Program içerisinde girilen verilerin Excel gibi bir araç olmadan standart bir şekilde gridin kolon ve satırlarına yerleştirilerek tablo şeklinde raporlanmasıdır.
Tablo Raporlarının Özellikleri
- Kolon Gizle / Göster / Taşı
- Kolonlar Arası Yer Değiştirme
- Sıralama Özelliği
- Filtre
- Tanımlı Kolonlar
- Gruplama Özelliği
- Hesaplama Fonksiyonları
- Tasarım Kaydet/Yükle İşlemi
- Dosyaya Kaydet İşlemi
- Yazıcı
- Grafik
Öndeğer Rapor Ünitesi: Programda hangi rapor ünitesinin öndeğer geleceği "Kullanıcı Seçenekleri" ile belirlenebilir. Rapor alınmak istendiği zaman öndeğer seçilen rapor ünitesine göre alınmaktadır.
Tablo ünitesi rapor tasarımlarındaki tablo kolonlarına göre listeleme yapar. Hangi kolonların ve hangi alanların listeleneceği tablo kolonlarında seçilir.
Satırlar için tanımlı kolon bilgisi varsa mutlaka başlık bilgisi içinde olmalıdır.
Tablo kolonlarında seçilen bilgiler standart bir şekilde gridin kolon ve satırlarına yerleştirilir.
Kolon Gizle / Göster / Taşı: Bu özellik listelenen bilginin sol üst köşesindeki düğmeden çalıştırılır. Rapordaki mevcut kolonlar listelenir ve yanlarında işaretli olarak gelir. Bu alanlardan işaretler kaldırılarak ya da eklenerek raporda gözüküp gözükmemesi sağlanabilir.
Gizlenen kolonlar tekrar listelenebilir. Mouse yardımı ile gösterilen kolonlar için yer değişikliği yapılabilir.
Aynı özellikler ilgili kolonlar üzerinde mouse ile sağ klik tuşuna basılarak yapılabilir.
Kolonlar Arası Yer Değiştirme: Tablo rapor alındıktan sonra listelenen kolonlar kullanıcının isteğine göre yer değiştirebilmektedir. Kolon mouse ile seçildikten sonra istenilen kolona sürükle ile taşınabilir.
"TARİH" kolonu taşınmadan önceki durumu
"TARİH" kolonu taşındıktan sonraki durumu
Sıralama Özelliği: Bu özellik sıralama yapılacak kolon üzerine tıklanarak aktif edilir. Raporda listelenen tüm kolonlara göre sıralama yapılabilir. Sıralama yapılan kolon üzerinde ok işareti gelir. İlk tıklamada metin ve sayısal alanlarda listeleme küçükten büyüğe doğru olur. Aynı kolon başlığı tekrar tıklanırsa listeleme büyükten küçüğe olur. Tarih alanlarında ise sıralama yeniden eskiye doğrudur, aynı alan tekrar seçilirse sıralama eskiden yeniye doğru değişir.
Kolonlar üzerinde birden fazla kolona göre sıralama yapılabilir. "Shift + Mouse" ile kolon başlıkları 2.cil 3.cül.. olarak sıralanır. Sıralamayı kaldırmak için ilgili kolonun başlığına "Ctrl + Mouse" ile tıklanır. Sağ menüden "Sıralamayı İptal Et" seçilir. Böylelikle sıralama özelliği kaldırılabilir.
Tablo raporlarında tüm kolonlara göre sıralama yapılabilmektedir.
Filtre: Herhangi bir kolon başlığı üzerindeki ok işaretine basılarak filtre ekranı açılabilir. "Hepsi" seçilirse ilgili kolondaki tüm satırlar listelenir. Yanına işaret konularak / kaldırılarak istenen seçimlerin filtre edilmesi sağlanabilir.
Özel Filtre: Özel seçeneğine girilerek özel filtre ekranından bilgilerin istenen koşullarda filtre edilmesi sağlanır. Burada Büyük, Küçük, Eşit, Benzeyen, Farklı gibi parametreler kullanılabilir.
Bir başka filtre verme yöntemi de şudur: Rapor içerisinde üst menüden Filtre Satırı seçilirse kolonların altında filtre satırı açılır. Bu satıra filtre edilecek alan adı yazılabilir. Örneğin Cari Hesap Unvanı alanına A1 A.Ş yazılırsa yalnızca ilgili cari hesaba ait kayıtlar listelenecektir. Bu filtre alanında "Soru İşareti" karakteri bir, "Yıldız" ise tüm karakterler anlamına gelir.
Filtre satırı ile tüm kolonlara göre filtre verilebilir.
Filtre verildikten sonra tekrar filtre verilmek istendiği zaman, alt menüde bulunan filtreler alanının sonundaki "Özelleştir" alanından yeni filtre verilebilir veya filtre değişikliği yapılabilir.
Tanımlı Kolonlar: Tablo olarak alınan rapora yeni kolon eklemek gerektiğinde, Tanımlı Kolonlar alanından Ekle işlemi ile Sayısal, Metin ve Tarih tipinde alanlar eklenebilir. Değiştir işlemi ile eklenen kolonlar üzerinde değişiklik yapılabilmektedir.
