Excel'den veri aktarımı, başka programlardan Logo programlarına geçişte, programlar arası veri aktarımını sağlamak; Excel dosyasından malzeme, cari hesap ve alış/satış fiyat kartlarını sisteme aktarmak için kullanılır.
LOGO ürünlerine geçişte, malzeme, cari hesap ve fiyat kartlarının tanımlanmasında kolaylık sağlamak için bu kartların temel bilgileri programa Excel ile aktarılır.
Veri aktarımı için "Toplu İşlemler" menüsünde bulunan "Veri Aktarımı (Excel)" seçeneği kullanılır.
Açılan pencerede kart türü ve aktarılacak Excel dosyası seçimi yapılır. Kart türü alanı şu seçenekleri içerir:
- Malzemeler
- Cari Hesap Kartları
- Alış Fiyat Kartları
- Satış Fiyat Kartları
- Muhasebe Hesapları
- Alınan Hizmetler
- Verilen Hizmetler
- Alınan Hizmet Fiyatları
- Verilen Hizmet Fiyatları
Kart türü ve Excel dosya seçimi yapıldıktan sonra "başlat" düğmesi tıklanır ve veri aktarımı gerçekleştirilir. İzleme dosyası seçeneği ile aktarım durumu kontrol edilebilir. Program kullanıcıyı, dosyada aktarılacak formatta kayıt bulunamadığında; "Aktarılacak kayıt bulunamadı" , aktarım işlemi tamamlandığında ise; "Aktarım işlemi tamamlandı" şeklinde uyarır. "Aktarım işlemi tamamlandı" mesajı, Excel'deki tüm satırların sisteme aktarıldığı anlamına gelmemektedir. Aynı kodlu kaydın sistemde olması, girilmesi zorunlu bilgilerin girilmemesi gibi durumlarda da aynı mesaj alınacaktır. Bu nedenle hata mesajlarını görmek için kullanıcının izleme dosyasını incelemesi gerekmektedir.
Veri aktarımının yapılabilmesi için dikkat edilmesi gereken noktalar aşağıda yer almaktadır:
- Malzeme, cari hesap ve hizmet aktarımlarında kayıt türü ve kodu; fiyat aktarımlarında ise fiyat kartı türü, kodu, tanımda yer alan malzeme kodu, döviz kodu, birim fiyat, birim ve başlangıç/bitiş tarih alanlarına bilgi girilmesi aktarımın yapılması için zorunludur. Aksi taktirde, eksik bilgi girildiğinde ilgili satır için kayıt oluşturulmayacaktır.
- Birim kodu girilebilmesi için sisteme o birimin önceden kaydedilmiş olması gerekmektedir.
- Girilen KDV değeri tüm KDV oranları içindir. (Alış, satış, iade, p.satış, p.iade)
- Ana birim için çevrim katsayıları 1 ve 1 olmalıdır.
- Grup şirketi türündeki cari hesaplar için veri aktarımı yapılamaz.
- Oluşacak fiyat kartlarında başlangıç/bitiş saatleri girilmediği için, "00:00:00" olacaktır
- Fiyat kartlarında Alış/Satış ayrımı tip kolonu ile sağlanacaktır.
İşyeri bilgisi dikkate alınarak Excel'den fiyat kartları aktarımı yapılabilir. Excel'de oluşturulan fiyat kartları şablon formatının en sonunda yazılacak işyeri numarasına göre programda içeri alınan fiyat kartlarının işyerlerine göre ayrımının mümkündür. Fiyat kartları içerisinde yer alan işyeri seçenekleri arasında "hepsi" seçeneği de yer alır. Excel'den fiyat kartları aktarımında işyeri için hepsi seçilecek ise "-1" tanımlaması yapılmalıdır.
Excel'den fiyat kartı aktarımında KDV'nin dahil-hariç bilgisi ile işyeri bilgisi de aktarılır.