Dönem kapatma işleminin amacı belirli bir tarih aralığındaki malzeme hareketlerinin kesinleştirilmesi ve veri güvenirliliğinin sağlanmasıdır. Dönem kapatma işlemi dönem kapatma tarihi verilerek ve dönem kapatma işleminin uygulanacağı stoklar belirlenerek yapılır. Dönem kapatma aralığını kullanıcı belirler ve periyodik olması gerekmez. Dönem kapatma işlemi yapılan stoklar için dönem kapatma tarihi ve bu tarih öncesine ait fiş girilemez. Dönem kapatma tarihi ve öncesine ait işlemlerde değişiklik yapılamaz. Dönem Kapatma seçildiğinde ekrana gelen dönem kapatma filtre penceresinde, dönem kapatma işleminin hangi stoklar için yapılacağı belirlenir. Dönem Kapatma filtre satırlarında şu seçenekler yer alır:

Malzeme Türü: Bu filtre satırında dönem kapatma işlemi yapılacak malzemeler türlerine göre filtrelenir. Programda öndeğer olarak tüm malzeme türleri işaretlidir. Dönem kapatma yapılmayacak malzeme türleri yanında işaret ara tuşu ya da fare ile kaldırılır.

Malzeme Statüsü: Bu filtre satırında dönem kapatma işlemi yapılacak stoklar statülerine göre filtrelenir.

Malzeme Kodu: Dönem kapatma işleminin yapılacağı stokları filtrelemek için kullanılır.

Malzeme Açıklaması: Dönem kapatma işleminin yapılacağı stokları açıklamalarına göre filtrelemek için kullanılır.

Malzeme Özel Kodu 1-5: Bu filtre satırında, dönem kapatma işleminin yapılacağı stoklar, malzeme kartında verilen malzeme kartı özel koduna göre filtrelenir.

Malzeme Yetki Kodu: Dönem kapatma işleminin yapılacağı stokları, malzeme kartında verilen malzeme kartı yetki koduna göre filtrelemek için kullanılır.

Malzeme Grup Kodu: Malzeme Grup Kodu filtre satırında, dönem kapatma işleminin yapılacağı stoklar, malzeme kartında verilen malzeme grup koduna göre filtrelenir.

Dönem Kapatma Tarihi: Dönem Kapatma Tarihi filtre satırında, dönem kapatma tarihi verilir. Dönem kapatma işlemi yapıldığında burada verilen tarih ve öncesine ait tarihlerdeki işlemlerde değişiklik yapılamaz. Dönem kapatılan stoklar için dönem kapatma tarihinden önceki bir tarihe fiş kesilemez.

Varyantlı İşareti: Dönem kapatmada varyantlı malzemelerin dikkate alınıp alınmayacağını belirtir.

Malzeme Marka Kodu filtre satırında, malzeme marka kodu verilir. Böylece dönem kapatma işleminin yapılacağı malzemeler, marka koduna göre filtrelenir.

Dönem kapatma kriterleri belirlendikten sonra yapılan dönem kapatma işleminin sonunda dönem kapatma raporu alınır. Raporda dönem kapatma, tarihi ile dönem kapatma işlemi gerçekleşen kayıt sayısı yer alır. Dönem kapatma işlemi aynı tarihe birden fazla yapıldığında, Dönem Kapatma Raporu'nda aynı tarihte daha önce dönem kapatma işlemi yapılan stoklar, "Kapatma Tarihi Hatalı" açıklaması ile listelenir.

Çalışma parametrelerinde belirlenen maliyet yöntemine göre dönem kapatma işlemi yapıldığında stoklar bu maliyet yöntemine göre maliyetlendirilir ve bu maliyetlendirme sonucu saklanır. Bu nedenle kapatma tarihinden sonraki malzeme hareketleri için maliyet hesaplatıldığında kapatma tarihine kadar olan işlemler yeniden maliyetlendirilmez. Maliyetlendirme işleminde dönem kapatma sonucunda ortaya çıkan envanter miktarı ve birim maliyetler kullanılır.

Dönem kapatma işlemi ambar bazında yapıldığından kapatma işlemi sırasından tüm ambarlar tek tek taranır ve maliyetlendirme işlemi o ambara ait hareketler dikkate alınarak yapılır.

