"e-Defter Onaylama" ekranı, kullanıcıların hata yapmasını engellemek ve gerekli olan tüm kayıtların aynı anda oluşmasını sağlamak için kullanılır. e-Defter oluşturma ekranında istenilen ayı seçip e-defter oluştur işlemini çalıştırılması yeterli olacaktır. Bu işlem sırasıyla belirtilen standartlarda defterleri oluşturur ve daha sonra oluşan defterler imzalanır. İmzalanan defterlerin beratları oluşturulduktan sonra da Gelir İdaresi portalına yüklenmeye hazır hale getirir. İşlem tamamlandığında oluşan defterler ve Gelir İdaresi'ne gönderilecek olan berat dosyaları “e-Defter Listesi” ekranından izlenir. Kullanıcı, oluşturduğu defterleri, farenin sağ tuşu ile ekrana gelen “Defter XML Göster” seçeneği ile inceler. İnceleme tamamlandıktan sonra Gelir İdaresi'nin e-Defter uygulamasına berat dosyaları yüklemek için “Defter Zip Dosyası İndir” seçeneği ile çalıştırabilir veya son işlem olarak Gelir İdaresi'nin uygulamasından onaylanan berat dosyalarının mevcut defterlerle ilişkilendirilmesini “Defter Onay Yükle” işlemi ile saklar.
"e-Defter Onaylama" bölümüne girildiğinde aşağıdaki uyarı ekranı görüntülenir. "Evet" butonuna tıklanması ile "e-Defter Onaylama" ekranı açılır.
e-Defter Onaylama ekranında yer alan alanlar ve içerdiği bilgiler şunlardır:
| e-Defter Onaylama Ekranı | |
|---|---|
| İşlemler | e-Defter işlemlerinin seçilmesini sağlar. Alanın sağ tarafında yer alan aşağı ok butonu ile; Defter Yükle, Defter Sil, Log Bilgilerini Görüntüle, Defter Dosyalarını Yedekle, Manuel Defter Bölme ve Hakkında seçeneklerine ulaşılır. Defter Yükle: e-Defter dosya yükleme işlemi çeşitli sebepler ile şirket datasında bulunmayan resmi e-Defter dosyalarının manuel olarak yüklenmesini sağlar. Defter Sil: Seçimi yapılan yıl ve ay için oluşturulan defter dosyasının silinmesini sağlar. Log Bilgilerini Görüntüle: Girilen Başlangıç ve Bitiş Tarihi bilgilerine göre Defter Oluşturma, Defter Silme, Bilgi, Uyarı, Hata ve Yedekleme ile ilgili log kayıtlarının sorgulanmasını salar. Sorgulaması yapılan log bilgileri "Dışarı Aktar" butonu ile kaydedilebilir. Manuel Defter Bölme: Tarih veya Başlangıç Madde Numarasına göre defter oluşturulmasını sağlar. Tarih veya Başlangıç Madde Numarası aralığı eklenerek e-Defter oluşturulur. Defter Dosyalarını Yedekle: İlgili defterlerin e-Logo e-Defter saklama hizmetine yedeklenmesini sağlar. Yedeklemenin yapılacağı e-Logo kullanıcı bilgilerinin "EFaturaAyarlar.exe" uygulamasında, var olan ayarların altındaki "Entegratör Kullanıcı Bilgileri" sekmesine girilmesi gerekir. Hakkında: Netsis versiyon bilgisinin alınmasını sağlar. |
| Dosyaların Kayıt Edileceği Yol | e-Defter uygulaması yeni kullanılmaya başlandığında, ilk olarak bir dosya ismi alanın sağ tarafında görülmez. Bir dosya yolunun seçilmesi gerekir. Oluşturulan ve silinen defterler bu dosyaya sistem tarafından otomatik olarak kaydedilir. Bunun nasıl bir formatta yapılması gerektiği GİB mevzuatında belirtilir. |
| e-Defter Onaylama Ekranı | e-Defter Oluştur |
| Ay | e-Defterin oluşturulacağı ay bilgisinin seçildiği alandır. Alanın sağ tarafında yer alan aşağı ok butonu ile aylar arasından seçim yapılır. |
