Logo Bulut İK İşe Giriş ve İşten Çıkış Süreci modülü, işe giriş ve işten çıkış süreçlerini şeffaf, düzenli ve etkili bir şekilde yönetmeyi amaçlamaktadır.
Bu modül ile;
- İşe giriş ve işten çıkış süreçleri pozisyon, kurum, bölüm ve birim gibi filtreler verilerek yönetilebilir
- İşe giriş ve işten çıkış için planlanan görevler sıralı veya eş zamanlı olarak başlatılabilir
- Yöneticiler ekibindeki çalışanların görevlerini takip edebilir ve gerektiğinde bu görevleri ekibindeki başka çalışanlara atayabilir.
- İnsan Kaynakları Yöneticisine görev atanabilir ve işe başlayacak çalışanın rolüne bağlı eğitimleri planlaması için bilgi verebilir.
- İşe başlayacak olan çalışana sistemde tanımlı gerekli belgelerin bilgileri gönderilebilir.
İşe giriş ve işten çıkış süreçlerini yönetmek için ilk adım görev tanımlarının eklenmesidir.
İşe Giriş ve İşten Çıkış Süreci> Tanımlar> İşe Başlatma Görevleri ekranına gelinir. Sol alt köşede bulunan ekle butonu ile yeni bir tanım ekleme ekranı açılır.
Kod bilgisi otomatik olarak dolu gelir, kullanıcı isterse değiştirebilir.
Açıklama alanı görevin açıklama bilgisidir. Burada yazılan açıklama bilgisi görev gönderilen çalışanların çalışan portalında görev adı kısmında gözükür.
Görevlendirme Yapılacak mı?-Hayır seçimi yapılmaz ise tanımlanan görev tanımı için sadece bilgilendirme e-postası gönderilir ve görev başladığında otomatik olarak tamamlandı statüsüne geçer. Bu göreve örnek olarak işe başlayacak bir çalışana "Aramıza Hoş Geldin" e-postası gönderilmesi denilebilir. Bu görev aksiyon bekleyen bir görev değildir.
Görevlendirme Yapılacak mı?-Evet seçimi aksiyon alınacak görevler için kullanılır. Evet seçimi yapıldığında bu görev görevli kişilerin çalışan portalına düşer.
Görev Tamamlanma Süresi gün cinsinden girilir. Burada girilen gün sayısına göre alınacak aksiyon Süre Sonunda Yapılacak İşlem alanından belirlenir.
Süre Sonunda Yapılacak İşlem alanı Hatırlatma e-postası gönderilsin ve Tamamlandı Kabul Edilsin seçeneklerini içerir.
Bu alanda ki seçeneklerin davranış şekli Sistem Ayarları> Öndeğer ve Parametreler> Genel> Öndeğer ve Parametreler> İşe Giriş ve İşten Çıkış Süreci ekranında parametreler alanından belirlenir.
Burası
Kullanıcı, görev tanımları oluştururken sadece bilgilendirme amaçlı e-postaların gönderilmesi gereken görevleri tanımlayabilir ya da aksiyon alınması gereken görevleri belirleyebilir. Örneğin, işe başlayacak bir çalışana "aramıza hoş geldin" e-postası gönderilmesi bilgilendirme amaçlı bir görevken, "mail adresinin açılması" aksiyon gerektiren bir görev örneği olabilir.
Görev tanımları ekledikten sonra, bu tanımları kullanarak işe başlama senaryoları oluşturulur. Senaryo tanımları içindeki görevler senaryoya özgü olarak güncellenebilir ve sıralanabilir. Her görev için başlatma koşulu verilebilir. Bu sayede görevler sıralı ya da eş zamanlı başlatılabilir. Örneğin, bir görevin tamamlanabilmesi için öncesinde başka bir görevin bitmiş olması gerekebilir, mesela "giriş kartı çıkarılması" görevi için önce "mail adresinin açılması" görevinin tamamlanması gerekebilir.
Senaryo tanımları oluşturulurken, her senaryonun geçerli olacağı kurum, işyeri, pozisyon gibi filtreler belirlenebilir. Bu sayede uygun olmayan senaryoların çalışanlar için uygulanması engellenebilir.
Senaryo tanımları eklendikten sonra, toplu işlemler veya tek seferlik hareket eklemeleriyle işe başlayacak çalışanlar için senaryo tanımları çalıştırılabilir. . Bu sayede işe başlatma görevleri otomatik olarak görev sahibi kişilere iletilir. (İşe başlayacak olan çalışana senaryonun çalıştırılması için öncesinde çalışan kartının ürün içinde açılmış olması gereklidir.)
Görev sahibi kişiler, tamamlaması gereken görevin bilgisini ilk olarak e-posta yoluyla alır. Daha sonra, bu görevi üstlenen çalışan, çalışan portalına giriş yaparak tamamlanması gereken görevleri listeler. Görevli çalışan, portalda görev bilgisi içine girerek görev detaylarına erişebilir ve bilgilendirme mesajını görüntüleyebilir. Görevi tamamladıktan sonra yine portal üzerinden aksiyon alarak görevi tamamladığına dair bilgi notunu girer.
Bu sürecin sorunsuz çalışabilmesi için yapılması gerekenler:
Çalışanların mail adreslerinin açılması
Kurumsal portal yetki gruplarının tanımlı olması