Yeni Yıl Kopyalama
Bu bölüm, modül devirleri yapılmadan yeni yıl şirketinin hazırlanmasında kullanılan seçenektir. Yeni yılda çalışılacak şirket bilgisinin oluşturulmasını ve eski yıl şirketinde bulunan sabit bilgilerin bu şirkete geçmesini sağlar. Yeni Yıl Kopyalama işlemi, Fusion@6 ürününü kullanan ve birden fazla işletme tanımlanmış olan firmalarda, işletmelerin merkezinde, Fusion@6 Standard, Entegre@6 ürünleri ile Fusion@6 ürününde işletme tanımlanmamış firmalarda ise merkez şubede çalıştırılmalıdır.
Devir Şirketi
Yeni yılda kullanılacak şirketin isminin girileceği sahadır. Bu sahaya girilen şirketin daha önceden açılmamış olması gerekmektedir. Girilen şirket bu işlem adımında program tarafından açılacaktır. Yeni yıl kopyalama işlemi aynı yeni yıl şirketinin ismi kullanılarak birden fazla kez tekrarlanıyorsa, yeni yıl kopyalama işlemi öncesinde devir şirketi şirket silme işlemiyle silinmelidir.
Devir Yılı
Bu sahaya devir edilecek eski yıl bilgisi girilmelidir.
Yeni Yıl Kopyalama işlemi sırasında program tarafından yapılan işlemler;
- Eski senenin tüm bilgilerinin (table, view, vb.)yedeği alınacaktır (BACKUP)
- Yedeklenen bu bilgiler, devir şirketine yuklenecektir (RESTORE).
- Yeni yıl şirketindeki hareketler iptal edilecek, sabitler ise kalacaktır.
Bazı tablolarda ise, birtakım kosullara bağlı iptaller yapılacaktır.Örneğin koşul tablolarında, kapatılmış koşullar iptal edilip, aktif koşullar yeni senede kullanılmak üzere bırakılacaktır. Bu türden işlem gören tablolar:
TBLBEYANBASIM, TBLBNKTEMSABIT,TBLBNKTEMTRA, TBLCRMADAY,
TBLCRMADAYURUN, TBLCRMFIRSAT, TBLCRMFIRSATURUN, TBLCRMPAZAKT,
TBLCRMPAZALTAKT, TBLCRMSATAKT, TBLDAGAKTARIMLOG,
TBLDAMGAVERGISI, TBLKOSULEK, TBLKOSDETAY, TBLKOSGENEL,
TBLKOSULMAS, TBLDEPSAYIM, TBLMUHAGEC, TBLFATUIRS, TBLFATUEK,
TBLTARTIMBLG, TBLKASA, TBLKDVBEYAN, TBLMUSTAHSI, TBLMUHTASAR,
TBLREPLANISH, TBLSAYIM, TBLSTOKFIAT, TBLREVERRORLOG, TBLSTOKURS,
TBLKOSGENEL, TBLNAKLIYEBELGELINK, TBLNAKLIYE, TBLFARKLITESLIM,
TBLFATUVADE, TBLDEKOTRA, TBLCEKSENDEK, TBLKODHARCIRAH,
TBLKRTSOZTRA, TBLBNKMSRF, TBLKRTSOZKST, TBLKRTSOZMAS,
TBLTAHSILAT, TBLADRESMAS, TBLCRMANK, TBLCRMANKCEVAPMAS,
TBLCRMANKIÇERIK, TBLCRMANKSABIT, TBLCRMSKYANK, TBLCRMSKYSABIT,
TBLBKMPLAN, TBLBKMSBIS, TBLBKMSBPER, TBLBKMSBSTOK,
TBLBKMSOZDET, TBLBKMSOZMAS, TBLBKMTALEP, TBLBKMTRA, TBLMAKBKM,
TBLMAKMALIYET, TBLMAKSARF, TBLFORECAST, TBLMPS, TBLNPMLOG,
TBLSMSMAS, TBLSMSTRA, tablolarıdır.