Aynı tarihe ait birden fazla kapatma işlemi yapıldığında daha önce kapatılmış olan stoklar için yeniden kapatma işlemi yapılmaz. Dönem kapatma işlemi sonunda ekrana gelen dönem kapatma raporunda daha önce kapatma işlemi yapılmış olan stoklar için hata mesajı verilir. Konsinye giriş irsaliyeleri faturalandıkları zaman, irsaliye tarihi dikkate alınarak maliyetlendirilir. Ayrıca tüm faturalar irsaliye tarihleri dikkate alınarak maliyetlendirilir.

Dönem kapatma işlemi yapıldıktan sonra kapatma tarihinden önceki fiş ve faturalarda herhangi bir değişiklik yapılamaz. Bu fişler silinemez. Kapatmaya dahil olan irsaliyeler faturalanamaz. Bu tür irsaliyelerde kapatma işlemi dışında kalan malzeme satırları yer alıyorsa bu satırlarda da değişiklik yapılamaz. Çünkü dönem kapatma kontrolü fiş geneline göre yapılmaktadır.

Dönem kapatma işlemi sonucunda alım iade fişleri maliyet hesaplarına (-giriş) olarak yansır.

Dönem Kapatma İşlemlerinde Kullanılan Maliyet Yöntemleri

Dönem kapatma işleminin hangi maliyet yöntemi üzerinden yapılacağı Stok Çalışma Bilgileri'nde belirlenir.

Dönem Kapatma maliyet türleri şunlardır:

  • Girişlerin Ortalaması maliyet yönteminde sadece malzeme giriş hareketleri dikkate alınır. Çıkışlarla ilgili herhangi bir işlem yapılmaz. Bu yönteme göre dönem kapatma işlemi yapıldığında envanter olarak girişler toplamı, maliyet olarak girişlerin ortalama maliyeti hesaplanacaktır.
  • Eldekilerin Ortalaması kullanıldığında hem girişler hem de çıkışlar dikkate alınır ve maliyetlendirme buna göre yapılır. Dönem kapatma yapıldığında ilgili malzeme giriş toplamından çıkış toplamı çıkarılır ve kalan miktar üzerinden maliyetlendirme yapılır.
  • FIFO Maliyet yönteminde ilk giren ilk çıkar ilkesine göre işlem yapılır. Dönem kapatma işlemi için bu maliyet yöntemi kullanıldığında bir çıkış hareketinin birim maliyeti hesaplanırken o malzemeye ait ilk giriş hareketine bakılacaktır. Böylece bir sonraki çıkış işlemi için maliyet hesaplanırken daha önceki çıkış hareketi sonucu kalan malzeme dikkate alınacaktır.
  • LIFO Maliyet yönteminde son giren ilk çıkar ilkesine göre işlem yapılır. Dönem kapatma işlemi bu yöntemle yapıldığında çıkış hareketinin birim maliyeti hesaplanırken o malzemeye ait son giriş harekete bakılır. Böylece bir sonraki çıkış işlemi için maliyet hesaplanırken daha önceki çıkış hareketi sonucu kalan malzeme dikkate alınacaktır.
  • Dönemsel Ortalama maliyet hesabında girişlerin ortalamasına göre birim maliyet hesaplanır ve dönem içindeki tüm çıkışlar bu birim maliyetten maliyetlendirilir. Girişlerin Ortalaması yönteminde kapatma tarihine kadarki tüm girişler dikkate alınır. Ayrıca bütün çıkışların maliyeti aynı olmadığı gibi her çıkış o ana kadar ki tüm girişler dikkate alınarak maliyetlendirilir. Oysa Dönemsel Ortalama yönetimnde hiç bir çıkış dikkate alınmaz ve o dönemdeki tüm stoklar için tek bir birim maliyet hesaplanır. Girişlerin Ortalaması'nda çıkışlar envanter miktarları ile dikkate alınmaz. Dönemsel Ortalama'da ise dönem sonundaki envanter miktarını bulmak için toplam girişlerden toplam çıkışlar çıkartılır.
  • Fiziksel Maliyet yöntemine göre dönem kapatma işlemi yapıldığında lot/seri numarasına göre izlenen stoklar için birebir maliyetlendirme yapılır. İzleme yapılamayan stoklar ise FIFO yöntemine göre maliyetlendirilir.