Page History
Zaman Yönetimi modülünde, personelin izin hakedişleri hesaplanabilir ve personelin kullandığı izinler tüm detayları ile takip edilebilir. Zaman Yönetimi modülünde yapılan tanımlarla Personel Yönetimi ve Ücret Yönetimi modülleri arasında bağlantı kurulur. Zaman Yönetimi hakkında ayrıntılı bilgiye bu dokümandan ulaşılır.
İzin Tanımları
Kurumda kullanılan Yıllık İzin, Hastalık İzni gibi izin tanımlamalarının yapıldığı bölümdür.
...
İzin tanımları, Yeni bir izin tanımı eklemek için Zaman Yönetimi>Tanımlar>İzin Tanımları ekranında "Ekle" seçeneği ile açılan pencereden kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır:
...
Kod
...
sağ tuş menüsünden Ekle işlemine tıklanır. Kod alanına İzin tanım kodu girilmelidir, zorunlu bir alandır.
...
Açıklama
...
alanına İzin adı ya da izin tanımının açıklayıcı
...
bilgisi girilmelidir.
İzin Tipi
...
alanında kayıtlı izin tiplerinden ilgili tip tanımı seçilir. İzin Tipi alanında, sistemde kayıtlı olan izin türleri listelenir. İzin Türleri, Sistem Ayarları\Türler menüsü altında yer alan İzin Türleri seçeneği ile kaydedilir.
Süre Birimi
...
İzin tanımında kullanılacak iznin günlük mü, saatlik mi veya dakikalık mı olacağının belirleneceği bölümdür.
...
Kurumsal Çalışan Portalinde Kullanılsın
...
Tanımlanan izin kaydının j-platform Kurumsal Çalışan Portali uygulamasında kullanılıp kullanılmayacağı bu alanın işaretlenmesiyle belirlenmiş olur.
...
En Az Süre
alanında izin tanımının süre birimi belirlenir. Gün, Saat veya Dakika olarak tanımlanabilir.
Kurumsal Çalışan Portalında Kullanılsın parametresi ile izin kaydının Kurumsal Çalışan Portalı uygulamasında kullanılıp kullanılmayacağı belirlenir.
Kurumsal Çalışan Portalında Zaman Girilemesin parametresi ile Kurumsal Portal üzerinden izin tanımı kaydederken ilgili izin tanımının tarih alanında saatlerin gözükmemesi ve açılan takvimde saatlerin değiştirilememesi sağlanır.
Kurumsal Çalışan Portalında Doküman Ekleme Zorunlulu parametresi işaretlendiğinde Kurumsal Portal üzerinden izin talebi kaydederken, doküman ekleme zorunlu tutulur ve doküman eklenmediğinde uyarı mesajı verilerek işlem durdurulur.
En Az Süre alanı ile İznin belirtilen Süre Birimi cinsinden asgari olarak ne kadar
...
girilebileceği belirlenir.
En Fazla Süre
...
alanı ile İznin belirtilen Süre Birimi cinsinden azami olarak ne kadar
...
girilebileceği belirlenir. Süre bilgileri izin planlama kayıtlarında izin ile ilgili zaman planı yapılırken
...
önem taşır. İzin tanımında belirtilen gün bilgileri ile izin plan satırındaki "süre"
...
bilgisi karşılaştırılır. Süre eğer en az gün bilgisinden küçük veya en fazla bilgisinden büyük ise;
...
"Süre bilgisi izin tanımındaki gün bilgileri ile uyumsuzdur" mesajı ile kullanıcı uyarılır.
Süre Kontrolü
...
parametresi ile Süre kontrolü alanı, En Az, En Fazla Süre alanlarına girilen veriler doğrultusunda
...
izin hareketi oluşturulurken yapılan gün kontrolünün sadece uyarı amaçlı değil;
...
engelleme amaçlı olarak da kullanılmasını sağlamaktadır.
...
Yapılmasın
...
seçilirse, bu izin tanımı için süre kontrolü yapılmaz. Uyarı
...
Verilsin seçildiğinde, izin talebi veya hareketi girerken gün kontrolü yapılır.
...
