Tüm program bölümlerinden yapılan işlemler belirli bir tarihten itibaren kesinleştirilir. Böylece bu tarih ve öncesine ait işlem yapılmaması ve bilgilerin güvenirliği ve güncelliği sağlanır. Onaylama tüm program bölümlerinden girilen fişler için yapılabilir.
Onaylama işlemi için Ticari Sistem Yönetimi bölümünde yer alan Onaylama seçeneği kullanılır. Ekrana gelen listeden onaylamanın yapılacağı fiş türü seçilir.
Onaylama işlemi programda tanımlı tüm işyerleri için topluca ya da ayrı ayrı yapılır. Onaylamanın işyeri bazında yapılabilmesi için onaylama penceresinde işleminin yapılacağı işyeri/işyerleri seçilir. Onaylamanın hangi tarih itibarıyla yapılacağı onaylama penceresinde Yeni Onay Tarihi alanında belirtilir. "Kaydet" tuşu ile seçilen işyerleri için onaylama yapılmış olur.
Fiş üzerinde işyeri bilgisi olmayan fişler için (DİİB, iş emirleri, maliyet dağıtım fişi, bütçe gibi) ve enflasyon farkları mahsuplaştırma, yevmiye madde numaralama, fiş numaralama işlemleri için merkez işyerine ait onaylama tarihi dikkate alınır.
Üretim emirlerinin onayında, üretim emrinin kesildiği fabrikanın bağlı bulunduğu işyerinin onayı dikkate alınır.
Onaylama işlemi ilk defa yapıldığında onay tarihi alanları boştur. Onay tarihi kaydedilirken, verilen tarihe ve öncesine işlem yapılamayacağını belirten mesaj ekrana gelir. Mesaja onay verilmesi durumunda onaylama işlemi tamamlanır. Böylece bu tarih üzerinden işlemlerin kesinleştiği kabul edilir ve değiştirilmesine, iptal edilmesine izin verilmez.
Onaylama işlemi bir önceki onay tarihinden önceki bir tarih verilerek yapıldığında, program verilen onay tarihinin, bir önceki onay tarihinden önce olduğunu ve onaylama işleminin bu tarihe göre yapılması durumunda eski onay tarihinin geçersiz sayılacağını belirten bir mesajla kullanıcıyı uyarır.
Program bölümlerinden yapılan tüm işlemler için onaylama işlemi ayrı ayrı yapılır.
Satınalma ve satış irsaliyelerinin faturaya aktarılması durumunda, faturalar için onay tarihi verilmişse, verilen onay tarihinden sonraya işlem yapılır.
Satınalma ve satış faturalarına irsaliye ya da sipariş aktarımında, ilgili irsaliye ve fişler için verilen onay tarihleri de dikkate alınır.
Kasa üzerinden yapılan cari hesap işlemlerinde, cari hesap işlemleri için verilen onay tarihi dikkate alınır.
Muhasebe işlemlerinde, yevmiye madde numaralama işleminden sonra onaylanan muhasebe fişlerine tekrar yevmiye madde numarası verilemez. Onaylanmış muhasebe fişlerine ait hesaplar arası aktarım yapılamaz.
Yapılan onaylamaları kaldırmak için fiş/kayıt listelerinden istenen kayıt çıkarılır. Silinecek kayıtlar seçilerek toplu olarak çıkartılabilir.