e-Fatura bilgileri, fatura üzerinde F9-sağ fare tuşu menüsündeki e-Fatura Bilgileri seçeneği ile girilir.
e-Fatura uygulaması ile gönderilecek faturanın tipi, e-Fatura Bilgileri penceresinde yer alan e-Fatura Senaryo alanında belirlenir. Senaryo alanı; Temel Fatura ve Ticari Fatura seçeneklerini içerir. Cari hesap kartında yapılan seçim faturaya öndeğer olarak aktarılır. Gerekirse değiştirilir.
Fatura bilgileri penceresinde e-Fatura Statüsü alanında yer alan seçenekler kaydedilen fatura tipine göre değişiklik gösterir. Fatura statüsü LogoConnect üzerinden gelen Sistem Yanıtı ve Uygulama Yanıtı kaydedildiğinde bu yanıtlardaki bilgilere göre otomatik güncellenir.
e-Fatura Tipi: e-Fatura türünün belirlendiği alandır. İlgili cari hesap kartında LogoConnect sayfasında belirlenen e-Fatura tipi alana öndeğer olarak aktarılır. e-Fatura Tipi aşağıdaki seçenekleri içerir:
Standart faturalar için herhangi bir seçim yapılmaz. (Seçiniz)
Özel Matrah: Özel matrah uygulanan tütün, altın, gümüş, gazete, dergi, belediye şehir yolcu taşımacılığı ve telefon kartı satışları için kesilen faturalar.
İstisna: İstisna uygulanan faturalar. (İhracat teslimleri ve bu teslimlere ilişkin hizmetler, mal ihracatı, hizmet ihracatı, serbest bölgelerdeki müşteriler için yapılan fason hizmetler vs.)
Araç Tescil: Araç tescil için kesilen faturalar.
Tevkifat: Tevkifat uygulanan faturalar. Aşağıdaki durumlarda e-Fatura tipinin "Tevkifat" seçilmesi zorunludur:
- Fatura satırlarında en az bir tane tevkifatlı malzeme seçildiğinde zorunludur.
- Faturadaki malzeme kartında seçilen ek vergi kartında Evrensel Kod 4171 seçildiğinde ve yine faturada seçili ticari işlem grubu kartında "İstisna Ek Vergi Uygulanacak" alanı işaretlendiğinde zorunludur.
İrsaliye Yerine Geçer: Faturanın aynı zamanda irsaliye olarak kullanılması için bu alan işaretlenir. Alanın işaretlenmesi ile oluşacak olan e-Fatura Kağıt tipinde oluşacaktır.
"Elektronik faturalarda, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi suretiyle elektronik faturanın alınacak kâğıt çıktısı üzerine "İrsaliye yerine geçer" ifadesinin yazılması ve yetkili tarafından imzalanması halinde herhangi bir izne gerek bulunmadan irsaliye olarak kullanılması mümkündür. Ancak bu uygulama elektronik faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi durumunda söz konusu olabilecektir" GİB
Fatura Dönemi Bilgileri başlığı altındaki alanlardan dönem kullanılması durumunda geçerli olacak bilgiler kaydedilir.
Dönemin belli bir tarih aralığı olarak belirlenmesi halinde "Başlangıç Tarihi" ve "Bitiş Tarihi" girilir. Bunun dışında dönem, süre olarak belirtiliyorsa süresi ve birimi ilgili alanlarda kaydedilir.
e-Fatura Türündeki Satınalma Faturası-Alınan Hizmet Faturası-Satış İade Faturası-İhraç Kayıtlı Satınalma Faturası için dikkat edilmesi gereken noktalar:
Öneri/Gerçek durumundaki e-Faturalar için, her değişiklik sonucu revizyon kaydı otomatik olarak oluşturulur.
Öneri/Gerçek durumundaki e-Faturalar silinebilir. Fatura silinmek istendiğinde program kullanıcıyı "e-Fatura ve bağlı irsaliyeler çıkartılacaktır" mesajı ile uyarır.
Gerçek durumundaki e-Faturalar değiştirilemez.
Öneri durumundaki e-Faturalar değiştirilebilir. Faturada herhangi bir değişiklik yapıldığında, kayıt esnasında program kullanıcıyı "e-Fatura üzerinde değişiklik yapıyorsunuz, kayıtlarınız orjinal e- fatura ile farklı olacaktır; devam etmek istiyor musunuz?" mesajı ile uyarır.