Kaydedilmesin seçilirse izin hakkı yoksa hareket kaydedilmez.
İzin
...
Devri parametresi ile Tanımlanan iznin bir sonraki döneme aktarılıp aktarılmayacağı
...
belirlenir.
...
Belirtilmemiş: İlgili izin tanımı, personelin firmada çalıştığı günleri + veya – etki etmez.
Arttıracak: İzin tanımının kullanıldığı izin kayıtlarındaki süre personelin firmadaki çalışma süresine ilave edilir. Örneğin yurt dışında bir projede çalışan personelin yurtdışında kaldığı sürelerin çalışma gününe ilave edilmesi.
Azaltacak: İzin tanımının kullanıldığı izin kayıtlarındaki süre personelin firmadaki çalışma süresinden düşülür. Örneğin; personelin ücretsiz izinde olduğu günlerin çalışma süresinden düşülmesi.
...
İşe Dönüş
...
Hesaplama yönteminin izin tanımı içinden belirtmek için kullanılan alandır. Takvim
...
Hesaplanmasında Kritik Grup Kontrolü
Çalışma Süresine Etkisi parametresi ile tanımlanan iznin çalışma süresine etkisini belirtir. İzne esas sürenin hesaplanmasında kullanılır. İzne esas süre hesaplanırken çalışılmayan ve ücretsiz izinlerin izin süresi hesaplanırken dikkate alınmamasını sağlar. Bu alan; Etkisiz, Artıracak ve Azaltacak seçeneklerini içerir.
İzin Defterine Aktarım parametresi ile izin defterine aktarımın yapılıp yapılmayacağı bu alanda belirtilir.
İşe Dönüş Hesaplamasında parametresi, raporlu ve hastalık izni gibi izin tiplerinde, planlanan dönüş tarihinin takvimi kontrol etmeden izin bitiş tarihi hesaplama yöntemini belirlemek için kullanılır. Takvim Kullanılsın ve Takvim Kullanılmasın seçeneklerini içerir. Öndeğer olarak "
...
Takvim Kullanılsın" seçili
...
gelir. "Takvim Kullanılmasın" seçilirse, işe dönüş tarihi,
...
takvime bakılmadan doğrudan izin bitiş tarihinden bir sonraki gün
...
Plan Çakışma Kontrolü
...
olarak belirlenir.
...
NOT: Kritik grup tanımı içerisinde, kontrol edilecek kişi sayısı alanına bu gruptan kaç kişinin aynı anda şirkette olması isteniyor ise onun tanımlanması gerekmektedir. Bu alanda eğer grupta tanımladığınız kişi sayısı burada tanımlanmış ise, gruptaki herkesin şirkette olması isteniyor demektir ve kimse izne ayrılamaz.
Süre Hesabında Vardiya parametresi ile izin girilecek personel için tanımlanan vardiya bilgisinin izin süresi hesaplanırken kullanılıp kullanılmayacağını belirlenir. Kullanılsın seçildiğinde, izin süresi ilgili personel için tanımlanan vardiya bilgilerine göre hesaplanır. Kullanılmasın seçildiğinde ise izin süresi, vardiya bilgileri hesaba katılmadan, izin tanımında girilen süre bilgileri üzerinden hesaplanır.
Kritik Grup Kontrolü parametresi ile tanımlanan izin için çalışanın içinde yer aldığı kritik grup kontrolünün yapılıp yapılmayacağı belirlenir. Kullanılsın seçildiğinde, izin planlama kayıtlarında izin planı kaydedilirken çalışanın içinde bulunduğu kritik grup tanımlarıyla ilgili kontroller yapılır. Uyarı Verilsin seçildiğinde, kontrol sonucuna göre izin planı kaydedilirken kullanıcı uyarılır. Kaydedilmesin seçilirse, kritik grup kontrolünden geçemeyen kayıtların kaydedilmesine izin verilmez.
Plan Çakışma Kontrolü parametresi ile izin kaydında verilen tarihte personelin başka bir izin kaydının olup
...
olmadığı kontrol
...
edilir ve aynı tarihte başka bir planı var ise uyarı verir.
...
İzin Hakkı
...
