Tüm program bölümlerinden yapılan işlemler belirli bir tarihten itibaren kesinleştirilir. Böylece bu tarih ve öncesine ait işlem yapılmaması ve bilgilerin güvenirliği ve güncelliği sağlanır. Onaylama tüm program bölümlerinden girilen fişler için yapılabilir. Onaylama işlemi için Sistem İşlemleri program bölümünde yer alan Onaylama seçeneği kullanılır. Ekrana gelen listeden onaylamanın yapılacağı fiş türü seçilir.
Onaylamanın yapılacağı fiş ya da işlem türünün seçilir. Onaylamanın hangi tarih itibarıyla yapılacağı onaylama penceresinde Yeni onay tarihi alanında belirtilir. Onaylama işlemi ilk defa yapıldığında yeni onay ve eski onay tarihi alanları boştur. Onay tarihi kaydedilirken, verilen tarihe ve öncesine işlem yapılamayacağını belirten mesaj ekrana gelir. Mesaja onay verilmesi durumunda onaylama işlemi tamamlanır. Böylece bu tarih üzerinden işlemlerin kesinleştiği kabul edilir ve değiştirilmesine, iptal edilmesine izin verilmez. Onaylama işlemi bir önceki onay tarihinden önceki bir tarih verilerek yapıldığında, program verilen onay tarihinin, bir önceki onay tarihinden önce olduğunu ve onaylama işleminin bu tarihe göre yapılması durumunda eski onay tarihinin geçersiz sayılacağını belirten bir mesajla kullanıcıyı uyarır. Program bölümlerinden yapılan tüm işlemler için onaylama işlemi ayrı yapılır.
Onaylama yapılırken dikkat edilmesi gerekenler aşağıdaki şekildedir:
- Alış ve satış irsaliyelerinin faturaya aktarılması durumunda, faturalar için onay tarihi verilmişse, verilen onay tarihinden sonraya işlem yapılır.
- Mal alım ve satış faturalarına irsaliye ya da sipariş aktarımında, ilgili irsaliye ve fişler için verilen onay tarihleri de dikkate alınır.
- Kasa üzerinden yapılan cari hesap işlemlerinde, cari hesap işlemleri için verilen onay tarihi dikkate alınır.