| Yıl | e-Defterin oluşturulacağı yıl bilgisinin seçildiği alandır. Alanın sağ tarafında yer alan aşağı ok butonu ile yıllar arasından seçim yapılır. |
| Şubeler Dahil Mi? | e-Defter oluşturma işlemine şubelerin de dahil edilmesi için kullanılan seçenektir. |
| Döviz Değerleri Oluşturulsun | e-Defter oluşturma işleminin döviz değerleri ile oluşturulması için kullanılan seçenektir. Vergi Usul Kanunu 215. maddesinin b bendine göre Bakanlar Kurulu tarafından defteri yabancı para cinsinden tutma izni verilen mükellefler için elektronik defter uygulamasında yabancı para birimini kullanmalıdır. |
| e-Defter Oluştur | Oluşturulacak berat dosyalarının vergi detay içeriğini (Vergi Detaylı/Vergi Detaysız) seçtikten sonra e-Defter oluşturulması için kullanılan butondur. "Tamam" butonuna tıklanarak e-Defter oluşturulması sağlanır. "Vergi Detaysız" berat oluşturma imkanı sadece genel hesap planında vergi detayında belirlenen hesap kodları - 391, 191, 600, 601, 602 - olmayan mükellefler için geçerlidir. Genel hesap planında bu kodlar varsa, o ay hesapla ilgili bir yevmiye kaydı olmasa bile "Vergi Detaylı" berat seçilmesi gerekir. Normal hesap planında bu kodlar olan her mükellef, kesinlikle vergi detayını berata eklemek zorundadır. Sadece, genel hesap planında beratta belirlenen alanlar olmayan mükelleflerin vergi detayı oluşturmasına gerek yoktur. Bu alanları berata eklemelerine hiç gerek yoktur. Bu şekilde özel bir durum olmadığı halde, vergi detayı olmayan berat üretenler denetim anında sıkıntı yaşayabilirler.Bir ay "Vergi Detaylı" bir ay "Vergi Detaysız" berat oluşturulamayacağı için, ekrana gelen bu sorgu ilk defter onayından sonra yeni mali dönemin başına kadar tekrar sorulmaz. |
| e-Defter Onaylama Ekranı | e-Defter Listesi |
| Yıl | e-Defter listesinin alınacağı yılın girildiği alandır. Alanın sağ tarafında yer alan aşağı ok butonu ile yıllar arasından seçim yapılır. |
| Ay | e-Defter listesinin alınacağı ayın girildiği alandır. Alanın sağ tarafında yer alan aşağı ok butonu ile aylar arasından seçim yapılır. |
| Tipi | e-Defter listesinin alınacağı defter tipi için kısıt verilen alandır. Alanın sağ tarafında yer alan aşağı ok butonu ile Yevmiye Defteri, Büyük Defter veya Berat seçenekleri arasından seçim yapılır. |
| Filtrele | Girilen kısıtlara uygun e-Defter listesinin grid ekrana gelmesi için kullanılan butondur. |
| Filtre Temizle | Girilen kısıtların temizlenmesi için kullanılan butondur. |
| Gönder Al | Dosyaların Gelir İdaresi'ne teslim edilmesi için kullanılan butondur. Butona tıklandığında "Berat dosyalarınızı Gelir İdaresi'ne iletmeden önce, Netsis e-Defter uygulamasındaki Defter XML Göster işlemi ile mutlaka e-Defter dosyalarınızı kontrol ediniz." şeklinde bir uyarı ekrana gelir. "Tamam" butonu ile onay verildiğinde "Gönder Al işlemi ile gönderilmemiş olan berat dosyalarının gönderimi yapılacak. Gönderilmiş olan berat dosyaları sorgulanacak ve onaylanan berat dosyaları indirilecektir. Devam etmek istiyor musunuz?" şeklinde bir onay ekranı daha görüntülenir. Bu ekrana da onay verildikten sonra Gönder Al işlemi gerçekleşir. |