- Eski yıla ait hareket kayıtlarının tamamı silinen tablolar ise:
LOGQUERYINFO, TBLACIKREC, TBLBAGLANTI, TBLBCK_MRP, TBLBCK_MRP_DETAIL, TBLBCK_MRPPLAN, TBLBCK_MRPSIP, TBLBFORMU, TBLBNKHESTRA, TBLBNKLOGTRA, TBLBORDROMAS, TBLCEKSENLOG, TBLCRMFRORECAST, TBLCRMHEDEF, TBLDAGDISPATCH, TBLDAGFUNCHIST,
TBLDAGFUNCHISTXML, TBLDAGKMTAKIP, TBLDAGPENETRASYON,
TBLDAGPLASZIYARET, TBLDAGZIYRAPORDETAY, TBLDEPDURUM,
TBLDEPHAR, TBLDZNBASIMLOG, TBLHESTEMP, TBLIMALAT, TBLISEMRI,
TBLKAMBBCEK, TBLBCEK, TBLDEKOTRA, TBLFATKALEMILISKI,
TBLKAMBBSEN, TBLBSEN, TBLKAMBMSEN, TBLKUMGENEL, TBLMSEN,
TBLKAMBMCEK, TBLMALISARF, TBLMALIYET, TBLMCEK, TBLODEEMIR,
TBLCAHAR, TBLÖZELHESAP, TBLSERITRA, TBLSEVKMAS, TBLSEVTRA,
TBLSIPAMAS, TBLSIPATRA, TBLSSATIRAC, TBLNETSISLOG, TBLMUHARES,
TBLMUHFIS, TBLMUHMAS, TBLMUPLANSUBE, TBLSTHAR, TBLSTOKPH,
TBLUAKMAS, TBLISEMRIREC, TBLAl12, TBLALDUMY12, TBLTEKLIFMAS,
TBLTEKLIFTRA, TBLMRPSIP, TBLKAPASITE, TBLMRP, TBLMRPSIP,
TBLMRP_DETAIL, TBLIMZALOG, TBLISEMRIEK, TEMP_MUHAGEC,
TBLPOSAKTARILANLAR, TBLFORECASTHAZIRLIK, TBLMPSKAPASITE,
TBLKRTTHSLT.
- Yeni sene şirketinde, her bölüme ait sabit kayıtlarda (Stok kartı kayıtları, Cari hesap kayıtları, Hesap planı, Banka Hesap Kayıtları), eski seneden oluşmuş toplam giriş, çıkış ve bakiye bilgileri sıfırlanacaktır.
Devir şirketi ve devir yılı sorgulamaları geçildikten sonra, karşınıza aşağıdaki
ekran gelecektir.
Tamam tuşuna basıldığında, uzun sürebilecek bir takım işlemler program tarafından yapılmaya başlanacaktır. Bu aşamada sizin hiç bir müdahalenize gerek yoktur.
CRM Uygulaması Var İse
CRM uygulamasının kullanıldığı durumlarda, CRM’de girilen sabit kayıtlar ile açık olan aday, fırsat, aktivite, anket ve şikayet kayıtları Yeni Yıl Kopyalama işlemi ile yeni yıl şirketine aktarılacaktır. CRM kayıtlarının devri için modül devri yapılmasına gerek yoktur. Yeni yıl kopyalama işlemi sonrasında CRM uygulamasına mutlaka yeni yıl şirketinde devam edilmelidir. Eğer diğer modüllerin kayıtları, geçmiş yıl şirketinde yapılıyorsa, CRM uygulaması tarafından yaratılan yeni cari hesap kayıtları, talep/teklif, sipariş ve faturaların kod ve numaralarına dikkat edilmesi gerekir çünkü bu numaraların eski yıl şirketinde girilen yeni yıla ait kayıtlarda kullanılmamış olması gerekmektedir. Aksi taktirde, modül devirleri sırasında numara ve kod çakışması olabilir.
Yeni Yıl Kopyalama Sırasında Backup/Restore İşlemi
- MS SQL Server
Yeni yıl kopyalama işleminde backup/restore işlemi yapıldığı için SQL server yüklü makinenin diskinde yeterli yer olmalıdır. Yeterince yer olmaması halinde yeni yıl kopyalama işleminde hata alınacaktır. Bu durumda, disk üzerinde boş alan ayarlanarak işleme devam edilebilir.
İstenirse, aynı sunucuda bulunan farklı bir diskte boş alan olması halinde, tanımlanan özel bir parametre ile yedeğin boş alana sahip olan diğer diskteki bir dizinde oluşturulması sağlanabilir.
Bunun için Yardımcı Programlar/Özel Parametre Kayıtları menüsünde tanımlama yapılması gerekmektedir.
Özel parametre tanımlaması, Grup Kodu: DEVIR, Anahtar: MSSQLBACKUPDIZINI, Değer: “SQL Sunucu üzerinde bir dizin” şeklinde yapılmalıdır. Sene Sonu Devir işleminde yedeğin alınacağı dizin sorgulanmayacak ve yedek, parametrede belirlenen dizinde oluşturulacaktır.
- Oracle
Eğer kullanılan veri tabanı Oracle ise, Yeni Yıl Kopyalama ekranında “Tamam” butonuna basıldığında aşağıdaki gibi bir ekran çıkacaktır.
