Satış ve Dağıtım faturası ile borçlandırılmış olan cari hesabın, ödemesini beklenen tarihten tolere edilebilecek zaman diliminin de dışında kalarak ödeme yapması veya ödeme yapmaması halinde cari hesabın ilgili kişisine e-Posta, mektup veya fax aracılığı ile uyarı gönderilmesi sistemidir.
e-Mutabakat parametreleri içerisinde ihtar mektubunun hangi gün aralığında tanımlanacağının değeri belirtilir.
Örneğin;
1. Seviye 7 güne kadar (fatura tarihi itibariyle 7. gün)
2. Seviye 15 güne kadar (fatura tarihi itibariyle 15. Gün)
3. Seviye 15 gün sonrası için, (fatura tarihi itibariyle 15 günden sonrası için)
- Gönderilecek olan ihtar mektubu ile birlikte "Ekstre detayı gönderilsin" parametresi işaretlenirse cari hesaba ait ekstre gönderilir.
- Fatura içerisinde girilen açıklamalarında ekstre detayında yer alması için "Fatura açıklaması satırdan okunsun" parametresi işaretlenir.
3.Seviye ek koşul verilecekse ilgili parametre işaretlenip fatura özel koduna göre %'lik oran girilirse tutarın arttırılması sağlanır.
Cari hesap kartını borçlandıracak satış faturası örneği, girilen ihtar mektubu parametrelerine göre planlanır veya her fatura için anlaşılan vade tarihleri girilir. Ödeme planı içerisinde 3 adet taksit ile vade tarihleri belirtilir. Burada Ödeme planı içerisinde girilmiş GÜN kısmındaki "+" değeri ile kaç gün sonra ödeme yapılacağını yani vade tarihi girişi sağlanır.
Ödeme planı seçilmesinin sebebi ileri tarihli vade tarihi girişlerinin sağlanmasıdır.
Fatura içerisinde seçilen ödeme planındaki vade tarihlerini görmek için sağ klik "Ödeme Hareketleri (Parçalı-Ortalama)" seçeneği kullanılır.
e-Mutabakat / İşlemler / İhtar Mektubu kısmına giriş yapıldığında verilen vade kriterine uygun kayıtların listelenmesini "Mutabakat Hazırla" butonu sağlar.
Örnek fatura girişindeki tarihe uygun olarak "İşlem Tarihi" mevcut fatura tarihinden sonraki 7. güne ayarlayarak ilk vadesi gelip ödenmeyen tutarın 1.seviye ye uygun olarak listelemesi sağlanır. "Sunucuya Gönder" butonu ile Sunucuya gönderilen 1.Seviye İhtar mektubu mail örneği de aşağıdaki gibidir:
2.Seviye uygun listeleme yapmak için girilen fatura tarihinden 15 güne kadar olan tutarı listelemek için filtre tarihi 07.08.2018 olarak ayarlanır.
2.Seviye istinaden gönderilmiş mail örneği aşağıdaki gibidir:
Buradaki ihtar seviyesi 15 güne kadar bir tutar olduğu için seviye artık 2 olur. 2.Seviye Tutarı 3.933,33; 1.Seviye tarihinde ödenecek tutar da bir sonraki taksit tutarı olan 5900,00 TL, vadesi gelmeyen tutar da 1966,67 TL olur. 
Yani o halde ihtar mektubu tutarları örnek fatura girişine göre şu şekilde oluşur:
Fatura Tarihi: 23.07.2018
İhtar Mektubunun filtrelendiği tarihte ödeme yapılmadıysa; 30.07.2018 tarihinde 1.Seviye tutarı 3933,33 TL olur.
07.08.2018 tarihinde 1.Seviye tutarı bir sonraki taksit tutarı 5900,00 TL, 2.Seviye tutarı 3933,33 TL olur.
22.08.2018 tarihinde 1.Seviye tutarı bir sonraki taksit tutarı 1966,67 TL, 2.Seviye tutarı 5900,00 TL + 3933,33 TL =9833,33 TL olur.
İhtar Mektubunun filtrelendiği tarihte ödeme yapıldıysa,
İlgili Cari hesabın borç takip ekranında borç kaydının alacak kaydı ile kapatılması durumunda ilgili bakiye tutarı ihtar mektubunda tekrar listelenmeyecektir. (PAYTRANS tablosundaki PAID kolonuna göre ödemeleri dikkate almaktadır.)
Cari Hesap üzerinden F9 menü "Borç Takip" ekranı,
Burada kapanmayan hareketler bold olarak listelenir. Örnekte kapanan hareket ile kapatan hareket Borç/Alacak eşitliği sağlanmıştır.
Ödemesi yapıldıktan sonra İhtar mektubu ekranında 3933,33 TL tutarı listelenmemiş tutar olarak düşülmüştür.
İhtar mektubu gönderim seçeneklerini belirlemek için (e-Mail, SMS ve Fax) https://e-mutabakat.logo.com.tr üzerinden kullanıcı bilgileri ile giriş yaptıktan sonra, Profilim / Firmalar / Güncelle / Firma Parametreleri / Sayfa 2 kullanılır.
İhtar mektubu içeriği e-Mutabakat Portal üzerinden de düzenlenebilir.
