Bu bölümde, Cari modül dışındaki modüllerde bağlantı takibi ile ilişkili kullanım hakkında bilgi verilecektir. Bağlantı takibinin kullanım amacı ve uygulama için için yapılan standart tanımlamalar hakkında detaylı bilgi için bakınız Cari/Bağlantı/Sipariş Kayıtları.
Fatura Modülü Bağlantı İşlemleri
Bağlantı takibinde, sipariş,irsaliye ve fatura kayıtları sırasında, bağlantılı işlem yapılmak isteniyor ise cari kod sahasına bağlantı fatura kontrol hesabının veya bağlantı için açılmış olan ana kodun (Örn.NETSISANA) girilmesi gerekmektedir. Her iki koşulda da, program ilgili koda ait açık bağlantıları bir rehber ekranında gösterecektir. Bu ekrandan hangi bağlantıya ait işlem yapılmak isteniyor ise, ilgili bağlantı fareniz (mouse) çift tıklanarak seçilmeli ve TAMAM tuşuna basılmalıdır. Bu sırada program tarafından seçmiş olduğunuz bağlantının o anki açık bağlantı tutarı (Bağlantı Tutar – Bağlantı Devir Kapatılmış Tutar – Teslim Edilmeyen Sipariş Tutarı – Teslim Edilen Mal. Tutarı + İade Tutarı) gösterilecektir.
Aynı anda eğer cari kod sahasına bağlantı için açmış olduğunuz ana cari kodu yazdıysanız, yazdığınız ana kod fatura işlemleri için açılan cari kod ile değiştirilecektir. Örn; NETSISBF. Hiçbir zaman bağlantılı fatura işlemlerinde, cari ana koda ve bağlantı cari hesap koduna işlem yapılmasına izin verilmeyecektir. Bu rehber ekranlarında sadece bir tek bağlantı numarası seçilebilir. Yani aynı anda birden fazla bağlantıyla ilgili işlem yapılamaz.
Daha sonraki işlemlere normal prosedürde devam edilmesi gereklidir. Bağlantı işlemi direkt fatura modülünden yapılıyor ise cari (NETSISBF)ve entegrasyon kayıtları (NETSISBF muhasebe kodu kullanılarak)otomatik olarak yapılacaktır.
Eğer bağlantı takibi siparişten başlanarak yapılıyor ise öncelikle bağlantı numarası seçerek siparişin kaydedilmesi gerekmektedir. Daha sonra sipariş ya irsaliye ya da fatura kullanılarak teslim edilmelidir. Teslimler sırasında, eğer satır bazı sipariş numarası kullanılıyor ise kalemler sayfasındaki sipariş rehberinde ilgili kaleme ait siparişler getirilecektir. Bu bölümde program farklı bağlantı numarasına sahip siparişlerin teslimatlarına izin vermeyecektir. Bağlantılı sipariş işlemi yapıldığında, bağlantı numarası siparişin kaydı sırasında sorulmaktadır. Siparişin teslimatıyla ilgili işlemlerde tekrar bağlantı numarası sorgulanmamaktadır.
Bu şekilde işlemler yapıldığında, bağlantı kaydı sırasında müşteri fatura kontrol hesaplarına alacak, satıcı fatura kontrol hesaplarına borç olarak işlenen kayıtlar, faturaların kesilmesiyle kapatılacaktır.
Müşteri bağlantı kayıtları için alış faturası seçeneğinden iade kaydı yapılır. Satıcı bağlantıları için de satış faturası seçeneğindendir. Bunun dışındaki durumları, program kontrol eder ve izin vermez.
Bağlantı Tahsilat/Ödeme İşlemleri
Bağlantı takibinde, yapılan bütün tahsilatlarda (kasa/ çek/ senet/ dekont)cari alt kod tanımlama bölümünden ana koda bağlanan bağlantı cari hesap kodunun kullanılması gerekmektedir. Eğer ana koda bağlı bağlantı cari hesap kodu bilinmiyor ise, tahsilat veya ödemenin yapıldığı modüllerde, cari kod sahasına ana kodu yazarak Ctrl+B tuşuna basılabilir. Bu durumda, ilgili ana koda ait bağlantı cari hesap kodları bir rehber ekranında listelenecektir. Bu rehberden cari kodu üzerine gelip, fare ile çift tıklayarak seçilebilir.
Cari hesap bağlantı hesap kodları açılırken, hesap tipi olarak Özel Hesap Kapatma seçilmiş ise tahsilat ve ödemelerde açılacak özel hesap kapatma ekranlarında alınan tahsilatın veya yapılan ödemenin hangi bağlantı için olduğu kullanıcılar tarafından seçilebilecektir. Bilindiği gibi, bağlantı kaydı yapıldığında, alıcılar için bağlantı cari hesap koduna borç, satıcılar için alacak hareketi işlenmektedir. Dolayısıyla, bağlantı
cari hesap kodu kullanılarak yapılan tahsilatlar müşterilerin alacağına, ödemeler satıcıların borcuna işlenecek ve bu hesaplar, tüm ödeme ve tahsilatların yapılmasıyla kapatılacaktır.
