Depozitolu olarak alınan ya da satılan malların takibi yapılır, miktar ve tutar bilgileri ile izlenir. Depozitolu malların alış ve satışında KDV alınmamakta, bu mallar miktar ve tutar olarak izlenmektedir. Örnek vermek gerekirse meşrubat üretici ve dağıtıcıları boş şişelerin de takibini yapmakta belirli cari hesaplara bunları depozitolu olarak vermekte ve daha sonra iade almaktadırlar.

Bir malın depozitolu olup olmadığı malzeme kartı açılırken kayıt türü seçilerek kaydedilir. Stok bölümünden yapılan depozito işlemleri, depozitolu mal alımı ve depozito iadesi olmak üzere ikiye ayrılır.

Kayıt türü Depozitolu olan stoklar, satınalma irsaliyelerinde iki şekilde işlem görebilir:

• Depozitolu mallar diğer stoklar gibi alınabilir. Eğer depozitolu malzeme için kayıt türü Ticari olan bir malzeme kartı açılmışsa, fiş ve faturada tüm bilgiler ilgili depozitolu malzeme için de satırda kolonlarda girilir. KDV dahil tüm alanlara alım bilgileri kaydedilir.
• Normal alım/satış işlemi dışında depozitolu mal işlemi olarak girilebilir. Bu durumda fiş satırında satır türü D (Depozitolu) olarak belirlenir. Bu durumda bu satırda yalnızca kayıt türü Depozitolu olarak belirlenen stoklar için işlem yapılır.

Miktar kolonuna alınan/satılan ya da iade edilen miktar belirtilir. Depozitolu malların alışında KDV söz konusu değildir. Depozito işlem satırlarına indirim, masraf ve promosyon uygulanmaz. Ayrıca fiş geneline uygulanan indirim, masraf ve promosyonlar, tipi depozito olan fiş satırlarını etkilemeyecektir. Gerek fiş satırı gerekse fiş geneli için alım koşulları uygulandığında, satır türü D (Depozitolu) olan fiş satırları bu uygulamadan etkilenmeyecektir. Sipariş işlemlerinde depozitolu işlem satırları yer almaz. Satınalma siparişi için depozitolu işlem söz konusu ise, depozito işlemleri sipariş irsaliye ve/veya faturaya aktarıldığında satınalma irsaliye satırlarında kaydedilir.

Depozitolu Malların İadesi

Depozito iadesine ilişkin işlemler için iade irsaliyesi satırlarında miktar alanında, iade edilen miktardan önce tire "-" işareti konulur. Satınalma irsaliyesi Miktar kolonunda tire "-" işareti olan fiş satırları program tarafından çıkış işlemi olarak dikkate alınır.

İrsaliyelerin Faturaya Aktarımında Depozito Satırları

Depozitolu malzeme alım/satış bilgileri doğrudan mal alım/satış faturası ile kaydedildiğinde alınan/satılan malzeme ve bu depozitolu mal fatura satırlarından işlenir. Faturanın irsaliyesi program tarafından otomatik olarak oluşturulur. Depozitolu işlem bilgilerini içeren satınalma/satış irsaliyesi faturaya aktarıldığında, irsaliyedeki D (Depozito) türündeki tüm satırlar faturaya aktarılır.