Yapılmasın, Uyarı Verilsin, Kaydedilmesin seçenekleri listelenir.
İzin Hakkı Kontrolü parametresi ile izin hakkının olup olmadığının kontrol
...
Kontrolü
...
edilmesi sağlanır. Yapılmasın seçilirse, bu izin tanımı için
...
hak kontrolü yapılmaz.
...
Uyarı Verilsin
...
seçildiğinde, izin talebi veya hareketi girerken
...
personel hesaplanan değeri o izin için geçmediği sürece Plan durumunda istediği sayıda
...
izin talebi/hareketi girebilir. Örneğin personelin izin hakkı 10 gün ise 9 günlük iki adet
...
plan durumunda izin girebilir. Kaydedilmesin seçilirse izin hakkı yoksa hareket
...
kaydedilmez. 
Kullanım Sınırları
...
Kullanım Sınırları bölümünde izin tanımı için geçerli olacak kullanım süreleri
...
kaydedilir.
...
Dönem
...
İzin tanımının geçerli olacağı dönem bilgisidir. Dönemin sınırları ise bir sonraki alanda
...
belirtilir.
...
Toplam Süre
...
İlgili izin tanımında kullanılabilecek izin gününün üst sınırı belirlenir. (Gün, saat, dakika
...
olarak kontrolü sağlar.)
...
İzin Grubu
...
kaydedilir. Bir izin hareketi kaydederken veya izin hareketinin durum bilgisini değiştirirken, bu bölümde belirlenen dönem ve süre bilgileri dikkate alınarak ikili izin kontrolü gerçekleştirilir. İkili İzin Kontrolü için öncelikle Dönem, Kullanım Sayısı ve Toplam Süre bilgileri girilir: Dönem alanlarında izin tanımının hangi dönem için geçerli olduğu belirlenir. Aylık, Yıllık ve Günlük olmak üzere 3 dönem seçeneği vardır.
Kullanım Sayısı alanlarında, belirtilen dönem içerisinde personel için kaç kez izin kaydı girilebileceği girilir.
Toplam Süre alanlarında, belirtilen dönem içerisinde kullanılabilecek toplam izin süresi girilir. Toplam izin süresi, İzin Tanımı kartının Süre Birimi alanında seçilen birime göre (Gün / Saat / Dakika) hesaplanır.
Dönem alanlarına aynı değer ve Kullanım Sayısı ile Toplam Süre alanlarına farklı değerler girilirse, uygulama, "Bir dönem için birden fazla kullanım sınırı belirlenemez." uyarısını verir. Aynı dönem için farklı kullanım sayısı ve süre bilgisi girilemez.
Çalışan için bir izin hareketi kaydederken veya izin hareketinin durum bilgisini değiştirirken ilk satırda girilen izin bilgilerine göre kontrol yapılır. Eğer ilk satırda verilen bilgilere uygun bir izin kaydı girilmişse, ikinci satırda girilen bilgilere göre ikinci kontrol yapılır.
İzin hareketi ilk satırda girilen bilgilere göre kontrolden geçemezse, ikinci satırdaki dönem ve süre bilgilerine bakılmaz.
"İzin Grubu" alanı izin tanımının geçerli olacağı izin grubunu belirlemek için kullanılır. Kayıtlı izin grupları
...
listelenir ve ilgili grup seçilir.
Özel Gün Hesaplamaları
İzin girişlerinde firmaların çalışma şekline göre izin kullanımlarının belirlendiği alandır.
...
Hesaplamaları
...
Örnek: Çalışma Takviminde Cumartesi ve Pazar günlerinin hafta tatili olarak seçili olması
...
Örneğin;
- İzin Tanımında Cuma
...
- için 2 seçilmişse, sadece cuma günü izin kullananlar için
...
- 1 gün hesaplanır.
...
- Cumadan Cumartesiye izin kullananlar için 2 gün hesaplanır.
...
- Perşembe + Cuma =3 seçili olması durumda Perşembe ve Cuma günlerinde izin
...
kullananlarda 2 gün, Perşembeden Cumartesiye izin kullananlarda 3 gün hesaplanır.
...
