Page History

...

İşe giriş ve işten çıkış süreçlerini yönetmek için ilk adım görev tanımlarının eklenmesidir.

İşe  İşe Giriş ve İşten Çıkış Süreci> Tanımlar> İşe Başlatma Görevleriekranına gelinir.  Sol alt köşede bulunan ekle butonu ile yeni bir tanım ekleme ekranı açılır. 

Kod bilgisi otomatik olarak dolu gelir, kullanıcı isterse değiştirebilir.

Açıklama alanı görevin açıklama bilgisidir. Burada yazılan açıklama bilgisi görev gönderilen çalışanların çalışan portalında görev adı kısmında gözükür.

Görevlendirme Yapılacak mı?-Hayır seçimi yapılmaz ise tanımlanan görev tanımı için sadece bilgilendirme e-postası gönderilir ve görev başladığında otomatik olarak tamamlandı statüsüne geçer. Bu göreve örnek olarak işe başlayacak bir çalışana "Aramıza Hoş Geldin" e-postası gönderilmesi denilebilir. Bu görev aksiyon bekleyen bir görev değildir.

Görevlendirme Yapılacak mı?-Evet seçimi aksiyon alınacak görevler için kullanılır. Evet seçimi yapıldığında bu görev görevli kişilerin çalışan portalına düşer.

Görev Tamamlanma Süresi gün cinsinden girilir. Burada girilen gün sayısına göre alınacak aksiyon Süre Sonunda Yapılacak İşlem alanından belirlenir. 

Süre Sonunda Yapılacak İşlem alanı Hatırlatma e-postası gönderilsin ve Tamamlandı Kabul Edilsin seçeneklerini içerir.

Bu alanda ki seçeneklerin davranış şekli Sistem Ayarları> Öndeğer ve Parametreler> Genel> Öndeğer ve Parametreler> İşe Giriş ve İşten Çıkış Süreci ekranında parametreler alanından belirlenir.

Burada İşe başlatma hareketi görev tamamlanma süresi ve İşten Ayrılma hareketi görev tamamlanma süresi 

...

Başlatma/İşten Ayrılma Hareketi Görev Tamamlanması onayında tekrar gönderilecek e-posta sayısı alanları yer alır.  Süre sonunda Yapılacak İşlem: Hatırlatma e-postası gönderilsin seçilirse buraya girilen adet kadar hatırlatma e-postası gider. Süre sonunda görev tamamlandı olarak güncellenir ve bir sonraki görev başlar. 

Bilgilendirilecek Çalışan alanı çalışan, pozisyon, idari yönetici, üst yönetici ve işlem görecek çalışan seçeneklerini içerir. Bilgilendirilecek çalışan seçimine göre ekranda listelenen bilgiler değişir.

Bilgilendirilecek Çalışan : Çalışan seçilir ise;

Sicil No seçim alanı gelir. Burada tanımlanan görevin sahibi sicil no alanından seçilen çalışandır. Görev başlatıldığında direk burada seçilen çalışana görev gider.

İşe başlatma hareketi ekranında "Görevli" kolonunda direk çalışanın adı soyadı gösterilir.

Bilgilendirilecek Çalışan : Pozisyon seçilir ise;

Pozisyon kodu seçim alanı gelir. Burada tanımlanan görevin sahibi pozisyon kodu alanından seçim yapılan pozisyonda çalışan kişilerdir.

Buradan tanımlanan görev o pozisyonda çalışan herkese aynı anda gider ve İşe başlatma hareketi ekranında "Görevli" kolonunda bir çalışan görevi kendi üstüne atayana kadar "pozisyon" bilgisi gösterilir.

Herhangi bir çalışan portal üzerinden görevi kendisine atadığında görevli kısmında o çalışanın ismi yazar.

Bilgilendirilecek Çalışan : İşlem Görecek Çalışan seçilir ise;

Sicil no, pozisyon, seviye seçimi gibi alanlar listelenmez. 

İşlem görecek çalışan, işe başlatma ve işten ayrılma hareketi kim için başlatıldıysa o çalışanı ifade eder.

Örneğin işe başlayacak olan çalışan kişinin adı "Melis" ise ve sistemde Bilgilendirilecek Çalışan: İşlem Görecek Çalışan seçili bir görev var ise bu görev başladığında "Melis" kişisine bilgi/görev gönderilmiş olur.

İşe başlatma hareketi ekranında "Görevli" kolonunda direk işlem görecek çalışanın adı soyadı gösterilir.

Bilgilendirilecek Çalışan : Üst Pozisyon & İdari Yönetici seçilir ise;

Seviye seçim alanı gelir. Burada seçilen seviyeye göre işlem görecek çalışanın kartında ki idari yönetici ve üst yönetici alanlarının bilgilerine göre görev kişilere gönderilir.

İşe başlatma hareketi ekranında "Görevli" kolonunda direk "İdari Yönetici&Seviye1" ve "Üst Pozisyon&Seviye1" olarak  gösterilir.