Öneri durumundan Gerçek duruma geçiş yapılırken, herhangi bir revizyon kaydı olması durumunda uyarı alınır.
e-Fatura olarak girilen "Gerçek" durumundaki alım faturalarının değiştirilebilmesi için Satınalma Parametreleri'nde yer alan Gerçek Durumundaki e-Faturalar Değiştirilebilsin parametresinde "Evet" seçiminin yapılmış olması gerekir.
e-Fatura statüsü "Alındı" olan e-Faturaların F9 menüsünde "Kabul et" ve "Reddet" seçenekleri yer alır.
"Kabul et" seçeneği ile, faturanın e-Fatura statüsü "Kabul edildi-Yanıt oluşturulmadı" haline getirilir.
"Reddet" seçeneği ile, faturanın e-Fatura statüsü "Reddedildi-Yanıt oluşturulmadı" haline getirilir.
e-Fatura Türündeki Toptan Satış Faturası -Verilen Hizmet Faturası-Satınalma İade Faturası-İhraç Kayıtlı Satış Faturası için dikkat edilmesi gereken noktalar:
Öneri durumundaki e-Faturalar için, her değişiklik sonucu revizyon kaydı oluşturulmaz.
Gerçek durumundaki e-Faturalar için, her değişiklik sonucu revizyon kaydı otomatik oluşturulur.
Öneri konumundaki e-Fatura silinebilir. Fatura silinmek istendiğinde program kullanıcıyı "…. tarihli ….numaralı e-Faturaya bağlı irsaliyeler çıkartılacaktır." ya da "e-Fatura çıkartılacaktır." mesajı ile uyarır.
Gerçek konumdaki e-Fatura tutarsal alanları, statüsü sadece "GİB'e iletilecek" iken değiştirilebilir. Tutarsal değişiklik oluşturmayacak alanlar (Özel Kod, Yetki Kodu, İşyeri, Bölüm,Ambar Gibi) değiştirilebilir. Firma kontrol tipi "İşyeri Bazında" ise, e-Fatura içinde işyeri değişikliğine izin verilmez.
Gerçek konumdaki e-Fatura statüsü sadece "GİB'e iletilecek" iken silinebilir. Diğer durumlarda silinemez; program kullanıcıyı "Durumu gerçek olan e-Faturanın silinebilmesi için "GIB'e gönderilecek" statüsünde olması gerekmektedir." mesajı ile uyarır.
Gerçek durumundaki e-Fatura statüsü "GIB'e iletilecek" olduğunda, çıkartılırken program kullanıcıyı "…. tarihli ….numaralı e-Faturaya bağlı irsaliyeler çıkartılacaktır." ya da "e-Fatura çıkartılacaktır." mesajı ile uyarır.
Gerçek durumundaki e-Fatura statüsü "GIB'e iletilecek" olduğunda, değiştirilirken program kullanıcıyı "e-Fatura üzerinde değişiklik yapıyorsunuz, kayıtlarınız orijinal e- fatura ile farklı olacaktır; devam etmek istiyor musunuz?" mesajı ile uyarır.
Öneri durumundaki e-Faturalar değiştirilebilir; ancak aşağıdaki e-Fatura statülerinde değişikliğe izin verilmez.
Mühürde (Fatura Mühürde statüsünde ise, ilgili alanlarda değişiklik yapılabilmesi için faturanın LogoConnect, e-Fatura modulünde "Mühürlenecek Faturalar" kutusundan çıkarılması gerekmektedir)
Mühürlendi (Fatura Mühürlenmiş statüsünde ise, ilgili alanlarda değişiklik yapılabilmesi için faturanın LogoConnect, e-Fatura modülünde "Zarflanacak Faturalar" kutusundan çıkarılması gerekmektedir)
Zarflandı (Fatura Zarflanmış statüsünde ise, ilgili alanlarda değişiklik yapılabilmesi için faturanın LogoConnect, e-Fatura modulünde "Gönderilmek Üzere Paketlenmiş İşlemler" kutusundan çıkarılması gerekmektedir)
Fatura Öneri durumunda iken değişiklik yapılıp kaydedildiğinde, aşağıda belirtilen statülerde kullanıcı uyarılır:
GİB'e Gönderildi (Değişikliğe izin verilir; ancak sırasında kullanıcı uyarılır. "Fatura GİB'e gönderilmiş, yaptığınız değişiklikler gerçek faturadan farklılığa sebep olacaktır. Devam etmek istiyor musunuz?")
