Malzeme tanımı genel bilgiler sayfasından kaydedilecek bilgiler şunlardır:
Kodu: Malzemenin sistemdeki kayıt kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Malzemeler kodlarına göre sıralı olarak tutulmaktadır. Malzeme kartlarının arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. işlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir. Bu nedenle malzeme tanımı kaydedilirken boş bırakılmasına izin verilmeyen tek alandır. Bu kullanım özelliklerinden dolayı kod verirken malzeme tanımları ile ilgili ne tür analizler yapılacağı dikkate alınmalıdır. Malzeme kodunun her karakteri ya da karakter grubu bir sınıflama bilgisi taşırsa çok boyutlu analizlere yönelik bir bilgi yapısı kurulabilir.
Açıklama: Malzeme adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Aynı amaçla kullanılan iki adet Açıklama alanı vardır. Malzeme açıklaması istenen diğer diller ile de kaydedilir. Bunun için ilgili simge tıklanır. Açılan pencerede dil seçenekleri listelenir. Karşılık kolonunda, seçilen dil için açıklama bilgisi kaydedilir. Açıklama bilgisi de malzeme kartları için önemli bir alandır. Arama, sıralama, seçme vb. tüm işlemler açıklama bilgisine göre de yapılmaktadır. Ancak açılan kartlar açıklama bilgisi girilmeden de kaydedilebilir.
e-İş Kodu: e-İş ve e-Mağaza uygulamalarında kullanılır. Web üzerinden yapılan işlemlerde LDX sunucu tarafından verilen güvenlik numarasıdır.
Özel Kodu: Malzemeleri gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kullanıcının, malzeme kartlarını kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Malzeme için 5 ayrı özel kod tanımlanabilir.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır.
Grup Kodu: Malzeme kartlarını gruplandırmak için kullanılan koddur. Raporlama ve izleme amaçlı olarak kullanılır. Grup kodu verilerek malzemeler, bağımsız gruplama yöntemleri ile türlerine ve özelliklerine göre gruplandırılır. Malzemenin ilgili olduğu grup kodu belirtilir ya da tanımlı malzeme grup kodları listelenerek seçilir.
Grup kodu tanımları Malzeme Yönetimi / Ana Kayıtlar menüsü altında yer alan Malzeme Grup Kodları seçeneği ile kaydedilir.
Üretici Kodu: Tedarikçi firmanın malzeme için kullandığı koddur. Bu alan üretici firma ile yapılan işlemlerde kolay bilgi girişi için kullanılır.
Firmanın malzeme kodlaması o malzemeyi üreten firmanın kodlamasından farklıdır. Tedarikçi firmanın gönderdiği faturaları kaydederken faturada belirtilen malzemeye ait kodun kendi firmasında hangi koda karşılık geldiğini bulması gerekir. Bu da zaman alan ve hata yapmaya açık bir kullanım şeklidir. Malzeme kartında tutulan üretici kodu bu sorunun aşılmasını sağlar. Kullanıcı faturayı girerken üreticinin Malzeme (Sınıfı) Kodunu kullanarak kendi malzeme tanımına kolayca ulaşabilir. Başka bir deyişle, üretici kodu ikinci bir Malzeme (Sınıfı) Kodu alanı gibidir.
Fiş ve faturalarda malzeme üretici kodu girişi F9- sağ fare düğmesi menüsündeki Üretici Kodu Girişi seçeneği ile kaydedilir.
Ödeme Şekli: Malzeme alış-satış işlemlerinde sürekli olarak kullanılacak ya da en çok kullanılacağı düşünülen ödeme planının kodudur. Ödeme planlarında malzemenin bedelinin kaç parça halinde hangi tarihlerde alınacağı ve uygulanacak gecikme faizi vb. bilgiler kaydedilir. Malzeme kartında ödeme planı girilerek malzeme fişleri ve faturalarda o malzeme ya da malzemeye ait satırlardaki ödeme planı kolonuna bir ödeme planı öndeğeri getirilmiş olur, kullanıcı isterse bu planı değiştirebilir.
Raf Ömrü (Gün): Bir malzemenin son kullanma tarihi ile üretim tarihi arasında kalan süreye raf ömrü denir. Seri/Lot ile izlenen malzemeler için özellikle üretimden giriş fişlerine öndeğer hesaplamak için kullanılır. Raf ömrü bilgisi gün, hafta, ay, yıl olarak verilir. Seri/lot takibi yapılan malzemeler için, bu alanda verilen gün sayısı, giriş işlemlerinde önem taşır. Giriş işlemlerinde (ambar ve iade işlemleri hariç), seri/lot takibi yapılan bir malzeme kullanıldığında, fiş tarihine tanım kartında verilen raf ömrü eklenerek hesaplama yapılır ve fişte girilen hareketin son kullanım tarihi alanına öndeğer olarak aktarılır. Kullanıcı tarafından bu tarih değiştirilebilir. Şu şekilde hesaplanır:
Son kullanma tarihi = Üretim tarihi+Raf Ömrü
Raf ömrü öndeğeri, Malzeme Yönetimi Parametreleri'nde yer alan Raf Ömrü filtresi ile belirlenir. Burada yapılan seçim kartlara aktarılır. Malzeme kartı üzerinde raf ömrü bilgisi değiştirilebilir. Giriş fiş ve faturalarında kullanılan malzeme tanımlarının, Raf Ömrü alanında belirlenen seçimleri değiştirilemez. Değiştirilmek istendiğinde program bir mesajla kullanıcıyı uyarır ve işaretin kaldırılması engellenir.
