LOGO ÜRÜNLERİNDE e-FATURA SÜRECİ
e-Fatura Nedir?
- e-Fatura kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgileri içermelidir.
- Veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir. Açık bir standardı olan XML tabanlı UBL-TR kullanılarak oluşturulmaktadır.
- e-Faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı aracılığı ile satıcı kurumdan alıcı kuruma iletilir.
Neden e-Fatura?
- e-Fatura uygulamasında amaç tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmaktır.
e-Fatura Senaryoları :
- Ticari Fatura'nın Temel Fatura'dan farkı e-faturaya sistem üzerinden itiraz imkanı sağlamasıdır.
- Alınan Ticari Fatura'ya e-Fatura Uygulaması üzerinden RED/ KABUL
mesajı gönderilmesi imkanı vardır.
- Temel Fatura'ya itiraz ise e-Fatura Uygulaması üzerinden değil harici yollarla yapılabilmektedir.
- Her iki fatura da sistemler tarafından alınmak zorundadır.
- İADE faturalarının senaryosu Temel olmak durumundadır ve fatura tipi İADE olan e-faturalara uygulama yanıtı gönderilememektedir.
- e-fatura için birden fazla uygulama yanıtı gönderilmemektedir.
- e-Fatura için gönderilen veya alınan ilk başarılı uygulama yanıtı geçerli olacaktır.
e-Fatura Belgeleri
- Zarf ; Gönderilen belgenin hangi adrese gideceği bilgisini taşıyan belgelerdir.
- e-Fatura ; İçerisinde mükellefin veya müşterisi olduğu Özel entegratörün mali mühürünün bulunduğu bir faturada olması gereken alanların olduğu belgelerdir.
- Uygulama Yanıtı ; İçerisinde Ticari düzenlenen faturalara verilmesi gereken kabul-red yanıtlarının bulunduğu belgelerdir. Gelen faturaya uygulama yanıtı 8 iş günü içerisinde verilmez ise faturalar KABUL edildi sayılır.
- Sistem Yanıtı ; Gönderilen e-Fatura ve uygulama zarflarının hata alıp almadığını ve zarfın sistemdeki yerini belirtmek amaçlı mükelleflerin ve GİB sunucusunun otomatik olarak verdiği cevaplardır.
LOGO ÜRÜNLERİNDE e-FATURA
Kullanmış olduğunuz muhasebe programında Firma Tanımı içersinde bulunan e-Devlet sekmesinde e-Fatura Kullanıcısı alanını işaretledikten sonra posta kutusu birim etiketi ve gönderici birim etiketlerin girilmesi gerekmektedir.
Oluşturacağınız e-Faturaya Gelir İdaresi Başkanlığının belirlemiş olduğu şablon ile numara verebilmek için kullanmış olduğunuz muhasebe programında Kayıt Numaralandırma alanından e-Fatura için şablon oluşturulması gerekmektedir.
LogoConnect e-Fatura Bağlantı Ayarları : Logo Özel Entegratörlük
Logo Özel Entegratörlük hizmeti alan kullanıcılar için seçilmesi gereken bağlantı türüdür.
- Bağlantı ayarı : seçeneği ile Logo Özel Entegratör bağlantı ayarı otomatik gelir.
- Kullanıcı Adı : Entegratör hesap işlemleri yapıldıktan sonra e-mail ile müşteriye gönderilen kullanıcı adıdır. Öndeğer olarak firmaların vergi numarası veya kimlik numarasına karşılık gelir.
- Şifre : Entegratör hesap işlemleri yapıldıktan sonra e-mail ile müşteriye gönderilen kullanıcı şifresidir.
- Proxy Sunucu : Proxy sunucusu kullanılıyor ise tanım yapılmalıdır.
- Mühürleme Sunucuda Yapılacak : Firmanın mühürleme işlemi özel öntegratörlüğün sorumluluğuna verdiğini gösteren parametredir. Mühürleme ve zarflama işlemi faturalar paketlenip gönderildikten sonra Entegratör sunucusunda yapılır.
LogoConnect Doküman Parametreleri (e-Fatura / Giden) :
- Şematron Kontrolü Yapılacak : GİB'in şematron kontrolü sonucu hata vereceği e-faturaların Connect'ten gönderilmeden önce hatanın belirlenmesi ve düzeltilmesi için
oluşturulmuş parametredir.
- Mühürlemeden Önce Seçilen Sertifikayı Doğrula : Mühürleme işleminden önce sertifika doğrulama işlemi otomatik olarak yapılır. (Bu seçenek mühürleme Connect'te yapılıyor ise aktif gelir.)
