Malzeme ve/veya malzeme sınıfının tanımlı her ambar için farklı olabilecek genel bilgileri Ambar Parametreleri seçeneği ile kaydedilir. Ambar Parametreleri seçeneği malzeme / malzeme sınıfı kartı üzerinde F9/sağ fare düğmesi menüsünde yer alır. Bir malın her ambardaki yerleşim yeri farklıdır. Stok yerinin yanı sıra, elde bulundurulması gerekli asgari, azami malzeme miktarları ile güvenlik malzeme miktarları her ambar için farklı olabilir.
Ayrıca ambar parametreleri ile ABC analizi için gerekli olacak kodlar kaydedilir. Malzeme / malzeme sınıfı için seçilen ambara giriş/çıkış işlemleri kontrolü de ambar parametreleri ile belirlenir.
Ambar bilgileri sayfasından kaydedilen bilgiler şunlardır:
Ambar Numarası / Ambar Adı: Firmaya ait malların konulduğu ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu var sayılan yerlerin her biri ambar olarak adlandırılır. Bu alanlar, asgari, azami ve güvenlik malzeme seviye bilgilerinin ait olduğu ambarı gösterir. Firma ve işyerleri için tanımlanmış ambarlar numara ve ambar isimleri ile pencerede yer alır. Ambar numarası ve ambar adı alanlarına tablo üzerinden bilgi girilemez.
Ambarlar firma ve işyeri tanımlarına bağlı olarak Sistem İşletmeni program bölümünde Ambarlar seçeneği ile tanımlanır.
Malın her ambara göre farklılık gösterecek bilgileri ambar seçildikten sonra ilgili alanlarda kaydedilir. Kaydedilen bilgiler şunlardır:
Asgari / Azami / Güvenlik Stok Seviye Miktarları: Ambar bazında elde bulunması gerekli azami, asgari ve güvenli malzeme miktarlarının belirtildiği alanlardır. Bu bilgiler kullanılarak malzeme seviyeleri düzenli şekilde izlenir, dışarıya verilecek ya da üretilecek mallar zamanında temin edilir. Azami malzeme elde bulunabilecek en çok mal miktarı, asgari malzeme miktarı, elde bulunması gereken en az mal miktarını güvenli malzeme miktarı ise sürekli olarak elde bulunması gerekli malzeme miktarını belirtir.
Stok Yeri Öndeğeri: Malzemenin ambardaki stok yeri öndeğeridir. Tanımlanan stok yerleri listelenir ve malzemenin seçilen ambardaki yeri seçilir. Stok yeri takibinin yapılması durumunda malzemelere ait satınalma işlemlerinde malzemenin girdiği ambar yanında ambarda nerede duracağının da belirtilmesi gerekir.
ABC Kodu: Bu alanda malzeme sınıfı ve bu sınıf altında yer alan alt malzeme sınıfı ve malzemelerin analiz raporlarında kullanılacak kodu kaydedilir. ABC kodu verilerek malzeme sınıfları için satış ve finans açısından önem taşıyan analiz raporları alınır. ABC yöntemi, stok değerleme yöntemlerinden biridir. Bu yöntem stok kontrolünün yanı sıra, satış veya dağıtım, kalite kontrolü, mamul çeşidi, malzeme tedariki ve üretim planlama işlemlerinde de uygulanır. Stok kontrolünde ABC yöntemi, stok kalemlerinin toplam içindeki kümülatif yüzdelerine göre sınıflandırılmasından ibarettir.
Bu sınıflandırmada stoklar genellikle 3 gruba ayrılır.
A grubu stok kalemleri, toplam miktarın %15-20 sini, toplam değerin %75-80 ini oluşturur.
B grubu stok kalemleri, miktar olarak %30-40, değer olarak 10-15'lik payları vardır.
C grubu stok kalemleri, miktar olarak %40-50, değer olarak sadece %5-10'luk paya sahiptirler.
Bazı firmaların stokları 3'ten daha fazla sayıda grupta topladığı veya ABC yönteminin her biri içinde alt gruplar tanımladığı görülür. Her işletmenin stoklarının özelliklerine uyan bir sınıflandırma yapması, miktar ve değer yüzdelerinin de yine bu kritere göre saptanması doğaldır.
Belirlenen stok sınıflarının miktar yüzdeleri etkin bir kontrole olanak sağlayacak biçimde tespit edilir. Örneğin, toplam miktarın '20 sini A, %30 unu B, %50 sini C grubu stoklarının oluşturması öngörülür.
ABC prensibinin uygulanmasında öncelikle iki kural dikkate alınmalıdır:
I. Düşük değerli kalemlerden bol miktarda bulundurmak,
II. Yüksek değerli kalemlerin miktarını düşük tutup kontrolünü sıkılaştırmak.
ABC yöntemi ile stok kontrolünde A grubundaki kalemlerin kontrolünün daha sıkı yapılabilmesi için şu yollara başvurulur:
- Ayrıntılı kayıt sistemleri düzenlenir,
- Kontrol sorumluluğu daha üst düzeydeki personele verilir,
- Gözden geçirme periyotları sıkılaştırılır,
- Tedarik süresi, sipariş noktası, emniyet stoku ve sipariş miktarı değerleri titizlikle hesaplanır,
- Tedarik işlemleri yakından takip edilir
C grubundaki kalemler için yukarıdaki hususlara mümkün olan en alt düzeylerde uyulur. Kontrol, sipariş ve kayıt işlemleri basit tutulur, bazıları elimine edilir. Stok miktarı yüksek tutulduğundan sık gözden geçirme ve sipariş işlemlerine gerek kalmaz. İşlemler basit olduğundan daha az kalifiye personel tarafından yürütülebilir. B grubundaki kalemler için A ve C ortası bir yol izlenir.
