Satınalma emirleri, tedarikçilere gönderilmek üzere satınalma taleplerinin toplandığı kayıtlardır. Satın alınacak malzeme ya da hizmetler doğrudan satınalma emri üzerinden girilebileceği gibi satınalma talep kayıtları ile bağlantısı kurularak bu taleplerin satınalma emirlerine aktarılması sağlanır. Yeni satınalma emri kaydetmek için satınalma emirleri listesinde yer alan "Ekle" seçeneği kullanılır.
Satınalma ihtiyaçlarının toplanacağı emir fişine ait bilgiler fiş üzerinde yer alan Genel ve Detay başlıkları altındaki alanlar ile sağ fare düğmesi menüsündeki seçeneklerle kaydedilir.
Fiş Genel Bilgileri
Satınalma emir fişi başlık bölümündeki alanlardan tüm fiş için geçerli olacak genel bilgiler kaydedilir. Satırlarda satın alınacak malzeme ve hizmetler kaydedilir. Kullanılacak para birimi bölümündeki alanlardan fiş geneli ve satırlarda kullanılacak para birimleri belirlenir. Toplamlar bölümünde, fiş satırlarında kaydedilen bilgiler doğrultusunda oluşan toplam bilgileri yer alır.
Fiş genel bilgileri sayfasından kaydedilen bilgiler şunlardır:
Fiş Numarası: Satınalma emrinin kayıt ve izlenme numarasıdır. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiş numarası girilmeden fiş kaydedilemez.
Tarih: Satınalma emri kayıt tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişler tarihlerine göre sıralıdır. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Zaman: Satınalma emri kayıt zamanıdır. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir.
Belge Numarası: Satınalma emir fişi belge numarasıdır. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir.
Onay Bilgisi: Satınalma emir fişi onay durumunu gösterir. Fişi onay durum değişikliği fiş üzerinde ya da satınalma emirleri listesinde F9/sağ fare düğmesi menüsündeki Onay Bilgisi seçeneği ile belirlenir. Satınalma emri ilk kaydedildiğinde "Onay Bekliyor" durum bilgisi ile kaydedilir.
Özel Kod: Fişleri gruplamakta kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Proje Kodu: Fişin ilişkili olduğu proje kodudur. Kayıtlı proje kartları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Ticari sistem tarafındaki tüm işlemlerde proje bilgisi girilerek, raporlar proje bazlı alınır ve muhasebeye entegrasyon proje bazında yapılabilir. Muhasebe hesapları ile kaydedilen bir hareket birden fazla masraf merkezi ile ilişkili olabilir. Örneğin toplu olarak yapılan alımlar firmanın değişik bölümlerinin ihtiyacını karşılıyor olabilir. Bu gibi durumlarda masraf merkezlerine dağılımın ne şekilde yapılacağı proje tanımları ile kaydedilir. Projeler Genel Muhasebe bölümünde seçeneği ile tanımlanır.
Miktar Kontrolü Yapılsın: Temin edilecek mal ya da hizmetler için sipariş oluşturulurken miktar kontrolünün yapılıp yapılamayacağını belirtir. Miktar kontrolü yapılacaksa bu seçenek işaretlenir. Miktar kontrolünün yapılması durumunda, sipariş miktarı satınalma emrinde girilen miktarından fazla olamaz. Fazla olması durumunda sipariş oluşturulamaz.
İşyeri: Firma ya da kurumun merkezine bağlı olan, ancak ticari işlemlerini dışarıya karşı bağımsız yürüten işyerlerinden her birisidir. Bu alan, yapılan satın alma işleminin ya da verilen siparişin firmanın kayıtlı iş yerlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Kayıtlı işyerleri listelenir ve ilgili işyeri seçilir.
Bölüm: Bir işletmenin örgütlenme ve muhasebe açılarından birbirinden ayrılmış faaliyetlerinden veya faaliyet gruplarından her biridir. Bu alan, yapılan işlemin firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Kayıtlı bölümler listelenir ve ilgili bölüm seçilir.
