Satınalma dosyalarına ait bilgiler Satınalma dosyaları listesinde Ekle seçeneği ile girilir.
Satınalma Sözleşmesi penceresinde İhtiyaç Listesi ve Notlar seçenekleri ile kaydedilen alanlar ve içerdikleri bilgiler şunlardır:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
Fiş No | Dosyanın kayıt ve izlenme numarasıdır. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiş numarası girilmeden fiş kaydedilemez. |
Fiş Tarihi | Dosyanın kayıt tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişler tarihlerine göre sıralıdır. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. |
Saat | Dosyanın kayıt zamanıdır. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. |
Özel Kod | Fişleri gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğunda ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. |
Yetki Kodu | Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. |
İlgili Personel | Dosya ile ilgili personel bilgisidir. Personel Kartları Listesi'ne ulaşılarak seçim yapılır. |
İhtiyaç Listesi | Dosyada alımı yapılacak olan malzeme ve hizmetlere ait bilgiler fiş üzerinde yer alan İhtiyaç listesi bölümünden kaydedilir. |
Türü | İhtiyaç duyulan malzeme türünün belirlendiği alandır. Tür alanı; Malzeme, Hizmet, Varlık, Malzeme Sınıfı ve Malzeme Takımı seçeneklerini içerir. İlgili tür seçilir. |
Kod | Alım işlemine konu olan malzeme/hizmet kodudur. Tür alanında yapılan seçime uygun olarak tanımlı kayıtlar listelenir ve ilgili tanım seçilir. |
Açıklama | Alım işlemine konu olan malzeme/hizmet açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması bu alana gelir. Ancak açıklama alanın da tanımlı kayıtlara ulaşılarak seçim yapılabilir. |
Varyant Kodu ve Açıklaması | Malzeme kodu alanında seçilen malzemenin konfigüre edilebilir malzeme olması durumunda varyant kodu ve açıklaması bu alanlarda belirtilir. Her iki alandan da malzeme varyantlarına ulaşılarak seçim yapılabilir. |
Miktar | Alım işlemine konu olan malzeme/hizmet miktarıdır. Eğer talep/öneri bağlantıları varsa miktar değişikliğinde bu bağlantılar güncellenir. Güncelleme en erken tarihli olan talep/öneri bağlantısı ile arasında fark kadar azaltma yöntemiyle, sırayla yapılır. Fişin kaydı ile de ilgili talep/önerilerin durum bilgileri dikkate alınır ve durum bilgisi 'karşılandı' olanların tüm bağlantısı kopmuşsa durum bilgisi 'onaylandı', kısmi bir azalma söz konusu ise 'karşılanıyor' olarak güncellenir. |
Birim | İlgili malzeme ya da hizmetin hangi birim üzerinden işlem göreceği bu alandan kaydedilir. Ana birim öndeğer olarak gelir. İşlem farklı bir birim üzerinden yapılacaksa ilgili birim seçilir. Talep/öneri bağlantıları sonucu program tarafından oluşturulan ihtiyaç satırlarında birim değiştirildiğinde bu bağlantılar güncellenir. Güncelleme en erken tarihli olan talep/öneri bağlantısından fark kadar azaltma yöntemiyle, sırayla yapılır. Fişin kaydı ile de ilgili talep/önerilerin durum bilgileri dikkate alınır ve durum bilgisi 'karşılandı' olanların tüm bağlantısı kopmuşsa durum bilgisi onaylandı, kısmi bir azalma söz konusu ise karşılanıyor olarak güncellenir. |
Birim Fiyat | Satırdaki malzeme yada hizmet birim fiyatıdır. |
Para Birimi | Satırdaki işlem için geçerli olacak fiyatlandırma para biriminin belirlendiği alandır. |
Kuru | Fiyatlandırma para birimine ait kur bilgisidir. |
KDV Oranı | Satırdaki işlem için geçerli olacak KDV oranıdır. |
KDV Tutarı | Satırdaki işlem için geçerli olacak KDV tutarıdır. |
KDV Dahil | Belirlenen birim fiyata KDV'nin dahil olup olmadığını bu alanda belirlenir. |
Birim Fiyat (FPB) | Malzeme ya da hizmetin fiyatlandırma dövizi üzerinden birim fiyatıdır. |
Tutar | Satırdaki işlem tutarıdır. Birim fiyat ve miktar dikkate alınarak hesaplanan tutar alana aktarılır. |
Tutar (FPB) | Satırdaki işlemin fiyatlandırma para birimi üzerinden hesaplanan toplam tutarıdır. Fiyatlandırma para birimi değeri ve miktar dikkate alınarak hesaplanan tutar alana aktarılır. |
İptal | Satırdaki işlemin iptal edilmesi durumunda bu alan işaretlenir. |
Garanti Süresi (Yıl) | Malzemenin garanti süresini belirtir. |
Gecikme Cezası (%) | Bu malzemenin temin edilememesi yani gecikme durumunda uygulanacak ceza oranıdır. |
| Notlar | Notlar sekmesi altında yer alan metin alanına Satınalma Dosyasına ait ek bilgiler girilir. Yalnızca Başlamadı durumunda olan Satınalma Kayıtları üzerinde değişiklik yapılabilir; ancak uygulama Devam Ediyor durumunda olan kayıtların "Değiştir" seçeneği ile açılarak Not alanında düzenleme yapılmasına izin verir. |