GİB'de İşlendi-Alıcıya İletilecek (Değişikliğe izin verilir; ancak sırasında kullanıcı uyarılır. "Fatura GİB'de işlenmiş, yaptığınız değişiklikler gerçek faturadan farklılığa sebep olacaktır. Devam etmek istiyor musunuz?")
Alıcıya Gönderildi (Değişikliğe izin verilir; ancak sırasında kullanıcı uyarılır. "Fatura Alıcıya gönderilmiş, yaptığınız değişiklikler gerçek faturadan farklılığa sebep olacaktır. Devam etmek istiyor musunuz?")
Alıcıda işlendi-Başarıyla Tamamlandı (Değişikliğe izin verilir; ancak sırasında kullanıcı uyarılır. "Fatura Alıcıda işlenmiş, yaptığınız değişiklikler gerçek faturadan farklılığa sebep olacaktır. Devam etmek istiyor musunuz?")
Kabul Edildi (Değişikliğe izin verilir; ancak sırasında kullanıcı uyarılır. "Fatura Kabul edilmiş, yaptığınız değişiklikler gerçek faturadan farklılığa sebep olacaktır. Devam etmek istiyor musunuz?")
Connect tarafından gelen e-Faturaların resmi formatta görüntülenmesi için fatura browser seçenekleri arasında yer alan e-Fatura Görüntüle seçeneği kullanılır.
Connect tarafından gelen ve senaryo bilgisi olmayan e-Faturalar sisteme kaydedilirken temel – ticari senaryo bilgisi ilgili cari hesap kartından okunur.
Temel/Ticari e-Fatura Senaryoları İptal Seçenekleri
Temel Fatura
GİB'e Gönderilecek-İptal Edilebilir
Mühürde-İptal Edilemez
Mühürlendi-İptal Edilemez
Zarflandı-İptal Edilemez
GİB'e Gönderildi-İptal Edilemez
GİB'e Gönderilemedi-İptal Edilebilir
GİB'de İşlendi-Alıcıya İletilecek-İptal Edilemez
GİB'de İşlenemedi-İptal Edilebilir
Alıcıya Gönderildi-İptal Edilemez
Alıcıya Gönderilemedi-İptal Edilebilir
Alıcıda İşlendi-Başarıyla tamamlandı-İptal Edilemez
Alıcıda İşlenemedi-İptal Edilebilir
İade Edildi-İptal Edilemez
Sunucuda İşlendi-İptal Edilemez
Sunucuda Mühürlendi-İptal Edilemez
Sunucuda Zarflandı-İptal Edilemez
Sunucuda Hata Alındı-İptal Edilebilir
Sunucuya Gönderildi-İptal Edilemez
Ticari Fatura
GİB'e Gönderilecek-İptal Edilebilir
Mühürde-İptal Edilemez
Mühürlendi-İptal Edilemez
Zarflandı-İptal Edilemez
GİB'e Gönderildi-İptal Edilemez
GİB'e Gönderilemedi-İptal Edilebilir
GİB'de İşlendi-Alıcıya İletilecek-İptal Edilemez
GİB'de işlenemedi-İptal Edilebilir
Alıcıya Gönderildi-İptal Edilemez
Alıcıya Gönderilemedi-İptal Edilebilir
Alıcıda İşlendi-Başarıyla Tamamlandı-İptal Edilemez
Alıcıda İşlenemedi-İptal Edilebilir
Kabul Edildi-İptal Edilemez
Reddedildi-İptal Edilebilir
İade Edildi-İptal Edilemez
Sunucuda İşlendi-İptal Edilemez
Sunucuda Mühürlendi-İptal Edilemez
Sunucuda Zarflandı-İptal Edilemez
Sunucuda Hata Alındı-İptal Edilebilir
Alındı-İptal Edilemez
Kabul Edildi-Yanıt Oluşturulmadı-İptal Edilemez
Reddedildi-Yanıt Oluşturulmadı-İptal Edilemez
Sunucuya Gönderildi-İptal Edilemez
e-Fatura Gönderimleri/Gelen e-Faturalar/Gönder/Al İşlemleri
Uygulama içerisinden Connect uygulamasına direkt olarak bağlanmak için e-Devlet modülü kullanılır. e-Fatura ve e-Arşiv seçeneklerini içerir. "e-Fatura Gönder", "-Arşiv Gönder" Gelen e-Faturalar, "Gönder/Al" seçenekleri tıklandığında Connect uygulamasına bağlanılır ve ilgili işlemler gerçekleştirilir.