Page History
j-HR'da izin tanımı eklemek için aşağıdaki adımlar takip edilir.
1) Yeni bir izin tanımı eklemek için öncelikle yeni bir izin türü tanımlamak gerekir. Bunun için Sistem Ayarları > Türler > Zaman Yönetimi > İzin Türleri ekranında yer alan Ekle butonuna tıklanır.
İzin Türleri liste ekranı, uygulamada öndeğer olarak bulunan ve kullanıcı tanımlı tüm izin türlerini listeler.
| Info |
|---|
| Sistem Ayarları İzin Türleri |
Ekle seçeneği ile açılan İzin Türü tanım kartında, No alanı otomatik olarak 100'den başlar. Tanım alanına izin türünün açıklaması yazılır ve Kaydet butonu ile izin türü kaydedilir.
2) İzin Türü tanımladıktan sonra, Zaman Yönetimi > Tanımlar > İzin Tanımları listesinden yeni bir izin tanımı eklenir.
İzin Tanımları listesinde yer alan Ekle butonuna tıklanır. Açılan İzin Tanımı ekranında aşağıdaki bilgiler kaydedilir:
| Info |
|---|
| İzin Tanımı penceresinin detaylı anlatımı için tıklayın. |
- Kod alanında, izin tanımının kodu verilir.
- Açıklama alanına izin tanımının adı veya açıklaması girilir. (Örneğin, mazeret izni, yıllık izin vb.)
- İzin Tipi alanında, bir önceki adımda tanımlanan izin türleri listelenir. Mazeret izni için İzin Tipi alanında Mazeret İzni seçilir.
- Kurumsal Çalışan Portali işaret kutusu seçili ise çalışanlar bu izin tanımına ait izin talebini Kurumsal Çalışan Portalinden ekleyebilir.
- Süre Birimi alanında, izin tanımı kartında geçerli olacak genel süre birimi seçilir. Gün, Saat ve Dakika seçenekleri listelenir. Biz örneğimizde mazeret izni için Gün birimini seçeceğiz.
Çalışan tarafından izin talebi eklendiğinde minimum ve maksimum girilecek izin süresini belirtir. Burada yaptığımız tanımlamada mazeret izni girişinde çalışan en az 0,5 en fazla 2 gün izin talep edebilir.
Süre Kontrolü, "Yapılmasın" seçildiğinde, tanımlanan sürelere bakılmaz ve izin talebi kaydedilir. Örneğin, çalışan 3 gün mazeret izin girişi yaptığında sistem kaydeder.
Süre Kontrolü, "Uyarı Verilsin" seçildiğinde, tanımlanan sürelere bakılır; talep edilen süre kontrol edilir ve tanımlama dışında bir süre ise izni kaydederken uygulama uyarı verir. Örneğin, çalışan 3 gün mazeret izni girdiğinde sistem çalışana "İzin Günü Aşılmıştır" uyarısını verir. Ancak çalışanın izni kaydetmesine olanak sağlar.
Süre Kontrolü, "Kaydedilmesin" seçildiğinde, talep edilen süre tanımlanan süreden farklı ise uygulama iznin kaydedilmesine izin vermez. Örneğin, çalışan 3 gün mazeret izni girdiğinde sistem tarafından çalışanın izninin kaydedilmesine izin vermez.
...
...
| Tip |
|---|
| Yıllık izin gibi izin türlerinde çalışma süresi Etkisiz olarak seçilmelidir. Ücretsiz izin türünde çalışma süresi Azaltılacak olarak seçilmelidir. |
- Hakedilen İzne Etkisi, Yıllık İzin tipinden farklı olan izinler için "Yıllık İzne Etkisiz" seçilir. Yıllık izin tipi için "Yıllık İzni Azaltacak" olarak seçilmelidir.
...
- İzin talebi eklenirken, İşe Dönüş Hesaplamasında, "Takvim Kullanılsın" seçildiğinde işe dönüş günü takvime bakılarak hesaplanır.