Yeni Kolon Adı: Eklenecek olan kolon adı bilgisidir. Boş olarak geçilemez. Kolon ismi verildikten sonra Ekle işlemi yapılabilir.
Ekle: Yeni kolon eklendiği zaman kullanılmaktadır. Eklenen kolonun kolon tipi kullanıcı tarafından özelliğe göre seçilmelidir.
Formül Hesaplama penceresinde fonksiyonlar kullanılarak hesaplama yada değerler tanımlanabilir.
Genel Toplam = FATURA TOPLAMI + TOPLAM KDV
İstenilen bilgi:
Genel Toplam = Col(8)+Col(11)
Formül hesaplama penceresinde yazılabilir.
Kolonlar alanında Sayısal alanlar toplandığı zaman yeni kolon tipi Sayısal olmalıdır. Yeni kolon tipi yanlış seçildiği zaman "Hesaplama sırasında hata oluştu" mesajı alınmaktadır.
Değiştir: Daha önceden eklenen kolon üzerinde değişiklik yapılacağı zaman kullanılır. Eklenen kolon değiştirildiği zaman kolon tipi kullanıcı tarafından değiştirilememektedir.
Formül Kullanımı
Standart fonksiyonlara ek olarak, kırmızı kutuyla belirtilen 3 fonksiyonu eklenmiştir. Kullanımları şu şekildedir:
COL(): İçerisindeki parametreyle belirttiğiniz kolondaki değerleri sırayla almaktadır.
CELL(,): Kolon ve Satır olmak üzere iki parametresi vardır. (Ör: CELL(2,5) derseniz 2. kolonun 5.satırı anlamına gelmektedir.)
ROW(): Bu fonksiyon her satırda artan bir sayaç gibi davranmaktadır. Fonksiyonlar penceresine çift tıklandığında öndeğer olarak ROW(0) ekleniyor. Tek başına kullanımı çok anlamlı durmasa da CELL komutu ile kullanılabilir. Mesela CELL(2,ROW(-1)) formülü ikinci kolonun 1 satır öncesinden başlayarak verileri alır. Bunun dışında 1 den satır sayısına kadar artan bir sayaç olarak da kullanılabilir. Olmayan satırlar için "0" değeri gelmektedir.
Pencerenin sol altındaki düğme, pencereyi kapatmadan formülü çalıştırıp hata var mı diye kontrol etmek için kullanılır. Hata yoksa "Formülde yazım hatası yok" mesajı alınmaktadır.
Örnek: Satış Faturaları Dökümü raporunda "Genel Toplam" diye bir alan eklenip "FATURA TOPLAMI" alanı satır toplanması isteniyorsa eğer,
Formül Hesaplama: Col(8)+CELL(21,ROW(-1))
Col(8): kolonlar alanında yer alan FATURA TOPLAMI kolonudur.
CELL(21,ROW(-1)): 21 – yeni eklenecek olan "Genel Toplam" kolonunun numarasıdır. ROW(-1) bir önceki satır bilgisidir. 21. kolonun bir önceki satırı anlamına gelmektedir.
Gruplama Özelliği: Raporda listelenen bilgilerin istenilen kolon ya da kolonlara göre gruplanmasını sağlar.
Hangi kolona göre gruplama yapılacaksa o kolon başlığı "Gruplamak istediğiniz kolonun başlığını buraya sürükleyin" yazan üstteki bölüme sürüklemek ve bırakmak yeterlidir.
Grupların detaylarını görmek için yanlarında bulunan "Artı" tuşları kullanılır. Ayrıca tüm artıların açılması ya da kapanması içinde sağ klikte Tüm Grupları Genişlet, Tüm Grupları Daralt seçimleri kullanılabilir.
İstenirse gruplama sonrası başka kolonlarda sürükle bırak yapılarak iç içe gruplar oluşturulabilir.
Grup bazında hesaplama istenildiği zaman sağ klikten fonksiyon tipi seçilir. Hesaplamaların sadece seçilecek satırlara göre yapılması mümkündür.
Grup Alt Bilgileri Her Zaman Görünsün: Gruplama işlemi yapıldıktan sonra gruplama ile ilgili toplam alanları eklenip gruplar daraltıldığında eklenen toplam bilgilerinin görünmesi için sağ klikten "Grup alt bilgileri her zaman görünsün" seçilebilir.
Hesaplama Fonksiyonları: İstenilen bir kolona göre toplam, ortalama, maksimum ya da minimum değer hesaplatılabilir. Hesaplama için Hesaplama Fonksiyonu bölümünden kolonlarda hangi kolona göre hesaplama istendiği seçilir. İşlemde yaptırılacak işlem seçilir. "Ekle" denildiğinde ilgili kolonun altına hesaplama sonucu gelir. Hesaplamayı silmek için ise ilgili kolonda iken "Sil" yazmak yeterlidir.
