Satınalma işlemlerinde, mal alımlarında tedarikçilerin firmaya uyguladıkları standart promosyon uygulamaları ayrı ayrı açılan kartlarla izlenir. Satınalma promosyon tanımı üzerinde promosyonun hangi mallar için geçerli olduğu, hangi tarihler arasındaki işlemlere uygulanacağı, promosyon olarak hangi mal veya mallardan ne kadar alınacağı kaydedilir.
Genel Bilgiler aşağıdaki şekildedir:
Promosyon Kodu: Satınalma promosyon tanım kodudur. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Promosyon Kodu alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Açıklaması: Satınalma promosyon tanımının adı ya da açıklamasıdır.
Statüsü: Promosyon tanımının fiş ya da faturalarda kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. Kullanımda ve kullanım dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanımda seçimi yapıldığında promosyon aktif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılır. Kullanım dışı seçiminde ise pasif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılamaz.
Özel Kod: Satınalma promosyonlarını gruplamakta kullanılan kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, satınalma promosyonlarını kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, promosyon tanımı üzerinde yer almayan fakat izlemek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir. Özel kod aynı zamanda raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği kartlar belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Promosyon Uygulanan Malzeme/Malzeme Sınıfı Bilgileri aşağıdaki şekildedir:
Tür: Promosyon türünü belirtir. Promosyon belirli bir malzeme için ya da bir malzeme sınıfı altında toplanan tüm malzemeler için geçerli olabilir. Tür alanı; Malzeme ve Malzeme Sınıfı olmak üzere iki seçeneklidir.
Promosyonun geçerli olacağı tür seçilir.
Malzeme/(Malzeme Sınıfı) Kodu: Promosyon uygulanan malzeme ya da malzeme sınıfının kodudur. Örneğin iki kutu deterjan alana bir sabun verilecekse bu alanda deterjanın malzeme kodu verilir. Dikkat edilmesi gerekli önemli bir nokta, her promosyon tanım kartının yalnızca tek bir malzeme ya da malzeme sınıfı için uygulanabileceğidir. Birden fazla malzeme/malzeme sınıfı için benzer bir uygulama yapılacaksa her birisi için farklı koda sahip ayrı promosyon tanımı yapılır. Tür alanında yapılan seçime göre malzeme ya da malzeme sınıfları listelenir ve seçim yapılır.
Malzeme/(Malzeme Sınıfı) Açıklaması: Promosyon uygulanan malzeme ya da malzeme sınıfının açıklamasıdır. Tür alanında yapılan seçime göre malzeme ya da malzeme sınıfı tanımları listelenir ve seçim yapılır.
Birim Fiyatı: Promosyon uygulanan malzeme/malzeme sınıfı birim fiyatıdır. Burada verilen fiyat işlem sırasında fişteki birim fiyat alanına aktarılır. Böylece kullanıcı promosyon uygulanacak malın fiyatını hatırlamak ya da yazmak zorunda kalmayacaktır.
Tarihler: Promosyon başlangıç ve bitiş tarihleridir. Tanımlanan promosyonun hangi tarihler arasındaki işlemler için uygulanacağını gösterir.
Promosyon kampanyalarının en önemli özelliği, sadece belirli bir süre, hatta çoğunlukla sadece kısa bir süre için geçerli olmalarıdır. Promosyon kartındaki bu alanlarda kaydedilecek tarihler promosyonun geçerli olacağı tarihleri belirtir. İşlemlerde promosyon satırı girilirken, mal alım işlemine ait fiş tarihi ile tanım üzerindeki tarihler karşılaştırılır. Satırdan ulaşılan promosyon tanımları listesinde işlem tarihi ile promosyon başlangıç ve bitiş tarihi uyumlu kartlar listelenir.
Kullanım Yeri (İrsaliyeler/Siparişler): Tanımlı promosyonun kullanım yerini belirtir. Satınalma İrsaliyeleri ve Satınalma Siparişleri öndeğer olarak seçilidir.
Tanım penceresinin alt bölümünde yer alan kolonlardan, promosyon olarak verilen malzeme ya da malzemelere ait bilgiler kaydedilir.
Promosyon Olarak Verilecek Malzeme Bilgileri aşağıdaki şekildedir:
Malzeme Kodu: Promosyon olarak verilen malzemenin kodudur.
Malzeme Açıklaması: Promosyon olarak verilen malzemenin açıklamasıdır.
Varyant Kodu: Promosyon olarak verilen malzemenin varyantlı olması durumunda malzemenin varyant kodunun girildiği alandır.
Varyant Açıklaması: Promosyon olarak verilen malzeme varyantı açıklamasıdır.
Formül: Satınalma promosyonunun hesaplanış şeklidir. Parametrik olan bu alanda seçilen parametreler aritmetik işlemlerle ve fonksiyonlarla kullanılarak mantıksal ve matematiksel işlemler yapılır. Böylece işlemler otomatikleştirilir ve hata payı en aza indirilir.
Satınalma promosyon tanımında formül alanında mantıksal işlem yapılarak belirlenecek kriterlere göre tanımlı promosyonun uygulanıp uygulanmayacağı kaydedilir. Fonksiyonların parametrelerle birlikte kullanımı, detay promosyon hesaplama sistemleri oluşturmak ve uygulamak açısından önemlidir.
Yuvarlama: Hesaplanan promosyon toplamının küsuratlı çıkması durumunda yuvarlanacağı tabandır.
Birim: Promosyon olarak verilen malın birim bilgisidir.
Birim Fiyat: Promosyon olarak verilen malın birim fiyatıdır. Malzeme alanında belirtilen, malzeme/malzeme sınıfı için geçerli olacak her promosyon ayrı bir satıra kaydedilir.