Ambar: Firmaya ait malların konulduğu, ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu yerlerin her birine ambar denir. Ambarlar firma ya da İşyeri tanımlarına bağlı olarak belirlenir. Bu alan işlemin ait olduğu ambarı belirtmek için kullanılır. Kayıtlı ambarlar listelenir ve ilgili ambar seçilir.
Fiş satırlarından kaydedilen bilgiler şunlardır:
Tür: Satır türünü belirtir.
Malzeme / Hizmet Kodu: Satırda hareket gören mal ya da hizmetin kodudur. Kayıtlı malzeme/hizmet tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Malzeme / Hizmet Açıklaması: Malzeme ya da hizmetin açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde, malzeme ya da hizmet açıklaması alana otomatik olarak gelir.
Varyant Kodu / Açıklaması: Satırda işlem görecek malzemenin varyantlı olması durumunda, malzeme varyantının seçildiği alanlardır. Her iki alandan da "..." simgesi tıklanarak malzemeye ait varyant tanımları listelenir ve işlem görecek varyant seçilir.
Miktar: İlgili malzeme kaleminden ya da hizmetten kaç birim giriş ya da çıkış yapılacağı bu kolonda belirtilir.
Bekleyen Miktar: Bu alan sipariş fişlerinde yer alır. Satırda belirtilen miktarın henüz sevkedilmemiş bekleyen kısmını gösterir.
Birim: Giriş ya da çıkış işleminin hangi birim üzerinden yapılacağı belirlenir. Malzemelere ve alınan hizmetlere ait işlemler, malzeme ya da hizmet kartında tanımlanan birimlerden herhangi biri üzerinden kaydedilir. Kartta verilen ana birim fişe öndeğer olarak aktarılır. Malzeme kartlarında her birim için ayrı barkod tanımlanabilir. Bu durumda, birim seçimi barkod okuyucudan gelen numaraya göre program tarafından belirlenir.
Tahmini Fiyat: Talep edilen malzemenin tahmini birim fiyatını belirtir.
Döviz Türü: Fiş ya da fatura satırındaki işlemlerin yerel para birimi dışında farklı bir döviz üzerinden kaydedilmesi ve fatura kesilmesi durumunda döviz türünün belirtildiği alandır. Satırlar için geçerli olacak döviz türü, Kullanılacak para birimi alanında belirlenir. Döviz türleri listelenir ve seçim yapılır.
Birim Fiyat: Malzeme ya da hizmetin birim fiyatıdır. Bu alana birim fiyat bilgisi girilir. Listele düğmesi tıklanır ve birim fiyat seçenekleri listelenir. Stoklar için tanımlı fiyat, ortalama fiyatı, son satınalma ya da satış fiyatı, son satınalma/satış teklif fiyatı, eldekilerin ortalaması, girişlerin ortalaması, dönemsel ortalama ile LIFO ve FIFO maliyet değeri seçilebilir. Alınan hizmetler için ise tanımlı fiyat ve son satınalma fiyatı seçilebilir.
Birim fiyat seçenekleri arasında Stok Maliyet Yöntemini Kısıtla parametresinde yapılan seçime bağlı olarak maliyet yöntemlerine göre hesaplama seçenekleri de yer almaktadır. Malzeme Yönetimi Parametreleri arasında yer alan Stok Maliyet Yöntemi Kullanımını Kısıtla parametresinde "Evet" seçiminin yapılmış olması durumunda yalnızca firmanın kullandığı maliyet yöntemi birim fiyat seçenekleri arasında yer alır. "Hayır" seçilirse tüm maliyet yöntemleri birim fiyat seçenekleri olarak listelenecektir.
Dövizli Birim Fiyat: Malzeme ya da hizmetin dövizli birim fiyatıdır. Kullanılacak para birimi alanında seçilen döviz türü üzerinden birim fiyat bilgisi girilir.