Statüsü: Malzemenin fiş ya da faturalarda kullanılıp kullanılmayacağını belirtir. Kullanımda ve Kullanım Dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanımda seçimi yapıldığında malzeme aktif durumdadır ve fiş / faturalarda kullanılır. Kullanım Dışı seçiminde ise pasif durumdadır ve fiş / faturalarda kullanılamaz; fiş ve faturalardan ulaşılan malzeme sınıfları ve malzemeler listelerinde Kullanım Dışı statüsündeki kartlar yer almaz.
Ek Vergi Kodu: Malzeme ek vergisi (özel tüketim vergisi) kapsamında ise geçerli olacak vergi tanımının belirlendiği alandır. Kayıtlı ek vergi tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Satınalma / Satış / İade, Perakende Satış, Perakende İade KDV Oranı (%): Malzeme için yasal olarak geçerli standart satınalma/satış/iade ve Perakende Satış ve Perakende Satış İade KDV oranıdır. Bu oran yüzde olarak verilir.
Tanımda belirlenen KDV oranı, malzeme fişleri siparişler ve faturalarda o malzemeyle ilgili bir satır girildiğinde KDV kolonuna öndeğer olarak gelir. Ancak gerekirse değiştirilebilir.
Satırlara Baskın: Karma koli tipindeki malzeme tanım penceresinde yer alır. Bu seçeneğin işaretlenmesi ile karma koli malzeme kartının KDV oranı, satırlarında seçilen malzeme KDV oranlarına baskın olacak ve harekette kullanılacaktır.
Erişim Bilgileri: Malzeme tanımının satış noktalarında ya da e-iş ve/veya e-mağaza işlemlerinde kullanım durumu bu bölümde yer alan seçeneklerle belirlenir.
Kullanım Yeri: Malzemenin hangi program bölümlerinde kullanılacağını belirtir. Bu alan Malzeme Yönetimi, Satınalma, Satış ve Pazarlama olmak üzere üç seçeneklidir. Programda üç alan da öndeğer olarak seçilidir. İlgili malzeme için bir tek bölüm seçilebileceği gibi tüm bölümler de seçilebilir. Kullanım yeri belirtilmeyen malzemeler fiş ve faturalarda malzeme kodu seçim alanlarından ulaşılan malzemeler listesinde yer almaz. Ancak kod doğrudan girilerek verilebilir. Kullanım yeri bilgisi malzemenin işlemlerde kullanılıyor olmasına bakılmaksızın değiştirilebilir.
Kullanım yeri öndeğeri, Malzeme Yönetimi Parametreleri'nde yer alan Kullanım Yeri filtresi ile belirlenir. Burada yapılan seçim kartlara aktarılır. Malzeme kartı üzerinde kullanım yeri bilgisi değiştirilebilir.
GTİP Kodu: e-Mağaza uygulamasının kullanılması durumunda malzeme için geçerli olacak GTIP kodudur. Kayıtlı tanımlar listelenir ve ilgili tanım seçilir.
"Yabancı Ülkeye İhracat Operasyon Fişi" içerisinde seçilen malzemeler için GTIP kodu zorunlu tutulur. Diğer e-Faturalarda bu şart aranmaz.
İhracat Kategori Numarası: e-Mağaza uygulamasının kullanılması durumunda malzeme için geçerli olacak ihracat kategori numarasıdır.
Marka Kodu: e-Mağaza uygulamalarında malzemenin marka kodudur. Kayıtlı marka tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Araç: Malzemenin kalite kontrol işlemlerinde araç olarak kullanılması durumunda bu alan işaretlenir. Araç alanı işaretli olmayan malzeme kartları kalite kontrol işlemlerinde kullanılamaz.
Stok Yeri Takibi Yapılacak: Stok yeri takibi ile malzemenin ambarın hangi bölümünde ya da hangi rafında bulunduğu izlenir. Malzeme için stok yeri takibi yapılacaksa bu alan işaretlenir. Stok yeri takibinin yapılması durumunda, stok yeri belirtilmeden malzeme tanımı kaydedilmez.