- Mühürden Sonra İmzayı Doğrula : Mühürleme işleminden sonra imza doğrulama işlemi otomatik olarak yapılır. (Bu seçenek mühürleme Connect'te yapılıyor ise aktif gelir.)
- Paketleri Gruplayıp Birleştir : Bağlantı türü entegratör olan kullanıcılarda aktif gelir. Aynı cariye ait e-faturaların aynı pakette gönderimini sağlar.
- Belge Durumunu Otomatik Sorgula : Bağlantı türü entegratör ve entegrasyon olan
kullanıcılarda aktif gelir. Bu parametre ile sunucuya gönderilen zarfların durum kodları Connect – e-Fatura - Giden Kutusu ve Arşiv Giden Kutusu altında görülebilir. Durum sorgulama işlemi e-fatura üzerinde F9 menüsünden manuelde yapılabilir. Parametrenin işaretli olması halinde zarflarların durumu gönder-al işlemi ile otomatik sorgulanır
- Sunucuda İmzalanan Belgeleri Otomatik İndir : Sunucuda imzala seçeneği işaretli ise aktiftir. Sunucuda imzalanan belgelerin Connect'te indirilmesi sağlanır. Bu şekilde gönderilen faturanın imzalı hali saklanmış olur.
- Fatura UBL'ini ERP'ye Kaydet : Oluşturulan e-faturanın UBL'inin ERP'ye kayıt edilmesini sağlanayan parametredir. Bu parametre sayesinde ERP de e-faturaların görüntülenmesi sağlanabilir.
- KETS Dokümanlarını Ek Belge Olarak Gönder : Gönderilen e-fatura zarfı içerisinde ek belge gönderilmesini sağlayan parametredir.
- Başarıyla Gönderilen Zarfın Tekrar Gönderilmesine İzin Verilsin : Zarf durumu 1300 başarılı olan faturaların LogoConnect'ten tekrar gönderilmesine izin veren parametredir.
- Fatura Gönderiminde "Mühüre Gönder" Adımı Kullanılacak : e-Fatura Gönder ekranına 2. adım olarak Mühüre Gönder sekmesinin eklenmesini sağlayan parametredir.
- Zarftaki Fatura Sayısı ve Zarf Boyutu : Gönderilen zarfın içerisine gönderilebilecek aynı cariye ait olan maximum e-fatura ve uygulama yanıtının sayısının ve boyutunun belirlendiği parametrelerdir.
LogoConnect Doküman Parametreleri (e-Fatura / Gelen) :
- Faturayı Kaydetmeden Önce Göster : Gelen e-faturanın ERP'ye kayıt edilmeden önce görüntülenmesini sağlayan parametredir.
- Fatura Yeniden Numaralandırılsın : Gelen e-faturaların ERP'ye Satınalma Faturaları Numara Şablonu ile kayıt edilmesini sağlayan parametredir. Bu parametre işaretli iken kayıt edilen e-faturaların belge numarası alanında gelen e-faturanın orjinal numarası yazılır. Bu parametre ile aynı numaralı e-faturaların gelmesi halinde sorunsuz ERP'ye aktarım yapılabilmesi sağlanır. Aksi halde gelen belgenin numarası "fiş numarası" alanına yazılır.
- Tanımlı Muhasebe Kodlarını Kullan : Gelen e-faturanın ERP'de tanımlı olan muhasebe kodlarına göre kayıt edilmesini sağlayan parametredir.
- Tüm Satırların Tipi "Hizmet" İse, "Alınan Hizmet Faturası" Olarak Ekle : Gelen fatura UBL'inde tüm satırların tipi "Hizmet" ise "Alınan hizmet faturası" olarak eklenir.
- Faturayı Öneri Olarak Kaydet : ERP'ye kayıt edilen e-faturanın öndeğer öneri olarak kayıt edilmesini sağlayan parametredir.
- Gelen Faturayı Cari Hesap Kartı İle İlişkilendir : Gelen belgenin sistemdeki cari hesap ile ilişkilendirip ilgili hesap kartının bulunabilmesi için ilgili seçenek işaretlenir.
- Cari Hesap VKN/TCKN+Etiket İle Bulunmazsa, Etiketsiz Aransın : Cari eşlemenin yapılamaması halinde cari hesabın ticari sistemde aranması sırasında sadece VKN/TCKN bilgisi göz önünde bulundurulur.
- Fatura Alınırken Eşleme Hatası Kontrölü Yap : Fatura alındığında eşleme hatası olup olmadığı kontrol edilir.
