Satırdaki işlem için geçerli olacak muhasebe kodları fiş üzerinde F9/sağ fare tuşu menüsündeki Muhasebe Kodları seçeneği ile kaydedilir ve oluşacak mahsup fişi satırları izlenir. İşlemin muhasebeleşmesi sonucu oluşacak mahsup fişinin satırları, bir tablo şeklinde, bu pencerede görüntülenir. Muhasebe Kodu, Muhasebe Hesap Açıklaması ve Masraf Merkezi Kodu alanları bilgi girişi içindir. İşlemin muhasebeleşeceği muhasebe hesaplarını ve işlemin ait olduğu masraf merkezini belirtir. Tablodaki diğer alanlar fişin muhasebe hesaplarına yansıyan borç ve alacak rakamlarını gösterir.
Muhasebe kodları fiş geneline uygulanabileceği gibi, fişin birden fazla sayıda malzeme hareketini içermesi durumunda fiş satırları için de uygulanır. Bunun için muhasebe kodları penceresinde sağ fare tuşu menüsünde yer alan; Muhasebe kodları genel uygula ve Muhasebe kodları satır uygula seçenekleri kullanılır.
Satınalma Faturalarında Hesap Dağıtım Detayı Girişi
Satınalma program bölümünden kaydedilen Satınalma Faturası, Satınalma İade Faturası, Satınalma Fiyat Farkı Faturaları ve Alınan Hizmet Faturalarının muhasebe kodları penceresinden hesap dağıtım detayları kullanıcı tarafından girilebilir ya da dağıtım şablonu uygulama ile oluşturulabilir. Böylece masraf merkezi/dağıtım şablonları ile muhasebe hesapları arasındaki bağlantı satınalma faturaları için de kurulur. Bu özellik yalnızca belirtilen fatura türlerinde yer alır.
Dağıtım Detayları muhasebe kodları penceresi üzerinden, hareketin borç/alacak tutarı mevcut ise F9/sağ fare tuşu menüsünde yer alan Hesap Dağıtım Detayları ve Hesap Dağıtım Şablonu Uygula seçenekleri ile ulaşılır. Dağıtım Detayları, "Hesap dağıtım şablonu uygula" ile otomatik olarak oluşturulur. Hesap Dağıtım Detayları seçeneği ile detay satırları kullanıcı tarafından da girilebilir. Hesap Dağıtım Şablonu Uygula seçildiğinde muhasebe kodları penceresindeki her satır üzerinden ilgili muhasebe hesaplarına ait Hesap Dağıtım Şablonları listelenir ve uygulanacak şablon seçilir. Seçilen şablon uygulanarak dağıtım detayları oluşturulur.
Ticari Sistem Yönetimi program bölümünde Muhasebe Parametreleri arasında yer alan Dağıtım Şablonu Otomatik Uygulanacak parametre satırında Evet seçiminin yapılması durumunda, muhasebe fişlerinin kaydedilmesi esnasında, kendisine ait dağıtım hareketleri oluşturulmamış hareketler için otomatik olarak dağıtım şablonu uygulanır ve dağıtım hareketleri oluşturulur. Kullanıcının Muhasebe Hesapları penceresinde doğrudan girerek yada şablon uygulayarak oluşturduğu hareketler bu parametreden etkilenmez.
Muhasebe Kodlarının Fiş Geneline Uygulanması
Genel uygula Sadece Boş Kodlar ve Bütün Kodlar olmak üzere iki seçeneklidir. Bütün kodlar seçiminde, işlem için muhasebe bağlantı kodlarında belirlenen tüm kodlar uygulanırken, sadece boş kodlar seçiminde boş olan bağlantılar için uygulama yapılır.
Muhasebe kodları uygulandığında muhasebeleştirme yapıldığında oluşacak mahsup fişi tablo halinde ekrana gelir.
Eğer fişte yer alan herhangi bir satırdaki işlem farklı muhasebe hesabı altında izlenecekse değiştirilebilir. Bu durumda, yalnızca bu fiş ile girilen işlem burada verilen muhasebe kodu altında muhasebeleştirilecektir.