Araç ve stok yeri takibi öndeğeri, Malzeme Yönetimi Parametreleri'nde yer alan Araç ve Stok Yeri Takibi filtreleri ile belirlenir. Bu satırlarda seçimler kartlara aktarılır.
Paket: Malzemenin paketleme işlemlerinde kullanılacağını belirtir.
Varyantlı: Konfigürasyon özelliğinin kullanılması durumunda malzemenin farklı özelliklerinin farklı değerler alarak izlenmesi için kullanılır.
Tevkifat Uygulansın: Malzeme tevkifat bilgisidir. Malzemeye tevkifat uygulanacaksa bu seçenek işaretlenir.
Tevkifat Kodu: Tevkifat uygulanan malzemelerde, satış ve satınalma işlemlerine aktarılmak üzere tevkifat kodunun seçildiği alandır. Seçilen kod faturada değiştirilebilir.
Satış Tevkifat Oranı: Tevkifat uygulanan malzeme için satış işlemlerinde geçerli olacak tevkifat oranıdır.
Satınalma Tevkifat Oranı: Tevkifat uygulanan malzeme için satınalma işlemlerinde geçerli olacak tevkifat oranıdır.
Tevkifat oranı öndeğerleri Satış ve Satınalma Parametreleri'nde yer alan "Tevkifat Payı" ve "Tevkifat Paydası" satırlarından gelir. İstenirse değiştirilir.
Özel Matrah Uygulansın: Ek verginin indirimsiz tutar üzerinden malzeme bazında hesaplanması için kullanılır. Bu alan işaretliyse, faturada ticari işlem grubu seçili olmasa da veya seçilen ticari işlem grubunda "KDV İndiriminden Önce Hesaplanacak" işaretli olmasa dahi, ilgili malzeme kartından hesaplanan ek vergi tutarı indirimsiz tutar esas alınarak hesaplanacaktır.
Çoklu Ek Vergi: Malzeme kartlarına birden fazla ek vergi tanımlanacaksa Genel Bilgiler sekmesinde bulunan “Çoklu Ek Vergi” alanı işaretlenir. Ek Vergi Kodu penceresinden de ilgili malzeme için çoklu ek vergi kutucuğu işaretli ek vergiler arasından seçim yapılır.
Dağıtım Puanı: Dağıtım sisteminin kullanılması durumunda malzemeye ait dağıtım puanının belirtildiği alandır.
Ortalama Stokta Kalma Süresi: Enflasyon Muhasebesi özelliğinin kullanılması durumunda fiyat endeksi atama işleminde dikkate alınacak ortalama stokta kalma süresidir.
Fiyat endeksi atamanın ne şekilde yapılacağı Malzeme Yönetimi Parametreleri'nde Fiyat Endeksi Atama parametre satırında belirlenir.
Malzeme devir hızı ile endeks atama işlemi toplu olarak Malzeme Yönetimi program bölümünde İşlemler menüsü altında yer alan Malzeme Ortalama Stokta Kalma Süresi Güncelleme seçeneği ile yapılır.
ISO Numarası: Almanya mevzuatı ile çalışılması durumunda Malzeme ISO numaralarının kaydedildiği seçenektir. "..." simgesi tıklanarak açılan ISO Kodları penceresinde kayıtlı numaralar listelenir ve ilgili numara seçilir. Bu alan malzeme sınıfı için izlemek istediğiniz herhangi bir bilgiyi kaydetmek için de kullanılabilir.
Üretim Yeri: Almanya mevzuatı ile çalışılması durumunda malzeme sınıfı üretim yeri bilgisidir. Üretim yeri tanımları "..." simgesi tıklanarak açılan pencereden seçilir ya da yeni tanım yapılır.
Üretim Girdi Seviyesi: Mamul ya da Yarı Mamul türündeki malzeme kartlarının fabrika parametrelerinde "Temin Şekli= Üretim" seçilirse, üretim reçetelerine bağlı olarak bu alana ilgili malzemelerin üretim girdi seviyeleri atanır.
Konsolidasyon Kodu: Mali konsolidasyon özelliğinin kullanılması durumunda, malzeme sınıfına ait konsolidasyon kodunu belirtir. Kayıtlı konsolidasyon tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Proje Kodu: Malzemenin kullanıldığı projedir. Bu alanda seçilen proje kodu ilgili malzemenin seçildiği fiş ve fatura satırlarına öndeğer olarak aktarılır.
Sipariş Sevk Toleransı ( + ) Oranı: Sipariş sevkinde miktar kontrolü yapılırken tolerans oranı satış ve satınalma alanlarında tanımlanır. "Sipariş Sevkinde Miktar Kontrolü" parametresi evet olduğunda tanımlanan tolerans oranları geçerli olur. Bu alan Market flag'ı açık olduğunda o sekmede görüntülenir.