- Cuma + Pazartesi = 3 seçili olması durumda Cuma ve Pazartesi izin kullananlar için 3 gün
...
hesaplanır.
...
Bordroya
...
Girilen iznin ilgili dönemin puantaj kartlarına aktarılıp aktarılmayacağı belirlenir. "Evet"
...
Yansıması
...
seçilmesi durumunda kullanılan izin günlerinin hangi parametreye aktarılacağı belirlenir.
...
İlk seçenek "Evet" olarak seçildikten sonra ilgili kurum çalışma parametresi seçilmelidir.
...
Bordro Bilgileri
İznin puantajda hangi mesai satırları ile ilişkilendirileceği bu alan ile belirlenir. Eğer izin hiç bir şekilde puantajla ilişkilendirilmeyecek ise bu grupta hiç bir tanımlama yapılmamalıdır.
Bordroya Yansıması alanında İzine ait işlemlerin bordroya yansıma durumunu belirtir. "Döneme Ait Olan Süre", "Sürenin Tamamı"
...
ve "Hayır" olmak üzere üç
...
seçeneklidir.
"İlişkili Ödeme / kesinti" alanı izne karşılık çalışanın puantajına yansıtılacak ödeme veya kesintileri olması durumunda kullanılır. İzin ile ilişkili ödeme ve kesintilerin bordro hesaplarına yansıma durumunu belirtir. Bu alan; Evet, Hayır, Üst sınır aşılırsa hepsi, Üst sınırı aşan olmak üzere 4 seçeneklidir.
İzin Grup Tanımları
Çalışanların İzin haklarının hesaplamasında kullanılacak kriterler belirlenir. Kriterler, personelin çalışma süresine ve yaş aralığına göre oluşturulabilir.
Zaman Yönetimi>Tanımlar>İzin Grupları penceresinde ekle seçeneği ile tanımlanır.Anchor
...
Kodu
...
İzin grup tanım kodudur.
...
Açıklama
...
İzin grubunun adı ya da açıklayıcı bilgisidir.
...
Aralık Tipi
...
İzin grubunun hangi zaman aralığını kapsayacağını belirtir. Burada oluşturulan grup
...
tanımlarından sonra, hangi çalışan hangi gruba ait ise, o ilişkilendirme sicil kartı üzerinden
...
yapılır. Sicil kartında seçilen izin grubunda, nasıl bir tablo oluşturulmuş ise, o tabloya göre,
...
çalışanın hak ettiği izin gün sayısı hesaplanmış olur. Eğer izin grup tanımı uygulamaları yok
...
tüm çalışanlar iş kanunun belirlediği tabloya göre izin hak ediyorsa ya da bazı kişilerin izin
...
hakları iş kanununa göre hesaplanacak ise, bu durumda o sicil kartlarındaki izin grubu
...
alanı boş bırakılır. Bu alan; "Çalışma Süresi (Ay)", "Çalışma Süresi (Yıl)", "Yaş", "Yıllık
...
Çalışma Süresi (Ay)" seçeneklerini içerir.
...
Çalışma süresi (ay); Kişinin işe girdiği tarih ile işlem tarihi arasındaki ay farkı dikkate
...
alınarak bulunan çalışma süresinin tabloda karşılık geldiği değer personelin izin hakkını
...
gösterir.
...
Çalışma süresi (yıl); Kişinin işe girdiği tarih ile işlem tarihi arasındaki yıl farkı dikkate
...
alınarak bulunan çalışma süresinin tabloda karşılık geldiği değer personelin izin hakkını
...
gösterir.
...
Yaş; Personelin doğum tarihi ile işlem tarihi arasındaki sürenin tablodaki esas gün karşılığı
...
personelin izne esas gününü gösterir.
Anchor
NOT:
Yasa gereği 50 yaş üzeri ve 18 yaş altı personel için, bağlı olduğu izin grubuna bakılmadan 20 gün izin hakedişinin otomatik hesaplanması isteniyor ise Sistem Ayarları>Öndeğer ve Parametreler>Ücret Yönetimi>Bordro Çalışma Parametreleri>Diğer Parametreler alanında işaretli parametre "Yapılacak" seçilmelidir.