Ayrıca satırlar üzerinde sağ klik yapıldığı zaman "Sadece seçili satırlar hesaplansın" işaretliyse, sadece mouse ile seçili satırları hesaplar ve seçim her değiştiğinde otomatik günceller. "Boş alanlar hesaplamaya dahil edilmesin" işaretliyse, hiçbir veri içermeyen satırlar hesaplama fonksiyonlarına dahil edilmez. Örneğin bir kolonda bazı satırlar boş olsun, normalde ortalama alınırken o satırlar için sıfır "0" değeri kullanılır ama bu seçenek seçilirse ortalamaya hiç dahil edilmezler.
Tasarım Kaydet / Yükle İşlemi: Tablo rapor olarak alınan raporun, üzerinde değişiklikler yapıldıktan sonra tekrar alındığı zaman aynı formatta alınabilmesi için kullanılır.
Dosyaya Kaydet / Dosyadan Yükle: Dosyaya Kaydet işaretlenerek Kaydet işlemi yapıldığı zaman tablo rapor tasarımını diske TRL uzantılı dosya olarak yazmaktadır. Fiziksel olarak dışarı yazılan TRL uzantılı dosya bir başka firmada yada aynı firmada Dosyadan Yükle işaretlenerek Yükle işleminden içeri alınabilir.
Tasarımı Kaydet: Dosyaya Kaydet işaretlenmeden Kaydet işlemi yapıldığı zaman tablo rapor tasarımını veri tabanında "L_TABLELAYS_001" firma uzantılı tabloya yazmaktadır.
Öndeğer olarak kaydedildiği zaman herhangi yükleme işlemi yapmadan öndeğer rapor tasarımı yüklenebilir. Öndeğer işaretlenmediği zaman Dosyadan Yükle işaretlenmeden Yükle işleminden içeri alınabilir.
Program içerisinde veriler girilerek yeni bilgilerle rapor alındığı zaman tablo tasarımı aynen kalmaktadır, içerik güncellenmektedir.
Tasarım kaydetme işlemi, kolon gurupları, filtreler, sıralamalar, toplamlar, varsa eklenen yeni kolonlar ve grafikleri kapsamaktadır.
Dosyaya Kaydet İşlemi: Tablo rapor olarak alınan rapor üzerinde değişiklikler yapıldıktan sonra; "Dosyaya Kaydet" işlemi ile birlikte Excel, HTML ve XML dosyası olarak kaydedilebilmektedir.
Kaydederken Tüm Grupların İçeriği Genişletilsin: Listelenen tablo raporunda gruplama özelliği varsa ve grupların içeriği genişletilerek kaydedilmesi isteniyorsa "Kaydederken tüm grupların içeriği genişletilsin" işaretlenerek kaydedilebilir.
Sadece Seçili Satırlar Kaydedilsin: Listelenen tablo raporunda sadece istenilen satırların kaydedilmesi isteniyorsa Sadece Seçili Satırlar Kaydedilsin işaretlendikten sonra hangi satırların kaydedilmesi isteniyorsa mouse ile seçildikten sonra kaydedilmesi sağlanabilir.
Dosya Türü alanından Excel haricinde HTML ve XML olarak seçilerek ilgili türde rapor kaydedilmesi sağlanabilir.
Yazıcı: Tablo olarak alınan rapor üzerinde değişiklikler yapıldıktan sonra "Yazıcı" seçeneğinden yazıya döküm gönderilebilir.
Sayfa Düzeni: Tablo olarak alınan rapor yazıcıya gönderilmeden önce Sayfa Düzeni işleminden yazıcı çıktısı ile ilgili düzenlemeler yapılabilir.
Yönlendirme penceresinden Dikey veya Yatay döküm alınacağı seçilebilir. Kağıt alanından yazıcıdan döküm alınacak olan kağıt türü ve boyutları seçilebilir.
Baskı Ön İzleme alanında yapılan değişiklikler izlenebilir yada Yazdır alanından yazıcıdan döküm alınabilir.
Yazıcıdan alınacak olan dökümün kenar boşlukları tanımlanabilir.
Baskı Ön izleme: Tablo olarak alınan rapor üzerinde değişiklikler yapıldıktan sonra yazıcıya göndermeden önce "Baskı Ön izleme" ile yazıcıdan nasıl çıkacağı izlenebilir ve sayfa formatında değişiklikler yapılabilir.
Ekrana alınan raporda "Tasarla" işlemi ile "Raporu Biçimlendir" penceresi açılmaktadır.
Grafik: Tablo olarak alınan raporun, "Kolon Ekle" ile yeni kolon eklenerek veya listelenen kolonlar dikkate alınarak Grafik olarak alınması sağlanabilir.
Alan Adı kriter seçimi, Değerler raporlamanın hangi değerler üzerine olacağını belirlemek içindir.
Görüntülenen grafik şekli, Diyagram seçimi ile değiştirilebilir.
Özelleştir: Grafikte yer alan listelenen bilgilerde değişiklik yapmak için kullanılır.
Seriler: Grafikte listelenen değerler işaretli olarak gelir, işaretler kaldırılarak grafikten kaldırılması sağlanabilir.
Seçenekler: Grafikte listelenen bilgilerin grafiğin neresinde gösterileceği seçilmektedir.
Sıralama: Grafikte listelenen birden fazla değer varsa hangi sırada listeleneceği seçilebilir.