Burada, Yeni Yıl Kopyalama işleminin yapılabilmesi için bir dizin sorgulanmaktadır. Kopyalanacak şirketin tüm bilgilerinin geçici bir klasörde yedeğinin alınması için işlemin yapılacağı istemcide yeterli boş alanın ve ilgili kullanıcının haklarının yeterli olması gerekmektedir. İşlem sonunda geçici dosyalar silinecektir.
Yeni Yıl Kopyalama Sırasında Oluşabilecek Hatalar
İşlem sırasında çıkabilecek hatalar İşlem Sonucu sayfasında görüntülenecek ve farenin sağ tuşuna basılarak dosyaya kayıt edilebilecektir. Yazılan hataların incelenmesi gerekmektedir.
Yeni Yıl Kopyalama işlemi, devir şirketi yaratıldıktan sonra, herhangi bir hatadan dolayı yarım kalabilir. İşlemin kesilmesine sebep olan problem çözüldükten sonra,
- Yeni sene için açılmış olan şirketi sıfırlayarak
- Ya da yeni sene hazırlık işlemine kaldığı yerden devam etmek mümkündür.
Açılmış olan şirketi sıfırlayarak yeni yıl kopyalama işlemine yeni baştan başlamak için, şirket silme işlemi ile yeni şirket silinmelidir.
Kalınan yerden yeni yıl kopyalama işlemine devam etmek için, işlem tekrar çalıştırılarak, sorgulanan sahalara daha önceden girdiğiniz bilgileri girmeli ve “Tamam” butonuna basmalısınız.
Bu durumda, işleme kaldığınız yerden devam etmek isteyip istemediğinizi sorgulayan bir ekran gelecektir. “Evet” butonuna basmanız halinde, yeni yıl şirketi tekrar kopyalanmadan devir işlemine devam edilecektir.
İşlemler bittiğinde, modül devirleri öncesi, yeni sene kayıtlarına başlama ortamının hazırlanması işlemi tamamlanmış olur. İstenirse eski senenin kayıtları bitene kadar, hiç bir modülün devri yapılmadan eski sene şirketinde ve yeni sene şirketinde ayrı ayrı çalışılarak kayıtlara devam edilebilir. Eski senenin devir kayıtları, yeni sene bilgilerine, eski sene kapatılıp devir yapıldığında aktarılabilir. İstenirse modül devirleri programın içinden yapılmayıp, açılan yeni sene şirketinde elle işlenebilir. Bu işlemlerden biri yapılmadan yeni sene bakiyelerini doğru olarak izleyebilmek mümkün değildir.
Yeni yıl kopyalama işlemi ile deviri oluşturulan eski şirkete girerken
“Şirket devri yapılmıştır. Devir Şirketi: DEVIR. Bu şirketin sadece rapor amaçlı kullanılması tavsiye edilmektedir. Yeni yıla ait kayıtlarınızı veya düzeltme işlemlerinizi DEVIR şirketine yapabilirsiniz!” şeklinde uyarı mesajı verilmektedir.
Sabit Kayıt Kontrolü
Sabit Kayıt Kontrolü işlemi, Fusion@6 ürününü kullanan ve birden fazla işletme tanımlanmış olan firmalarda, işletmelerin merkezinde, Fusion@6 Standard, Entegre@6 ürünleri ile Fusion@6 ürününde işletme tanımlanmamış firmalarda ise merkezde eski sene şirketinde çalıştırılmalıdır.
Dikkat! Yeni Yıl Kopyalama işleminden sonra eski sene şirketinde açılan cari kart, stok kartı, muhasebe hesap planı ve banka hesap kayıtları gibi sabit bilgiler yeni sene şirketinde de tanımlanmalıdır. Tanımlamalar yapılmadığı taktirde modül devirleri esnasında eski şirkette hareket gören bu tür kartların devir bilgileri, yeni sene şirketine aktarılamayacaktır. Sabit Kayıt Kontrol işlemini kullanarak, Yeni Yıl Kopyalama yapıldıktan sonra ve modül bazında devirlere geçmeden önce, eski sene şirketinde açılan cari kart, banka hesap kayıtları, plasiyer bilgileri, stok kartı, stokların muhasebe detay kodları, ürün reçete bilgileri, muhasebe hesap planı, proje kodları ve referans kodları gibi sabit bilgilerin yeni sene şirketinde de otomatik olarak açılması sağlanabilir. Eski sene şirketinde bulunup, yeni sene şirketinde de tanımlanmasını istediğiniz sabit bilgi türü işaretlenerek yeni sene şirketinde oluşturulmaktadır.