Sırası gelen görev başladığında üst pozisyon ve idari yönetici olan kişiye görev iletildiğinde görevli kolonunda artık o çalışanın ismi yazar.

Mesaj İçeriği ve Mesaj Konusu alanları mail gönderimi için kullanılan alanlardır. Mesaj konusuna yazılan bilgi gönderilecek görev mailinin konusu, mesaj içeriğine yazılan bilgi ise mailin gövdesini oluşturulur.

Mesaj içeriğinde kullanılan parametrelerde ;

İşe giriş tarihi parametresi çalışanın işe giriş tarihini getirir.

Adres bilgisi parametresi çalışan kartı> erişim bilgilerinde adres tipinde eklenen kaydın açıklamasını getirir

Erişim bilgileri parametresi çalışan kartı> erişim bilgilerinde telefon tipinde eklenen kaydın açıklamasını getirir

Yan hak bilgileri parametresi Çalışan Kartı Sağ Tuş> Özlük Bilgileri >Yan Hak Bilgilerinde eklenen yan hak bilgilerini getirir.

Gerekli belgeler parametresi Çalışan Kartı Sağ Tuş> Özlük Bilgileri >Gerekli Belgeler ekranında eklenen gerekli belgelerin açıklamasını getirir.

Eğitimler parametresi çalışanın kartında seçili olan Pozisyon Sağ Tuş Roller>Rol Tanımları içinde ki Eğitimler sekmesinde seçili olan eğitimleri getirir.

Açıklama parametresi çalışan portalında bir görev tamamlanırken girilen açıklamanın parametresidir. Örneğin "mail adresi açılması" görevi bir açıklama bilgisi girilerek tamamlandıysa ondan sonra başlayacak olan görevin tanımındaki mesaj içeriğinde açıklama parametresi kullanıldıysa bir önceki görevde girilen açıklama bilgisi ondan sonra başlayan görev bilgisi içinde iletilir.

Görev ekranında  girilen bilgiler tamamlandıktan sonra kaydet butonu ile görev kaydedilir. İşe başlatma görevleri ekranında girilen bilgiler işten ayrılma görev tanımlarında girilen bilgiler ile aynıdır.

Görev tanımları eklendikten sonra bu tanımları kullanarak işe başlatma senaryoları oluşturulur.  Oluşturulan senaryo tanımları içinde ki görevler senaryoya özgü olarak düzenlenebilir. Bir görev senaryo içerisinde senaryoya özgü düzenlense bile görevin ilk tanımlandığı hali değişmez aynı kalır. 

Senaryo tanımları içindeki görevler sıralanabilir ve her görev için başlatma koşulu verilebilir. Bu sayede görevler sıralı ya da eş zamanlı başlatılabilir. Örneğin, bir görevin tamamlanabilmesi için öncesinde başka bir görevin bitmiş olması gerekebilir, mesela "giriş kartı çıkarılması" görevi için önce "mail adresinin açılması" görevinin tamamlanması gerekebilir.
Senaryo  Senaryo tanımları oluşturulurken, her senaryonun geçerli olacağı kurum, işyeri, pozisyon gibi filtreler belirlenebilir. Bu sayede uygun olmayan senaryoların çalışanlar için uygulanması engellenebilir.
Senaryo  Senaryo tanımları eklendikten sonra, toplu işlemler veya tek seferlik hareket eklemeleriyle işe başlayacak çalışanlar için senaryo tanımları çalıştırılabilir.

İşe başlatma ve işten ayrılma hareketlerinin başlatılması için görevleri kullanarak senaryo tanımlarının eklenmesi gereklidir.

 İşe Giriş ve İşten Çıkış Süreci> Tanımlar> İşe Başlatma Senaryoları ekranına gelinir.  Sol alt köşede bulunan ekle butonu ile yeni bir tanım ekleme ekranı açılır. 

Bu sayede işe başlatma görevleri otomatik olarak görev sahibi kişilere iletilir. (İşe başlayacak olan çalışana senaryonun çalıştırılması için öncesinde çalışan kartının ürün içinde açılmış olması gereklidir.)
Görev sahibi kişiler, tamamlaması gereken görevin bilgisini ilk olarak e-posta yoluyla alır. Daha sonra, bu görevi üstlenen çalışan, çalışan portalına giriş yaparak tamamlanması gereken görevleri listeler. Görevli çalışan, portalda görev bilgisi içine girerek görev detaylarına erişebilir ve bilgilendirme mesajını görüntüleyebilir. Görevi tamamladıktan sonra yine portal üzerinden aksiyon alarak görevi tamamladığına dair bilgi notunu girer.
Bu sürecin sorunsuz çalışabilmesi için yapılması gerekenler:
Çalışanların mail adreslerinin açılması
Kurumsal portal yetki gruplarının tanımlı olması