Satış işlemlerinde sırasında yapılan masraflar (nakliye, paketleme vb.) satış masrafları ile kaydedilir. Satış masraf tanımı penceresinde aşağıdaki bilgi alanları yer alır:
Satış Masraf Kodu: Satış masrafı kayıt kodudur. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Masraf Kodu bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Açıklama: Satış masraf tanımının adı ya da açıklamasıdır.
Özel Kod: Satış masraflarını gruplamakta kullanılan kodlama alanıdır. Özel kod, satış masraflarını kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, satış masraf tanımı üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. Özel kod bilgisi raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir.
İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği kartlar belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılır. Karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Statüsü: Tanımlanan masrafın fiş ya da faturalarda kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. Kullanımda ve kullanım dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanımda seçimi yapıldığında masraf kartı aktif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılabilir. Kullanım dışı seçiminde ise pasif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılamaz.
Yuvarlama Tabanı: Hesaplanan masraf toplamının küsuratlı çıkması durumunda yuvarlanacağı tabandır.
KDV Oranı: Masraf KDV oranıdır. 100 üzerinden verilir.
Birim: Satış masrafının işlem göreceği birimdir.
Hesap Kodu: Tanımlanan satış masraflarının muhasebeleştirme yapıldığında izleneceği hesap kodudur. Muhasebe hesap kodu kart üzerinde verilerek fiş ve faturalara otomatik olarak aktarılır.
Masraf Merkezi: Satış masrafına ait işlemlerin ilgili olduğu masraf merkezinin kodudur.
Kartlara ait işlemlerin muhasebe hesap kodları ile ilgili masraf merkezleri kart üzerinden ya da Muhasebe bölümünde, Muhasebe Bağlantı Kodları seçeneği ile kaydedilir.
Muhasebe bölümünde, Muhasebe Bağlantı Kodları menü seçeneği ile satış masraf kartları ile ilgili işlemlerin izleneceği muhasebe hesabı ile masraf merkezi belirlenmiş ve bunların kartlara öndeğer olarak aktarılacağı belirtilmişse, kartlara öndeğer olarak aktarılır. İşlemlerin, muhasebe bağlantı kodlarında belirlenen hesaptan ve/veya masraf merkezinden farklı bir hesap altında toplanması isteniyorsa bu öndeğerler değiştirilebilir.
Satış Noktalarında Erişilebilir: Tanımlanan masrafa satış noktalarından erişim sözkonusu ise bu seçeneğin işaretlenmesi gerekir.
Tutar / Oran Değiştirilebilir: Satış faturasında, irsaliyesinde ve siparişinde masraf kartı seçilip tutar ya da oranında değişiklik yapıldığında, masraf kartının silinip silinmeyeceği bu seçenek ile belirlenir. Bu alan işaretlendiğinde, fiş veya faturaya uygulanan masrafın oran ya da tutarında değişiklik yapıldığında, masraf kartı ilgili satırdan silinmez.
Formül: Formül alanında satış masraf hesaplama şekli kaydedilir. Parametrik olan bu alanda, seçilen Parametreler aritmetik işlemlerle ve fonksiyonlarla kullanılır, mantıksal ve matematiksel işlemler yapılır. Bu durum işlemlerde otomasyonu sağlayacak ve hata payını azaltacaktır. Hesaplama şekli, aşağıdaki tablolarda yer alan parametreler, aritmetik işlem operatörleri ve mantıksal işlem operatörleri kullanılarak belirtilir.
Kademeli ıskonto uygulanması için hesaplamalarda kullanılması gereken parametreler de listede yer alır. Satış masraf kartında formül alanında mantıksal işlem yapılarak seçilecek kriterlere göre tanımlı indirimin uygulanıp uygulanmayacağı belirlenir. Fonksiyonların parametrelerle birlikte kullanımı detay indirim hesaplama sistemleri oluşturmak ve uygulamak açısından önemlidir. Formül alanında Listele düğmesi tıklanır. Formül parametreleri listelenir ve kullanılacak parametre seçilir.