Muhasebe Kodlarının Satıra Uygulanması
Muhasebe kodları fiş geneline uygulanabildiği gibi, fiş içinde istenen satırlara da uygulanabilir. Muhasebe kodlarının satıra uygulanması için sağ fare tuşu menüsünde yer alan Muhasebe Kodları Satır Uygula seçeneği kullanılır. Bu durumda muhasebe kodları yalnızca seçilen satırdaki işleme uygulanır ve muhasebeleştirme yapıldığında oluşacak mahsup fişi görüntülenir.
Muhasebe bağlantı kodları malzeme kartları üzerinden ya da Muhasebe bölümünde Ana kayıtlar menüsü altında yer alan "Muhasebe Bağlantı Kodları" seçeneği ile de kaydedilir. Muhasebe kodları penceresine, muhasebe hesap ve masraf merkezi kodları öndeğerlerinin gelmesi de yine bağlantı kodlarını kaydedilirken belirlenir.
Grup Şirket Hareketleri Muhasebe Kodları
Grup şirket hareketlerinin ayrı muhasebe hesapları altında izlenmesi gerekmektedir. Bu nedenle "Grup Şirket Hareketi" alanı işaretli olan tüm hareketlerin muhasebe bağlantı kodları ayrı olarak tanımlanmalıdır. Bunun için ilgili harekete ait muhasebe hesaplarında "Bağlantılar/Kontroller" sekmesindeki Grup Şirketi Hesabı alanı kullanılır. Malzeme Yönetimi Fişleri, Satınalma İrsaliyeleri, Satınalma Faturaları, Satış İrsaliyeleri ve Satış Faturalarında muhasebe kodları atama işlemi sırasında ilgili fiş ya da faturada "Grup Şirket Hareketi" kutucuğu işaretli ise muhasebe kodlarına muhasebe bağlantı kodlarından getirilen muhasebe hesapları yerine bu hesapların kartında tanımlı olan "Grup Şirket Hesabı" getirilecektir.
Döviz Bilgileri Girişi
Satırdaki işlem için raporlama dövizi bilgileri F9/sağ fare tuşu menüsünde yer alan Döviz Bilgileri seçeneği ile kaydedilir. Döviz Bilgileri penceresine Firma Genel Çalışma parametrelerinde belirlenen raporlama döviz türü, bu döviz türü için günlük kur tablosundan okunan fiş tarihine ait günlük kur değeri ve bu değer üzerinden hesaplanan birim fiyat karşılığı dövizli tutar otomatik olarak gelir. Eğer işlem farklı bir kur değeri üzerinden yapılacaksa kur değeri değiştirilebilir.
Raporlama Dövizi: Döviz alanına otomatik olarak gelir. Raporlama dövizi Firma tanımlanırken, Genel Çalışma Parametrelerinde belirlenir ve işlemlere otomatik olarak aktarılır. Raporlama dövizi türü işlem sırasında değiştirilemez.
Dövizli Birim Fiyat: İşlemin TL karşılığı dövizli tutarıdır. Günlük kur tablosundan okunan kur değeri üzerinden program tarafından hesaplanır ve alana aktarılır.
Kur: Raporlama dövizine ait günlük kur değeridir. İşlem tarihine ait günlük kurlar girilmişse, alana otomatik olarak aktarılır. Günlük kur tablosundan okunan fiş tarihine ait günlük kur değeri ve bu değer üzerinden hesaplanan birim fiyat karşılığı dövizli tutar otomatik olarak ilgili alanlara aktarılır. İşlem penceresinde bir alana bilgi girildiğinde diğer alan değerleri yeniden hesaplanarak yazılır. Şöyle ki, İşlemi farklı bir kur değeri üzerinden yapmak gerekirse, kur değeri alanında yeni değeri doğrudan yazılır ya da kur tablosundan istenen güne ait kuru değeri seçilir. Bu durumda yeni kur değeri üzerinden hesaplanan TL karşılığı dövizli birim fiyat program tarafından hesaplanarak dövizli birim fiyat alanına yazılır.