Anchor
Belirlenen izin grupları, Sicil Kartları>Çalışma Bilgileri>Detay bölümünden sicil kartlarına
...
Anchor
tanımlanır.
İzin Devri Hesaplama
Personele ait izin hesaplamaları toplu olarak yapılır. Toplu işlem Zaman Yönetimi>İşlemler>İzin Devri Hesaplama ile yapılır.
NOT: İzin devri işlemi her yılın başında yapılmalı ve hesaplama tarihi olarak devir yapılan yılın son günü verilmelidir.
Personel İzin Bilgileri
Personele ait izin bilgilerinin takip edildiği bölümdür. Personel Yönetimi>Tanımlar>Personel Kartları listesi /sağ tuş menüsü (F9) > Çalışma Bilgileri > İzin Bilgileri ekranından personelin izin bilgilerine ulaşılır.
Anchor
...
İzin Grubu
...
Personelin izin hakedişlerinin hesaplamasında kullanılacak izin grup tanımı seçilir. İzin
...
Grup tanımları, İzin Yönetimi>Tanımlar menüsü altında yer alan İzin Grupları ile
...
eklenir.
...
Mutabakat Tarihi
...
Personel izin bilgilerinin belirli bir tarihten itibaren hesaplatılmaya başlatılması
...
durumunda kullanılır. İzin Devri Hesaplama işleminde Mutabakat tarihi öncesindeki
...
izin kayıtları ve puantaj kartları kontrol edilmez.
...
Örneğin Mutabakat tarihi 01.05.2012 olan bir personel, 12.02.20012 tarihinde işe
...
girmiş olsun. 2012 yılına ait izin devri hesaplanacağı zaman 01.05.2008 ile 31.12.2008
...
(takvim yılına göre) tarihleri arasında personelin puantajları ve zaman planlama
...
kayıtlarına bakıp kullanılan değerleri hesaplanacaktır. Hak edilen için ise 12.02.2012 ile
...
31.12.2012 arasındaki süreye bakılır ve ona göre hak edilen bulunur.
...
İzin Hakkı
...
Kişinin o yıl hak edeceği izin sayısını gösteren alandır.
...
Hakediş Tarihi
...
Program tarafından otomatik olarak işe girdiği tarihin bir sene sonrası olarak
...
hesaplanır. Personelin izni hak ettiği ilk tarihtir.
...
Hakedilen
...
Günün tarihine göre hesaplanan alandır. Günün tarihi hakediş tarihinden sonra ise
...
personelin izin hakkı bilgisini gösterir. Günün tarihi hakediş tarihinden önce ise bu
...
alanda ilgili personel henüz izin hakkı kazanmadığı için "0" değeri gösterilir.
...
Eklenen
...
İzin sisteminin kullanılmaya başlandığı tarihe kadar personelin biriken izin süresidir.
...
Programda Eklenmiş kolonu ile ilgili bir güncelleme yapılmaz. Değerler kullanıcı
...
tarafından girilir.
...
Yıl İçinde Toplam
...
O yıl İçinde kullanılan toplam izinlerin gösterildiği alandır.
...
Kullanılan
...
Kullanılan
...
Yıl içerisinde kullanılan izin gün sayısını gösterir.
...
Önceki Yıllardan
...
Mevcut yılın ve önceki yılların izinleri biterse daha sonraki yıllardan izin
...
Kullanılan
...
kullandırılabilir. Kullandırılan izin sayılar bu alanda yansıtılır.
...
Sonraki Yıllardan
...
İzin Grubu tanımı yapılırken "İzin Kullanımı" alanı; "Sondan Başa Doğru" seçili ise, önce
...
Kullanılan
...
içinde bulunulan yılın izni bitirilir daha sonra önceki yıllardaki izinlerden kullanılır. Bu
...
izinler, "İzin Bilgileri" kartında "Önceki Yıllardan Kullanılan " alanında gösterilir.
...
"Baştan Sona Doğru" seçili ise, izin kullandırılırken ilk olarak önceki senelerde birikmiş
...
olan izinler kullandırılır, her seneden kaç gün kullandırıldığı da "Önceki Yıllardan
...
