Firmanın çalıştığı müşteri ve tedarikçi firmalar ile borç / alacak ilişkisi içinde olduğu diğer firmalar malzemelere göre tanımlanır ve izlenir. Böylelikle malzemelerin öncelikle hangi firmalardan alındığı ya da hangi firmalara satıldığı, temin ve teslim süreleri ile izlenir ve raporlanır.
Malzemenin müşteri / tedarikçi bilgileri ile kaydedilmesi satınalma ve satış işlemlerinde zaman kaybı ve olabilecek kullanım hatalarının azalmasını sağlayacak bir özelliktir.
Müşteri / tedarikçi ile malzeme ilişkileri cari hesap bazında belirlendiği gibi ticari işlem grubu bazında da belirlenebilir. Malzemelerin temin edildiği ya da satıldığı cari hesaplar ya da ticari işlem grupları tür belirtilerek satırlarda kaydedilir. Malzemenin temin ve teslim süreleri ile kalite kontrol yapılmadığı zaman kontrolün ne şekilde yapılacağı da Müşteriler / Tedarikçiler seçeneği ile kaydedilir. Satırlarda yapılan tüm tanımlar işlemlerde cari hesap öndeğerlerini getirmek için kullanılır.
Ticari Sistem Yönetimi / satınalma ve satış parametrelerinde fişlerde cari hesap - malzeme uygunluğu kontrolü yapılacağı belirlenmişse malzeme sınıfı alış ve satış hareketlerinde yalnızca bu pencereden kaydedilen müşteri ve tedarikçilere ait işlem yapılır.
Müşteriler / Tedarikçiler sekmesinde yer alan alanlar ve kaydedilen bilgiler şunlardır:
Tip: Malzemeler cari hesaplara göre izlenebildiği gibi ticari işlem gruplarına göre de izlenir ve alış, satış ve muhasebe işlemlerinde bu ticari hesap grubunda geçerli olan parametreler öndeğer olarak kullanılır. Malzemelerin hangi kritere bağlı olarak izleneceğini Tip alanında belirlenir. Bu alan iki seçeneklidir:
- Cari Hesaba Göre
- Ticari Gruba Göre
Cari Hesaba Göre seçiminde, işlemlerde malzeme ve müşteri tedarikçi bağlantısı cari hesaplara göre dikkate alınır. Alış ve satış işlemlerinin yapılacağı cari hesap, cari hesap kodu ve ünvanı alanlarında kaydedilir. Malzeme - cari hesap uygunluğu kontrolünün yapılması durumunda, kartta belirtilen cari hesap ile fiş/faturanın ait olduğu cari hesap kontrol edilir. Uygunsuzluk durumunda işlem kaydedilmez.
Ticari Gruba Göre seçiminde işlemlerde malzeme ve müşteri tedarikçi bağlantısı ticari işlem gruplarına göre dikkate alınır. Alış ve satış işlemlerinin yapılacağı grup, Ticari İşlem Grubu alanında kaydedilir. Malzeme - cari hesap uygunluğu kontrolünün yapılması durumunda, kartta belirtilen ticari işlem grubu ile fiş / faturada ya da cari hesap kartında belirtilen ticari işlem grubu kontrol edilir. Uygunsuzluk durumunda işlem kaydedilmez.
Malzeme - müşteri / tedarikçi bağlantı tipinin ticari işlem grubu olması durumunda, belirtilen ticari işlem grubu altında yer alan tüm müşteri ve tedarikçiler ile malzeme arasında ilişki kurulmuş olacaktır. Ancak cari hesap için tanımlanmış bir ilişki sözkonusu ise öncelikle bu dikkate alınır.
Türü: Bu alanda malzemenin hangi firmalardan temin edilebileceği ya da hangi firmalara satışının yapılacağını belirlemek üzere cari hesap türü belirlenir. Müşteri ve Tedarikçi olmak üzere iki seçeneklidir. Müşteri işletmenin mal sattığı cari hesap, tedarikçi ise yine işletmenin mal satın aldığı cari hesaptır.
Cari Hesap Kodu: Tip alanında cari hesaba göre seçiminin yapılması durumunda cari hesap kodunun belirlendiği alandır. Cari hesap kartları listesine ulaşılır ve seçim yapılır.
Cari Hesap Kodu alanından ulaşılan cari hesap kartları listesinden statüsü kullanımda olan cari hesap kartları seçilebilir. Türü alanında Müşteri seçimi yapıldığında kod alanından ulaşılan cari hesap kartları listesinden "Satıcı" tipindeki cari hesaplar seçilemez. Tedarikçi seçimi yapıldığında ise kod alanından ulaşılan cari hesap kartları listesinden "Alıcı" tipindeki kartlar seçilemeyecektir.
Cari Hesap Unvanı: Cari hesap kodu alanında seçilen cari hesabın unvanı bu alana doğrudan gelir.
Ticari İşlem Grubu: Tip alanında Ticari İşlem Grubu seçiminin yapılması durumunda Ticari işlem grubunun belirtildiği alandır.
Müşteri / Tedarikçi Kodu: Malzeme için müşteri ya da tedarikçide verilen izleme kodudur.
Müşteri / Tedarikçi Açıklaması: Malzeme için müşteri ya da tedarikçide kullanılan açıklama bilgisidir.
Paket Kartı Kodu: Malzemenin müşteriye ulaştırılacağı paketleme malzemesidir. Kayıtlı malzemeler listelenir. Bu listede paketleme alanı işaretli malzemeler yer alır.
Paketleme Miktarı: Müşteri / tedarikçi için işlemlerde öndeğer olarak kullanılacak paketleme miktarıdır.
Paketleme Birimi: Paketlemenin hangi biri üzerinden yapılacağıını belirtir.
Paketleme Şekli: Malzemenin bu müşteri için paketleme öndeğeridir.
Paket Kullanım Şekli: Paket kullanım öndeğeridir. Bu alan Karışık Paketlenebilir ve Karışık Paketlenemez seçeneklerini içerir. "Karışık Paketlenebilir" seçiminde tamamı dolmamış paketlere karışık paketlenecebilecek başka malzemeler yerleştirilebilir. "Karışık Paketlenemez" seçiminde atama bilgilerinde belirtilen paket miktarından daha az miktarda malzeme içeren (tamamı dolmamış) paketler oluşturulur.
Malzeme Müşteri / Tedarikçi Barkodu: e-Faturada kullanılmak üzere, ilgili malzemenin müşteri ya da tedarikçi firmadaki barkod numarasıdır.