- RED Uygulama Yanıtı Kaydedildiğinde Fatura İptal Edilsin : Gelen Red uygulama yanıtı kayıt edilince ERP'de faturanın otomatik olarak İptal edilmesini sağlayan parametredir.
- Fatura kaydedilirken satır-irsaliye eşlemesi kontrölü yapılacak : Parametre işaretlendiğinde e-faturalar kaydedilirken çoklu irsaliye içerenlerin satır-irsaliye eşlemeleri yapılmamışsa, kullanıcıya uyarı verilir; kullanıcı seçimine göre ilerlenir ya da eşleme ekranına yönlendirilir.
- Fatura UBL'ini ERP'ye kaydet : Oluşturulan e-faturanın UBL'inin ERP'ye kayıt edilmesini sağlanayan parametredir. Bu parametre sayesinde ERP'de e-faturaların görüntülenmesi sağlanabilir.
- İade faturalarının iade işlemi referansı yok ise "güncel maliyet" seçeneği kullanılsın : Gelen iade faturasının UBL'inde gönderilen satış faturasının referans numarası olmadığı durumlarda iade tipinin öndeğer olarak güncel maliyet olarak gelmesini sağlayan parametredir.
- Birim eşlemesi sırasında evrensel kod kontrolü yapılmasın : Parametre işaretlendiğinde gelen e-faturanın içerisindeki birimler ile ERP'deki farklı birim kodlarının eşlenmesi sağlanabilir.
- Aynı zarfın alınmasına izin ver : Connect'te aynı zarfın tekrar alınmasına izin veren parametredir.
- Uygulama Yanıtlarının etiket bilgisi cari hesap kartından okunsun : Gelen e-faturaya verilen uygulama yanıtının etiket bilgisi gelen e-fatura zarfından değil cari karttan alınır.
- Ek belgeleri KETS'e kaydet : Gelen e-faturanın içerisindeki ek belgeleri KETS modülüne kaydeder.
KABUL-RET işlemi Seçenekleri :
- Connect : Gelen ticari faturanın uygulama yanıtının Connect'te oluşturulmasını sağlayan parametredir.
- Ticari Sistem : Gelen ticari faturanın uygulama yanıtının ERP'de oluşturulmasını sağlayan parametredir. Bu parametre işaretli iken kayıt sırasında uygulama yanıtı ekranı gelmez.
- *Bu parametrenin ERP'de çalışabilmesi için ERP->Satınalma Parametreleri altındaki 'Gerçek Durumdaki e-Faturalar Değiştirilebilsin' parametresinin işaretli olması gerekir.
- Web Portal : Gelen ticari faturanın uygulama yanıtının Logo Özel Entegratörlük'te oluşturulmasını sağlayan parametredir.
LogoConnect e-Fatura Cari Hesap Parametreleri :
- Genel ve cariye özel şablonların seçildiği ekrandır.
Görüntü Şablonu : Oluşturulacak olan e-faturanın görüntülenmesini sağlamak amacıyla kullanılan XSLT altyapısında yazılmış şablonlardır.
Ticari Ürün Tarafında e-Fatura Oluşturma
Kullanılan muhasebe programında fatura oluştur ekranında yeni bir fatura kaydı açılır. e-Fatura mükellefi olan cari fatura içersinde alıcı alanında şeçildikten sonra fatura içerisine e-fatura logosu sistem tarafından otomatik olarak gelmektedir. Malzeme, miktar,fiyat bilgileri grildikten sonra fatura kaydedilir.
Muhasebe programında girilen kayıt kaydedildikten sonra statüsü aşağıdaki şekilde ''Gib'e Gönderilecek'' olarak güncellenir.
Logo Connect e-Fatura Gönderimi
Durumu Gib'e gönderilecek olan e-fatura Connect e-Fatura Gönder ekranına Onaylanacak-Mühürlenecek sekmesine düşecektir. Bu alanda Onayla-Mühürle-Paketle-Gönder adımları takip edilerek faturanın gönderimi sağlanır.
- Mühürlenecek - Onaylanacak
- Zarflanacak - Paketlenecek
Gönderilen e-Faturanın Takibi
e-Fatura – Giden Kutusu\Arşiv Giden Kutusu
Entegratör ve Entegrasyon kullanan kullanıcılar gönderilen faturalarını e-Fatura – Giden Kutusu ve Arşiv Giden Kutusu ekranlarından F9 durum sorgulama yaparak sorgulayabilir. Doküman Parametrelerindeki "Belge Durumunu Otomatik Sorgula" seçeneği işaretli ise gönder-al işlemi sırasında fatura durumları otomatik sorgulanır.