Kullanılan" alanında gösterilir.
...
Devreden
...
Bir önceki yıl kullanılmayan izin bir sonraki yıla devredilir ve bu alanda gösterilir.
...
Yıl Sonu Kalan
...
İlgili yılda kalan izin süresidir.
...
İzin Parası Ödeme
...
Personel izine çıkmayıp ücreti ödendiyse bu alan dolmaktadır.
...
Tarihi
...
- Kurumsal Çalışan Portalı>İzin Taleplerim ekranına gelinir.
...
- İzin Taleplerim>Yeni Ekle seçeneği ile yeni bir izin eklenir.
...
- İzin Tipi, izin Başlangıç ve Bitiş Tarihleri belirlenerek kaydedilir.
Personel izin bilgileri ekranında çalışanın izin hakediş tarihleri, hakettiği gün sayısı, yıl sonu kalan, kullanılan izin gün bilgileri gibi değerleri yıl bazında satır satır görüntülenmektedir. Personelin kartında mutabakat gün ve tarihlerinin dolu olması durumunda bu bilgiler de yine izin bilgileri ekranında görünüyor olacaktır.
İşlem tarihi alanı öndeğer ve parametreler ekranında yer alan "izin bilgileri işlem tarihi öndeğeri" parametresinde seçilmiş olan tarihe göre otomatik gelmektedir. Bu alan Günün tarihi, Son gerçekleşen izin tarihi, Yıl sonu değerlerini içermektedir.
İzin türlerine göre kullanım durumuna, aylara göre izin kullanım durumuna ve varsa mesai izin bilgilerine de yine İzin bilgileri ekranından ulaşılabilir, raporlanabilir.
İzin Talebi Ekleme
Çalışanlar izin talep işlemlerini Kurumsal çalışan portalı üzerinden girmektedirler. İzin yönetimi altından "İzin Talep Et" butonuna tıklanarak ya da aşağıda işaretli + butonuna tıklanıp "yeni izin talebi" işlemi ile girilebilir. Talep edilen izin ve tarih bilgileri girilmelidir.
Kurumsal Çalışan Portalinden eklenen izin talebi, j-
...
HR uygulamasında Zaman
...
Yönetimi>Hareketler>İzin Taleplerine düşer.
Anchor
İzin talebi yönetici onaylarından geçtikten sonra otomatik olarak izin hareketlerine düşer.
- Oluşan izin hareketinin durumu "Gerçekleşti" durumuna getirildikten sonra bordroya aktarılabilir.
NOT: 
İzin hareketlerinin durumu toplu olarak İzin Hareketleri ekranında Sağ Tuş Menüsü>Toplu Durum Değişikliği ile yapılabilir.
Anchor
- Personel tarafından Çalışan Portalinden izin talebi girilir.
- Onay sürecine göre İzin talebi onaylanır.
- İzin talebi onaylandıktan sonra otomatik olarak "Onaylandı" durumunda izin kaydı oluşur.
- İzin kaydının puantaj kartına aktarılması için izin hareketinin durumu "Gerçekleşti" yapılır.
...
- Gerçekleşti durumunda olan izin kayıtları puantaj kartına aktarılır. Puantaj kartına İzin Aktarımı 3 farklı yöntem ile yapılabilir;
- Puantaj Kartı İçerisindenüzerinden: Puantaj kartı içerisinde ya da puantaj kartı üzerinde Sağ Tuş > İzin Aktarımı seçeneği ile ilgili izin kaydı puantajın içerisine aktarılır.
- Dönem Bilgileri Üzerinden: Bordro>Kayıtlar>Dönem Bilgileri bölümünde ilgili dönem üzerinde Sağ Tuş > İzin Aktarımı seçeneği ile izin gün sayısı aktarılabilir.
- Puantaj Kartı Üret İşlemindenKartları Hesaplama İşlemi: Ücret Yönetimi > İşlemler > Puantaj Kartları Hesaplama işlemi ile puantaj kartları toplu üretme işlemi yapılırken filtreler kısmındaki İzin Aktarımı filtresi "Evet" seçilerek aktarılır.
...