e-Fatura Kullanıcı Hesabı Açılması
e-Fatura uygulamasından yararlanmak için gerekli şartları taşıyanların öncelikle bir kullanıcı hesabı oluşturmaları gerekir.
Aşağıda sayılan belgelerle birlikte "Gelir İdaresi Başkanlığı'na" yazılı başvuruda bulunulur:
- Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanan “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi” ile, Tüzel kişiler için “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesinin" imzalı aslı,
- Şirket kuruluş sözleşmesi Ticaret Sicil Gazetesinde 1/10/2003 tarihinden önce yayımlanmışsa, ilgili ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde "Başkanlık" tarafından onaylanmak üzere fotokopisi - sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde "Başkanlık" tarafından onaylanmak üzere fotokopisi - gerekir.
- Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği gerekir.
- Başkanlık tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan gerçek kişi mükelleflerin kullanıcı hesapları "Başkanlık" tarafından tanımlanarak aktif edilir.
Başvurusu uygun bulunan tüzel kişilere verilen bilgiler şunlardır:
- Kullanıcı hesaplarının tanımlandığı ve uygulama bünyesinde kullanmak zorunda oldukları Mali Mühür sertifikalarını TÜBİTAK-UEKAE Kamu Sertifikasyon Merkezinden temini işlemlerine başlayacağı bilgisi verilir.
- Bedeli KAMU SM hesabına yatırılan sertifikalar KAMU SM tarafından başvuru sahibi tüzel kişilere teslim edilir.
- Başkanlık tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan tüzel kişi mükelleflerden mali mühürlerinin temini işlemlerini yerine getirenlerin kullanıcı hesapları "Başkanlık" tarafından tanımlanarak aktif edilir.
- Hesaplarının aktif hale gelmesi ile birlikte kullanıcılar, herhangi başka bir işlem yapmalarına gerek kalmaksızın e-Fatura portalı aracılığı ile uygulamada tanımlı diğer kullanıcılara e-Fatura göndermeye ve almaya başlayabilir.
e-Fatura Entegrasyon Başvurusu aşağıdaki şekilde yapılır:
- e-Fatura uygulamasına bilgi işlem sistemlerini entegre etmek isteyenlerin entegrasyon başvurusunda bulunmaları gerekir. Entegrasyon başvurusu kullanıcı hesabı oluşturma işlemi başvuru ile birlikte yapılabileceği gibi kullanıcı hesabı oluşturulduktan sonra da yapılabilir.
- Ön hazırlıklarını tamamlayanlar, sistemlerini ve fatura ile ilgili süreçlerini açıklayan dokümanlarla birlikte "Başkanlığa" yazılı olarak başvuruda bulunması gerekir.
- Başvurusu uygun bulunanlara, entegrasyon işlemlerine başlayacakları bilgisi yazı ile bildirilir.
- Entegrasyon sürecini başarı ile tamamlayan mükellefler, Başkanlığın konuya ilişkin yazısı üzerine, gerçekleştirdikleri entegrasyon aracılığı ile e-Fatura uygulamasını kullanmaya başlar.
Mali Mühür Başvurusu aşağıdaki şekilde yapılır:
- Oluşturulan e-Faturaların veri bütünlüğü ve inkar edilemezliğinin sağlanması için gereken elektronik “Mali Mühür” cihazı için “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesinin" doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalandıktan sonra "Gelir İdaresi Başkanlığı'na" ulaştırılması gerekir.
- GİB tarafından yapılan değerlendirme sonrası başvuruları uygun bulunanların kullanıcı hesapları tanımlanır. Hesaplarının tanımlandığı bilgisi kendilerine iletilenler, mali mühürlerinin temini (TÜBİTAK-UEKAE) işlemlerini yerine getirmesi gerekir.
- Mali Mühürü ulaşanlar, başvuruda bildirdikleri yetkilileri aracılığı ile mali mühür sertifikalarının aktivasyon işlemini (Mali mühür cihazına ait şifre) gerçekleştirmeleri gerekir.