İndirim%: Yalnızca satırdaki malzeme için geçerli olacak indirim yüzdesidir.
KDV: Malzeme/hizmet kartında tanımlı KDV yüzdesidir. Otomatik olarak gelir.
Tahmini Tutar: Satırdaki işlem tutarıdır. Miktar ve tahmini birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır.
Dövizli Tutar: Satırdaki işlem tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır.
Hareket Özel Kodu: Fiş satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir.
Satırdaki özel kod ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki özel kod alanı ise hareketleri gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz.
Temin Tarihi: Malzeme temin tarihidir.
Açıklama: Satırdaki işleme ait açıklamadır.
Proje Kodu: Satırdaki işlemin ilgili olduğu proje kodudur. Satırda seçili malzeme kartında proje belirtilmişse ilgili proje kodu bu alana otomatik olarak aktarılır; istenirse değiştirilir.
Teslimat Kodu: Malzeme teslim şekli kodudur. Satınalma emri üzerinden teklif veya sipariş oluşturulduğunda burada girilen teslimat kodu ilgili alana otomatik olarak aktarılır.
Satınalma Taleplerinin Satınalma Emir Fişlerine Aktarılması
Satınalma emirlerine doğrudan ilgili ihtiyaç eklenebildiği gibi, talep fişleri ile kaydedilen taleplerin emirlere aktarılması da mümkündür. Bunun için satınalma emir fişi satırlarında F9/sağ fare tuşu menüsünde yer alan Talep Fişi Aktar ya da Talep Hareketi Aktar seçenekleri kullanılır.
"Talep Fişi Aktar" ile, talep fişleri tarih ya da numaralarına göre listelenir. Özel Kod, Belge Numarası ve Proje Kodu alanlarından filtreleme yapılabilir. Emir fişine aktarılacak talep fişleri işaretlenerek seçilir ve "Aktar" seçeneği ile fiş satırlarına aktarılır.
Talep hareketi aktar ile, fişe aktarılacak talepler aktarım filtre satırlarında belirlenir.
Talep / Öneri Bağlantıları: Satınalma emri fiş satırlarının F9/sağ fare düğmesi menüsünde yer alan bu seçenek, satınalma emrinin bir talep sonucu oluşması durumunda, ilgili satınalma emri satırının bağlantılı olduğu tüm talep / öneri hareketlerini listeler.
Ek İndirimler
Satınalma Emirlerine birden fazla indirim uygulamak mümkündür. Bunun için fiş içerisinde F9 menüsünde yer alan “Ek İndirimler” seçeneği kullanılır. Satırdaki işleme 5 adet ek indirim uygulanabilir. “Tüm satırlara uygulansın” seçeneği işaretlendiğinde, ek indirimler fişteki tüm satırlara uygulanır. Bu seçenek işaretlendiği zaman tüm satırlar için, her satırdan sonra tanımlı ek indirimler listelenir.
Sıralı indirim girilmiş satırların kapatılması ve toplu olarak tek bir satırda listelenmesi mümkündür.
Alt –F7 tuşu ile sıralı indirim girilmiş tüm satırlar kapatılarak indirim girilmemiş gibi tek satırda listelenmektedir.
Bold olarak kapanan satırlarda indirim ile ilgili bilgiler gözükmemektedir; ancak tutar ya da dövizli tutar kolonunun üzerine gelindiğinde bir hint alan açılır ve burada alttaki satırlar ile ilgili bilgiler listelenir. Hangi satırda tutar – dövizli tutar kolonunun üzerine gelinmiş ise o satıra ait bilgiler açılan hintte yer alır. Alt – F7 tuşuna tekrar basılması durumunda kapalı olan tüm satırlar açılır. Fişin içerisindeki herhangi bir satır üzerinde F7 tuşuna basılırsa ilgili satır kapanır diğer satırlar açık olarak listelenir.