Cari hesap bağlantı hesabı kontrol edilerek hangi bağlantılardan ne kadar tahsilat alındığı ve daha ne kadar alınması gerektiği, hangi bağlantılar için ne kadar ödeme yapıldığı ve daha ne kadar ödeme yapılması gerektiği bulunabilir.
1.1.1. Sipariş Cari Hesap Takibi
Bir proje işi düşünelim. Ve yapılan anlaşma gereği müşterimizden sipariş alıyoruz,projeyi başlatıyoruz, tahsilatı tamamlıyoruz ve en son faturayı kesiyoruz. İkinci örnek olarak ta, bilgisayar satışı yapan bir firma düşünelim. Müşterimizden sipariş alıyoruz, tahsilat yapıyoruz ve daha sonra teslimat yapıp, fatura kesiyoruz. Her iki örnekte de tahsilat için esas olan sipariş.
Bu tür bir uygulamanın programımızda yapılabilmesi için aşağıda anlatılan prosedürün izlenmesi gerekmektedir.
İlk olarak, daha önce anlatıldığı şekilde, siparişi veren müşteri için bir ana kod, faturaların ve tahsilatların takip edileceği birer alt kodun cari hesap kayıtları bölümünden açılması gerekmektedir. Daha sonra, Cari Modül/Kayıt/ Bağlantı-Sipariş Kayıtları/ Cari Alt Kod Tanımlama bölümü kullanılarak ana kod ile alt kodların bağlanması gerekmektedir.
Sipariş uygulamasına göre kayıtların yapılması için sipariş işlemlerinde ana cari kodun kullanılmaması gerekmektedir. Sipariş girerken, ilgili ana koda bağlı fatura kontrol hesabının (örn:NETSISSF) kullanılması gereklidir. Bu kod hatırlanmıyor ise cari kod sahasına ana kodu yazarak Ctrl+ B tuşlarına basıldığında, program ilgili ana koda bağlı fatura kontrol hesabını bir rehber ekranında listeleyecektir.
Müşteri siparişinin kaydı tamamlandığında, fatura kontrol hesabına sipariş tutarı kadar alacak, cari hesap kontrol hesabına ise aynı tutar kadar borç hareketi atılacaktır. Aynı anda her iki hesabın muhasebe hesap kodları bazında entegrasyon kaydı da Entegrasyon Modülü/ Dekont Mahsubuna aktarılacaktır. Satıcı siparişi kesildiğinde ise tam tersi kayıtlar yapılacaktır. Yani fatura kontrol hesabına borç, cari hesap kontrol hesabına alacak hareketi işlenecektir.
Eğer proje kodu uygulaması var ise yapılan kayıtlar proje kodu bazında olacaktır. Yani sipariş kalem kayıtlarında girilen farklı proje kodları bazında hareketler işlenecektir.
Bu şekilde, kaydedilen sipariş tutarları müşterilerde sipariş fatura kontrol hesabına alacak (sipariş cari hesabına borç), satıcılarda sipariş kontrol hesabına borç hareketi (sipariş cari hesabına alacak)olarak izlenecektir. İş bitiminde veya devam ederken kesilen faturalar sipariş fatura kontrol hesabının borcuna, satıcı hesaplarının da alacağına işleneceği için fatura kontrol hesapları kapanacaktır.
Sipariş Takibi Tahsilat/Ödeme İşlemleri
Sipariş takibinde, yapılan bütün tahsilatlarda (kasa/ çek/ senet/ dekont),cari alt kod tanımlama bölümünden ana koda bağlanan bağlantı cari hesap kodunun kullanılması gerekmektedir.
Cari hesap bağlantı hesap kodları açılırken, hesap tipi olarak Özel Hesap Kapatma seçilmiş ise tahsilat ve ödemelerde açılacak özel hesap kapatma ekranlarında alınan tahsilatın veya yapılan ödemenin hangi sipariş için olduğu kullanıcılar tarafından seçilebilecektir.
İşlenen tahsilatlar, sipariş cari hesaplarına işlenecek, dolayısıyla siparişten doğan borç yada alacaklar takip edebilecektir.
Sipariş cari hesabı kontrol edilerek hangi siparişten ne kadar tahsilat alındığı ve daha ne kadar alınması gerektiği, hangi siparişler için ne kadar ödeme yapıldığı ve daha ne kadar ödeme yapılması gerektiği bulunabilir.