Malzemeler için seri ya da lot takip sistemine göre izleme yapılıyorsa Seri/Lot numaraları F9/sağ fare tuşu menüsünde yer alan Seri/Lot/Stok Yeri seçeneği ile kaydedilir. İzleme lot (parti) numarası verilerek yapılacaksa satıra ait lot numarası, seri numarası verilerek yapılacaksa seri numarası kaydedilir.
Lot/Seri Numaraları
Malzemeler için stok yeri ve seri/lot sistemine göre izleme yapılıyorsa Seri/Lot numaraları F9/sağ fare tuşu menüsünde yer alan Seri/Lot/Stok Yeri seçeneği ile kaydedilir. Giriş işlemlerinde izleme lot (parti) numarası verilerek yapılacaksa satıra ait lot numarası, seri numarası verilerek yapılacaksa seri numarası kaydedilir. Lot ve seri numaralarının yanı sıra stok yeri kodları, malzemenin son kullanım tarihi ve kalite kontrol işlemleri sonucunda saptanan uygunluk derecesi bilgileri de seri/lot girişi penceresinde yer alır. Malzemenin ana birim dışındaki birimler üzerinden işlem görmesi durumunda birim çevrimi bilgileri ile boyut bilgileri seri/lot stok yeri penceresinde sağ fare tuşu menüsündeki birim çevrimi seçeneği ile kaydedilir. Çıkış işlemlerinde ise giriş hareketleri listelenir ve ilgili seri ya da lot numaraları seçilir.
Üretimden Giriş, Devir ve Sayım Fazlası fişlerinde malzeme izleme yöntemine göre Seri/Lot numaraları Seri/Lot No ve Stok yeri Giriş Hareketleri penceresinde sağ fare tuşu menüsündeki Seri/Lot Numarası Seç ya da Üret seçeneği ile kaydedilir.
Seri numarası vererek yapılan takip işleminde satırda belirtilen giriş miktarının her biri için ayrı seri numarası verilir. Seri numaraları kullanıcı tarafından tanımlanabildiği gibi program tarafından da üretilebilir. Kullanıcı tarafından tanımlanacak Seri numaraları sağ fare tuşu menüsünde yer alan Seri Numarası Seç penceresinde "Ekle" seçeneği ile kaydedilir. Kod ve açıklama alanlarına seri numarası ve açıklaması kaydedilir. Ticari Sistem Yönetimi program bölümünde Malzeme Yönetimi Parametre seçeneklerinden biri olan Lot/Seri numaraları satırında yapılan seçime göre, kullanıcı işlem sırasında Seri ya da Lot numarası tanımlayabilir. Bu parametre malzeme işlemleri sırasında girilemez ve malzeme işlemleri sırasında girilebilir olmak üzere iki seçeneklidir.
Malzeme işlemleri sırasında girilemez seçilmişse kullanıcı fiş üzerinde seri ya da lot numarası tanımlayamaz. Ancak tanımlı olan numaraları kullanabilir.
Lot/Seri No. Üret seçeneği ile başlangıç numarası ve miktar belirtilerek seri numaraları program tarafından otomatik olarak üretilir. Fiş satırındaki işleme aktarılacak seri numaraları işaretlenerek belirlenir ve "Aktar" seçeneği ile fişteki malzemeye aktarılır.
Excel'den Seri Numarası Kopyalama
Seri numaraları fiş girişinde eklenebilir parametresi seçiliyken; Excel'den kopyalanan çok satırlı seri numaraları, alım faturası satırındaki seri numaraları penceresinde toplu halde taşınabilir. İzleme yöntemi Lot olan malzemeler için miktar, Lot no ve stok yeri giriş hareketleri penceresinde miktar kolonunda belirtilir. Bu yöntemde her malzeme giriş ve çıkış hareketine bir adet lot numarası verilir. Bu lot numarası fiş ve/veya faturada girişi ya da çıkışı yapılan tüm miktarlar için geçerlidir.
Seri/Lot ve Stok yeri giriş penceresinden kaydedilen ve izlenen diğer bilgiler ise şunlardır:
Stok Yeri Kodu: Malzemenin ambarda duracağı yerin kodudur. Malzeme kartında ambar parametreleri seçeneği ile, malzemenin ambardaki stok yeri kodu belirtilmişse öndeğer olarak alana aktarılır. Stok yeri tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Malzeme için stok yeri takibi yapılacağı belirlenmişse, işlem sırasında stok yeri girişi kontrol edilir. Kontrol şekline göre fiş kaydedilmez ya da kullanıcı kontrolünde kaydına izin verilir.
Son Kullanım Tarihi: Satırdaki malzemenin son kullanım tarihini belirtir. Günün tarihi alana öndeğer olarak gelir.
Kalite kontrol sisteminin kullanılması durumunda, kontrol işlemleri sonucunda malzemenin değerlendirmesi bu alanda kaydedilir.
Ticari Sistem Yönetimi program bölümünde, malzeme yönetimi parametreleri seçeneği ile Lot büyüklüklerinin bölünerek kullanılacağı belirtilmişse, çıkış hareketlerinde satırda yer alan miktarın lot numaralarından az olması durumunda, kalan lot numaraları başka bir çıkış işleminde kullanılabilir. Malzeme izleme yöntemi Lot(parti) numarası ise giriş penceresinden lot miktarları, ana birim ve satır birimi üzerinden kalan miktarlar ilgili kolonlarda izlenir.
Sarf, fire, sayım eksiği ve ambar fişlerinde seri/lot takibi yapılan malzemelere ait çıkış seri/lot numaraları giriş hareketleri ile ilişkilendirilerek kaydedilir. Fişte yer alan malzeme satırında Seri/lot/Stok yeri seçildiğinde Seri/lot ve stok yeri ile çıkış hareketleri penceresi açılır. Sağ fare tuşu menüsünde yer alan Giriş hareketleri seçilir. Bu malzemeye ait seri numarası verilerek kaydedilen giriş hareketleri listelenir. Satırdaki çıkış işlemine bağlanacak seri ya da lot hareketleri fare ile ya da ara tuşu ile işaretlenir ve aktar seçeneği ile aktarılır.
Ambar fişlerinde çıkış işlemlerine ait seri ya da lot numaraları giriş hareketleri ile ilişkilendirilerek kaydedilir. Ambarlar arası işlemlerde malzemenin çıktığı ve girdiği ambara ait stok yeri kodları da Seri/Lot çıkışı penceresinde Çıkış Ambarı ve Giriş Ambarı Stok Yeri Kodu kolonları altında izlenir ve kaydedilir.