan personel bilgileri; Sicil numarası, Adı ve Soyadı alanlarında kaydedilir. Her üç alandan da kayıtlı sicil kartları listelenir ve zaman planı yapılacak personel seçilebilir. |
Planlayan Bilgileri | Planlayan Bilgileri bölümünde zaman planını yapan personele ait bilgiler; Sicil numarası, Adı ve Soyadı alanlarında kaydedilir. Her üç alandan da kayıtlı sicil kartları listelenir ve zaman planı yapılacak personel seçilebilir. |
| İzin Detay Bilgileri | İzin talebinde yer alacak izin ile ilgili detaylar izin planı kayıt penceresinde İzin Detay Bilgileri bölümünde kaydedilir. |
Kod | Talep edilen izin tanım kodudur. Kayıtlı izin tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. |
Açıklama | Talep edilen iznin adı ya da açıklamasıdır. Kod alanında ilgili izin seçildiğinde açıklaması bu alana otomatik olarak gelir. |
İzin Defterine Aktarım | Bu alan Evet ve Hayır seçeneklerini içerir. İzin defterine aktarım seçeneğinde "evet" seçilmesi durumunda bu izin ile ilgili bilgiler "izin defteri" raporuna yansıtılır, aksi takdirde işlem yapılmaz. |
| Vardiya Yöneticisi | Bu alan, Çalışma Şekli Vardiyalı olarak belirlenen personelin seçildiği İzin Talebi penceresinde görüntülenir. Listeleme seçeneğine tıklayarak açılan Personel Kartları listesinden ilgili personel kartı seçilir. |
| Kullanım Şekli | Kullanım Şekli alanı, seçilen tarih aralığında belirli bir güne izin girmek için kullanılır. Belirli Tarih seçilirse uygulama varsayılan şekilde çalışmaya devam eder. Periyodik seçilirse Planlanan Tarihler alanında bölümünde Tekrarlanacak Gün ve Süre bilgileri girilir ve periyodik izin talebi, tek bir talep kartı ile girilmiş olur. |
Bordro Durumu ve Uygulama Tarihi | Bordro Durumu ve Uygulama Tarihi bölümünde; ilgili izin talebinin bordroya yansıtılma durumu ve hangi döneme ait puantaja yansıtılacağı belirlenir. Seçenekler: Uygulanmayacak, Uygulanacak, Uygulandı. Örneğin; Çalışma parametresi "ücretsiz izin" olsun ve aynı isimli izin tanımında bu parametre seçilmiş olsun. Dönem bilgileri üzerinden "izin aktarımı" işlemi başlatıldığında puantaj kartı üretilecek olan çalışan için izin planlama kayıtlarına bakılır, izin planlama kayıtları içerisindeki izin plan kartlarından bu izinin seçili olduğu kayıtların "süre" bilgileriyle işlem yapılır. Bulunan izin kayıtlarından bordro durumu = uygulanacak ve izinin durumu = gerçekleşti olanlarla işlem yapılır. Bordro Uygulama Tarihi <= puantaj dönem başlangıç tarihi olmalıdır. Bu kontrollerden geçen kayıtların süre bilgileri toplamı alınarak puantaja yansıtılır. |
| İşe Dönüş | İzin talebinde bulunan personelin işe dönüş tarih bilgisi bu alanda girilir. |
| Planlanan Tarihler | Personelin planlanan işe çıkış ve işe dönüş tarihi girilir. Kullanım Şekli alanında "Periyodik" seçildiğinde, Planlanan Tarihler bölümünde Tekrarlanacak Gün ve Süre alanları aktif olur. Bu alanlar, Başlangıç ve Bitiş alanlarına girilen tarih aralığında belirli bir güne izin talebi girmek için kullanılır. |
| Gerçekleşen Tarihler | Personelin hangi tarihte izne çıktığı, hangi tarihte döndüğü girilir. |
Süre | Belirtilen tarihler arasında iznin kapsayacağı süreyi belirtir. Süre gün ve saat olarak verilir. Belirlenen tarih aralığında kaç iş günü var ise ona göre izin süresi hesaplanır ve alana yazılır. Hesaplamalar Personel kartında belirlenen çalışma takvimine göre hesaplanır. |
Adres/Telefon | İzin talep eden personelin adres ve telefon bilgisidir. |
Onaylama Bilgileri | İzini onaylayan kişiye ait bilgiler Planlayanın bölümünde; Sicil Numarası, Adı ve Soyadı alanlarında belirtilir. Bu alanların tümünden kayıtlı sicil kartları listelenir ve ilgili personel seçilir. |
Değerlendirme Tarihi | Zaman Planının değerlendirme tarihidir. |
Açıklama | Onaylama ile ilgili genel açıklamadır. Bu alana girilen açıklama, İzin Talebi Durum Değişikliği penceresinde yer alan Onay Açıklaması alanına getirilir. |