- İzin Yönetimi > Tanımlar > Kritik Gruplar tanımlaması var ise o alan için kontrol sistemini etkin olur. Bu durumda izin planlama kayıtlarında izin planı kaydedilirken çalışanın içinde bulunduğu kritik grup tanımlarıyla ilgili kontroller yapılır. İşaretlenmemiş ise hiç biri kontrol yapılmaz.
| Tip |
|---|
Kritik Gruplar, aynı anda izne çıkması tercih edilmeyen çalışanların izne çıkmasını engellemek için tanımlanır. |
- Plan Çakışma Kontrolü, izin kaydında verilen tarihte personelin başka bir izin kaydının olup olmadığını kontrol eder ve aynı tarihte başka bir planı var ise uyarı verir. Bu alan Yapılsın, Uyarı Verilsin ve Kaydedilmesin seçeneklerini listeler.
...
Yapılmasın seçilirse, bu izin tanımı için hak kontrolü yapılmaz.
Uyarı Verilsin seçildiğinde, izin talebi veya hareketi girerken, personel hesaplanan değeri, o izin için geçmediği sürece Plan durumunda istediği sayıda izin talebi/hareketi girebilir. Örneğin, personelin izin hakkı 5 gün ise 3 günlük iki adet plan durumunda izin girebilir.
Kaydedilmesin seçilirse izin hakkı yoksa hareket kaydedilmez.
- Kullanım Sınırları bölümünde izin tanımı için geçerli olacak kullanım süreleri kaydedilir. Bir izin hareketi kaydederken veya izin hareketinin durum bilgisini değiştirirken, bu bölümde belirlenen dönem ve süre bilgileri dikkate alınarak ikili izin kontrolü gerçekleştirilir.
İkili İzin Kontrolü için öncelikle Dönem, Kullanım Sayısı ve Toplam Süre bilgileri girilir:
Dönem alanlarında izin tanımının hangi dönem için geçerli olduğu belirlenir.
Kullanım Sayısı alanlarında, belirtilen dönem içerisinde personel için kaç kez izin kaydı girilebileceği girilir.
Toplam Süre alanlarında, belirtilen dönem içerisinde kullanılabilecek toplam izin süresi girilir. Toplam izin süresi, İzin Tanımı kartının Süre Birimi alanında seçilen birime göre (Gün / Saat / Dakika) hesaplanır.
Örneğin, 1 yılda kullanılabilecek toplam mazeret izninin 5 gün olduğunu varsayarsak, Dönem alanında Yıllık (1 Ocaktan itibaren) seçilir ve Toplam Süre alanına 5 değeri yazılır.
| Tip |
|---|
| Dönem alanlarına aynı değer ve Kullanım Sayısı ile Toplam Süre alanlarına farklı değerler girilirse, uygulama, ""Bir dönem için birden fazla kullanım sınırı belirlenemez." uyarısını verir. Aynı dönem için farklı kullanım sayısı ve süre bilgisi girilemez. |
Çalışan için bir izin hareketi kaydederken veya izin hareketinin durum bilgisini değiştirirken ilk satırda girilen izin bilgilerine göre kontrol yapılır. Eğer ilk satırda verilen bilgilere uygun bir izin kaydı girilmişse, ikinci satırda girilen bilgilere göre ikinci kontrol yapılır.
İzin hareketi ilk satırda girilen bilgilere göre kontrolden geçemezse, ikinci satırdaki dönem ve süre bilgilerine bakılmaz.
İzin Grubu alanında, izinin tanımının hangi izin grubunda geçerli olacağı belirlenir.
- Özel Gün Hesaplamaları, izin girişlerinde firmaların çalışma şekline göre izin kullanımlarının belirlendiği alandır.
Örnek:
Çalışma Takviminde Cumartesi ve Pazar günü hafta tatili olarak seçili ise:
- İzin Tanımında Cuma için 2 seçilmişse, sadece cuma günü izin kullananlar için 1 gün hesaplanır. Cumadan Cumartesiye izin kullananlar için 2 gün hesaplanır.
- Perşembe + Cuma için 3 seçilmişse, Perşembe ve Cuma günü izin kullananlarda 2 gün, Perşembe gününden Cumartesiye izin kullananlarda 3 gün hesaplanır.
- Cuma + Pazartesi için 3 seçilmişse, Cuma ve Pazartesi izin kullananlar için 3 gün hesaplanır.
...
- Bordro Yansıması, izne ait işlemlerin bordroya yansıma durumunu belirtir.
...
- Mazeret izni tanımı ekran görüntüsündeki gibi olur.