Özetlemek gerekirse:
ABC analizi, malzemeleri belirli bir kritere göre önem derecesi vererek sınıflandırmaktır. Analiz çeşitli yönetim teknikleri uygulanıp, malzemelerle ilgili olarak gerekli kararların alınması ve yöntemlerin benimsenmesi için veri sağlamaya yarar. Harfler ve önem dereceleri,
A: çok önemli ..........................Genel toplamda en yüksek paya sahip olan sınıf
B: orta derecede önemli ............Genel toplamda orta derecede paya sahip olan sınıf
C: az önemli ..............................Genel toplamda en düşük paya sahip olan sınıf
Bu sınıflandırmada malzemelerin, seçilen kriterle belirlenen genel toplamdaki paylarına bakılır. Önem derecelerini belirleyen oranlar filtrede verilir.
Giriş Kontrolü / Çıkış Kontrolü: Malzemelerin bulunduğu ambarların belirlenmesi, giriş ve çıkış işlemlerinin yalnızca bu ambarlardan yapılması mümkündür. Bu kontrol ve yapılış şekilleri Ambar Parametreleri penceresinde Giriş Kontrolü ve Çıkış Kontrolü alanlarında belirtilir. Giriş ve çıkış kontrolü "Öneri" durumundaki siparişleri ve rezerve olmayan siparişleri de kapsar.
Fiş ve faturalarda giriş kontrolü ve çıkış kontrolü 3 şekilde yapılır:
İşleme Devam Edilecek seçiminde malzeme / malzeme sınıfı için fiş ve faturalarda ambar kontrolü yapılmaz.
Kullanıcı Uyarılacak seçiminde işleme ait fiş kullanıcı kontrolünde kaydedilir.
İşlem Durdurulacak seçiminde ise fişte belirtilen ambar giriş veya çıkış işlemlerinde kullanılmayacaksa işlem kaydedilmez.
Stok Seviye Kontrolü: Fiş ve faturalarda ambar parametrelerinde belirtilen azami, asgari ve güvenlik miktarlara göre kontrol konulur ve yapılan işlemle birlikte malzeme seviye kontrolünün yapılmasını sağlanır.
Negatif Stok (Sıfırın Altına Düşen Malzemeler) Seviyesi Kontrolü: Bazı firmalar çalışma koşullarından dolayı eldeki malzeme miktarını sıfırın altına düşürmektedirler.
Bu işlem maliyet açısından sakıncalıdır.
Malzemelerin sıfırın altına düşmesi durumunda, eldekilerin ortalaması, FIFO ve LIFO yöntemleriyle maliyet hesabı yapılamaz. Sıfırın altına düşen malzemeler için sadece girişlerin ortalaması ve dönemsel ortalama maliyet yöntemi kullanılır.
Malzeme seviyesinin sıfırın altına düşmesine izin verildiğinde, sıfırın altındaki miktarın belirli bir sınırı aşmaması gerekir.
Fiş kaydetme sırasında çıkan "Negatif Seviyeye Düşen Mallar" listesinin yazdırılabilmesi mümkündür.
Negatif seviye kontrolü giriş fişlerinde "Değiştir" ve "Çıkar" işlemleri sırasında da yapılmaktadır.
İşlem girişi sırasında malzeme seviye kontrolü 3 şekilde yapılır.
Malzeme seviyesi asgari, azami güvenlik seviyesinin altında ya da üzerinde ise ya da negatife düşmüş ise seçilen kontrol şekline göre program;
- Hiçbir uyarı vermeden işlemi kaydeder,
- Uyarı mesajı verir ve işlemi kaydetmek için onay ister,
- Uyarı mesajı verir ve işlemi kaydetmez.
Fiş ve faturalarda negatif seviyenin altına düşen malzeme seçimlerinde, ilgili fiş satırları yeşil renkte gösterilir.
- Fiş ve faturalarda negatif seviyenin altına düşen malzeme seçimlerinde, ilgili fiş satırları yeşil renkte gösterilir.
- Tüm kontrol şekli öndeğerleri Malzeme Parametreleri ile belirlenir. Bu öndeğerler malzeme kartlarına aktarılır. Ancak farklı bir kontrol şekli sözkonusu ise değiştirilir.
- Malzeme kartı kopyalandığında, tanımlı ambar parametrelerinin yeni malzeme kartı için de geçerli olması isteniyorsa Malzeme Parametreleri'nde yer alan Malzeme Kartları Kopyalanırken Ambar Parametreleri Kopyalansın parametre satırında Evet seçiminin yapılması gerekir.