Satınalma işlemlerinde fiş satırı ve fiş geneli için geçerli olacak indirim ve masraflar tanımlanır ve topluca uygulanır. Satınalma koşulları bir defa tanımlanmakta ve her işlem için kullanılabilmektedir. Satınalma koşullarının fiş ya da faturalarda uygulanması olabilecek hataları en aza indirgeyecektir.
Satınalma koşulları ile, tanımlı indirim ve masrafların belirli koşullara uygun olarak malzeme fişlerine, faturalara ve siparişlere (Fiş satırlarına ve fiş geneline) otomatik olarak bağlanabilmesi için ilgili tanımlar yapılır. Fiş ve faturalarda F9-sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Satınalma koşulları seçeneği ile, tanımlanmış olan koşullar uygulanır.
Koşul tanımına ait bilgiler tablo üzerinden girilir. Bu tabloda, uygulanacak her indirim ve masrafla ilgili aşağıdaki bilgiler tabloda ilgili alanlarda kaydedilir:
- Hangi malzemeler ve/veya cari hesaplar için kullanılacağı.
- Bu koşulların geçerli olduğu tarih aralığı.
- Koşulların hangi ödeme durumlarında geçerli olacağı.
- Birden fazla indirim, masraf uygulanıyorsa bunların uygulanma önceliği.
Gerek fiş satırı yani satınalma hareketleri gerekse fiş geneli için yani fişleri için geçerli olması istenen koşullar ayrı ayrı belirlenir. Fiş satırları için geçerli olacak koşullar için Satır Alım, fiş geneli için geçerli olacak koşullar ise Genel Alım seçenekleri kullanılır.
Koşul tablosunda kaydedilen alanlar ve içerdiği bilgiler şunlardır:
| Tanım | Açıklama |
|---|---|
Tür | Koşul türünü belirtir. Türü belirlerken, üç nokta simgesi tıklanır ve seçim yapılır. |
Kod | İndirim veya masraf tanım kodudur. İndirim ve masraf tanımları Satınalma-Satış Tanımları menüsü altında yer alan indirim ve masraf kartları menü seçenekleri ile kaydedilir. Tanım kartlarında aynı zamanda bu indirim ya da masrafların hesaplanış şekli belirlenir. |
Açıklama | İndirim, masraf veya promosyon tanım açıklamasıdır. |
Öncelik | İndirim ve masrafların hangi sırada uygulanacağını gösterir. Satırdaki işlem ya da fiş geneli için birden fazla indirim veya masraf uygulaması geçerli olabilir. Bunların hangi sırada uygulanacağı önemlidir. Öncelik sırası sayı olarak verilir. |
Başlangıç ve Bitiş Tarihleri | Gerek fiş geneli gerek fiş satırı için geçerli olacak koşulların hangi tarihler arasındaki işlemlerinde uygulanacağı başlangıç ve bitiş kolonlarında kaydedilir. Bu tarihler arasında kalan işlemlerinde tanımı yapılan koşullar geçerli olacaktır. |
Cari Hesaplar | Fiş geneli ya da satırdaki işlem için geçerli olacak koşulların hangi cari hesap ya da hesaplar için geçerli olacağının belirlendiği kolondur. Koşulların uygulanacağı cari hesapların belirlenmesinde değişik yöntemler kullanılır. |
Ödeme Şekli | Koşulların geçerli olacağı ödeme şekillerinin belirlendiği alandır. Gerek fiş geneline gerekse satırdaki işleme uygulanacak koşulları ödeme şekillerine göre farklılık gösterebilir. Koşulların uygulanacağı ödeme şekillerinin belirlenmesinde değişik yöntemler kullanılır. Bu yöntemler kodlama örnekleri bölümünde yer almaktadır. |
Kullanım | Satınalma koşullarının kullanımında olup olmadığını gösterir. Fiş geneli ya da satırdaki mal/hizmet için tanımlanan koşulları belirli dönemlerde yapılan işlemlerde geçerli olmayabilir. |
Tip | Tanımlanan koşulların malzeme ya da hizmet için uygulanacağı Tip alanında yapılan seçimle belirlenir. |
Malzeme/Hizmet Kodları | Koşulların uygulanacağı malzeme ya da malzemelerin kodudur. Koşulların uygulanacağı malzemelerin belirlenmesinde değişik yöntemler kullanılır. |