Fiş İçindeki Tüm Satırların Raporlama Döviz Kurunun Güncellenmesi
Fiş içerisinde raporlama dövizi kurunun belirlenmesi ve bütün satırlara yansıması mümkündür. Bunun için, döviz girişi penceresinde yer alan Kur Tüm Satırlar için Güncellensin seçeneği kullanılır. Bu seçeneğin işaretlenmesi durumunda raporlama dövizi için yapılan kur değişiklikleri malzeme fişindeki tüm satırlar için geçerli olur.
Barkod Girişi
Fiş satırlarında hareket gören malzemelere ait bilgiler barkod okuyucu ile kaydedilecekse F9/sağ fare tuşu menüsünde yer alan Barkod Girişi seçeneği kullanılır. Fiş satırlarında barkod girişi seçimi yapıldığında barkodun okutulacağı ya da doğrudan girileceği barkod penceresi açılır. Satıra "Ekle" seçeneği ile Barkodu okutulan malzeme kartının kodu ve açıklaması kod ve açıklama alanına aktarılır. Aynı malzeme için her barkod girişinde, miktar otomatik olarak değişecektir.
Tablolu Malzeme Sınıfları için Dağıtım Şablonu Barkod Girişi
Barkod girişlerinde, tablolu malzeme sınıflarına ait dağıtım şablonları da kullanılır. Bu durumda Barkod Girişi penceresinde yer alan Dağıtım Şablonu seçeneği işaretlenir ve şablona ait barkod numarası girilir ya da okutulur.
Üretici Kodu Girişi
Üretici kodu, satırda hareket gören malzeme kartının üreticideki kodudur. Firmanın malzeme kodlaması genellikle o malı üreten firmanın kodundan farklı olur. Bu durumda kullanıcının, karşı firmanın gönderdiği faturaları ve irsaliyeleri kaydederken fişte belirtilen mala ait kodun kendi firmasında hangi koda karşılık geldiğini bulması gerekir. Bu da zaman alan ve hata yapmaya açık bir kullanım şeklidir. Malzeme kartında tutulan üretici kodu bu sorunun aşılmasını sağlar. Başka bir deyişle, üretici kodu ikinci bir malzeme kodu gibidir. Verilen siparişler, satınalma irsaliyeleri ve faturalarda hareket gören malzemelere ait bilgiler üretici malzeme kodu verilerek de kaydedilir. Kullanıcı fiş ya da faturayı girerken üreticinin malzeme kodunu kullanarak kendi malzeme tanımına kolayca ulaşabilir. Üretici koduna göre malzemeleri seçmek için sağ fare tuşu menüsünde bulunan Üretici Kodu Girişi seçeneği kullanılır. Üretici kodu girilen malzeme kartının kod ve açıklaması kod ve açıklama alanına aktarılır.
Birim Çevrimi
Birim çevrimi ile birimler arasında sabit bağlantı olmayan mallarda doğru miktar çevriminin yapılması sağlanır. Böylece alım ve envanter raporları istenen birim üzerinden doğru rakamlarla alınır. Malzeme hareketleri birden fazla birim üzerinden kaydedilir, izlenir ve raporlanır. Malzeme kartı açılırken her malzeme kartına bir birim seti bağlanır. Bu birim setlerinde bir ana birim ve istenen sayıda birim kaydedilir ve işlemlerde kullanılır. Birimler arası çevrimler yapıldığında, malzeme durum bilgi pencerelerine miktarlar ana birim üzerinden yansır. Raporlar ise istenen birim üzerinden alınır. Rapor, birim çevrim katsayılarını kullanarak miktar bilgilerini hesaplar. Ancak malzeme ya da malzeme sınıfı kartında belirtilen birim çevrim oranı bazı malzeme satırları için geçerli olmayabilir. Bu durumda, fiş ve faturaların içinde ilgili malzeme satırının birim kolonu üzerindeyken sağ fare tuşu menüsünde yer alan Birim Çevrimi seçeneği ile sadece o işlem için geçerli olacak farklı bir birim çevrim katsayısı girilebilir. Açılan pencereye satırda girilen miktar üzerinden tanımlı birime karşılık gelen ana birim otomatik olarak gelir.